वर्चुअल कॉल सेंटर क्या है और मैं इसे व्यापार के लिए कैसे उपयोग कर सकता हूं?

जब ग्राहक आपके व्यवसाय के परिसर को कॉल करते हैं और एक विनम्र और सहायक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि तक पहुंचते हैं, तो यह ग्राहकों की संतुष्टि, और आपके नीचे की रेखा पर सकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। ग्राहक आमतौर पर ऐसा महसूस करते हैं कि वे एक भरोसेमंद, अधिक स्थापित कंपनी के साथ काम कर रहे हैं।

हालांकि, आपके व्यवसाय में कॉल सेंटर को तैनात करना महंगा है। कई छोटे व्यवसायों के पास इस तरह के ऑपरेशन को चलाने के लिए पूंजी और मानव संसाधन नहीं हैं। लेकिन, इसका मतलब यह नहीं है कि छोटे व्यवसाय समान टेलीफोन ग्राहक सेवा की पेशकश नहीं कर सकते क्योंकि वे हमेशा एक वर्चुअल कॉल सेंटर (वीसीसी) स्थापित कर सकते हैं।

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वर्चुअल कॉल सेंटर क्या है?

वर्चुअल कॉल सेंटर एक फ़ोन सपोर्ट सॉल्यूशन है जो व्यवसायों को अपने संगठन के कार्यालयों का आभासी प्रतिनिधित्व प्रदान करता है। यह एक कॉल सेंटर है जिसमें व्यवसाय के प्रतिनिधि भौगोलिक रूप से फैलाए जाते हैं, बजाय व्यापार के परिसर में कार्य स्टेशनों पर स्थित होने के।

छोटे व्यवसायों के लिए, वर्चुअल कॉल सेंटर मॉडल उपकरण और आवास की लागत बचाता है, और कम कर्मचारी टर्नओवर को जन्म दे सकता है जो शारीरिक कॉल सेंटरों के लिए उच्च हो जाता है। मॉडल में एक VCC की स्थापना और प्रबंधन के लिए उपयोग किए जाने वाले आवश्यक सॉफ़्टवेयर, हार्डवेयर और नेटवर्किंग अवसंरचना शामिल हैं।

वर्चुअल कॉल सेंटर के कर्मचारी कई छोटे केंद्रों में समूहों में स्थित हो सकते हैं, लेकिन अक्सर फ्रीलांसर होते हैं जो अपने घरों से काम करते हैं।

वर्चुअल कॉल सेंटर कैसे काम करते हैं

ग्राहक, ग्राहक सेवा सहायता नंबर डायल करते हुए, यह धारणा दी जाती है कि उनका कॉल व्यवसाय के भीतर एक भौतिक विभाग तक पहुंचता है, जब वास्तव में, यह एक आभासी कॉल सेंटर तक पहुंचता है।

क्योंकि वर्चुअल कॉल सेंटर के कर्मचारी अक्सर अपने घरों से काम करते हैं, इसलिए कॉल का उत्तर संभवतः घर के माता-पिता या अन्य फ्रीलांसर द्वारा व्यवसाय के लिए अपने घर कार्यालय से दिया जाता है।

यदि आप एक छोटा खुदरा स्टोर चलाते हैं, उदाहरण के लिए, और ग्राहक लगातार अपने आदेशों की स्थिति की जांच करने के लिए कॉल करते हैं, तो आपके पास रखे गए आदेशों पर नज़र रखने के लिए एक सिस्टम होना चाहिए। उस प्रणाली के साथ, आप इसे आसानी से इंटरनेट के माध्यम से उपलब्ध करा सकते हैं ताकि दूरस्थ वीसीसी कार्यकर्ता इसे एक्सेस कर सकें।

VCC कार्यकर्ता अब आपके लिए सरल कॉल आंसरिंग कार्य करने में सक्षम होंगे जो कि आपको आमतौर पर अपने कार्यालय में करना होगा, आपको समय खाली करना होगा और महत्वपूर्ण ओवरहेड लागतों को बचाना होगा। इसके अलावा, जगह में एक प्रणाली के साथ, आपका VCC अपने व्यापार प्रक्रियाओं और संस्कृति के बाकी हिस्सों के अनुरूप रखते हुए अपना काम कर सकता है।

अपने सिस्टम को परिष्कृत करें और आप बड़े लड़कों की तरह पेशेवर ग्राहक सेवा प्रदान करने के अपने रास्ते पर हैं।

लघु व्यवसाय के लिए वीसीसी सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनियां

ऐसी कंपनियां हैं जो छोटे व्यवसायों के लिए यह कॉल आंसरिंग सेवा प्रदान करने के लिए दूरस्थ श्रमिकों की भर्ती करती हैं। ये कंपनियां आपके व्यवसाय के लिए एक अनुरूप समाधान प्रदान करने के लिए पूरी तरह से समर्थन आउटसोर्स करती हैं।

यहाँ प्रमुख शब्द है तुंहारे; आउटसोर्सिंग कंपनियां प्रदर्शन कर रही हैं तुंहारे ग्राहक सेवा प्रक्रिया, जिसका अर्थ है कि आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे सामना करने वाले मुद्दों को संबोधित कर सकते हैं तुंहारे ग्राहकों। इसलिए, इससे पहले कि आप कंपनियों को प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकें, पता करें कि वे पहले से क्या ग्राहक सेवा प्रक्रिया पेश करते हैं।

आपके व्यवसाय की विशेष आवश्यकताओं के आधार पर, आप उन कंपनियों को चुन सकते हैं जो समर्पित एजेंट्स प्रदान करती हैं, जो केवल आपके व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित करेंगे, या साझा एजेंट्स जो आपके व्यवसायों की सेवा करेंगे।

वीसीसी कंपनियों के साथ, आप इनबाउंड बिक्री, रिटर्न प्रबंधन, ग्राहक सेवा, घंटों के समर्थन और लाइव चैट सहित बड़ी संख्या में सुविधाओं का चयन कर सकते हैं।

यदि आपका छोटा व्यवसाय बहुत अधिक कॉल नहीं करता है, तो वीसीसी कंपनी को ढूंढना मुश्किल हो सकता है जो वास्तव में लागत प्रभावी होगी। इस स्थिति में, आप कम वॉल्यूम वाले कॉल सेंटर सेवाओं को चुन सकते हैं, जैसे कि Xact Telesolutions द्वारा। Xact Telesolution की कोई मासिक कॉल न्यूनतम या इनवॉइस आवश्यकता नहीं है, जिसका अर्थ है कि आप केवल आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान कर सकते हैं।

छोटे व्यवसायों के लिए अन्य वीसीसी सेवाएं जैसे कि टेलीडायरेक्ट इनबाउंड और आउटबाउंड दोनों सेवाओं का एक पूरा चयन प्रदान करता है, जिसमें कोल्ड-कॉलिंग सेवाओं जैसी कुछ कठिन-से-खोज सुविधाएँ शामिल हैं। दूसरी ओर, ठोस कैक्टस, एक अनुकूलन योग्य कॉल सेंटर सेवा प्रदान करता है जो आपको अपने व्यवसाय की सटीक आवश्यकताओं और बजट के आधार पर एक योजना बनाने की अनुमति देता है। नेक्स्टिवा जैसी कंपनियां दूरदराज के मोबाइल एजेंटों के लिए विकल्प प्रदान करती हैं और बहुत कुछ।

वर्चुअल कॉल सेंटर के व्यावसायिक उपयोग और लाभ

लागत प्रभावी होने के अलावा, एक आभासी कॉल सेंटर ग्राहकों के साथ जुड़ने और आपके व्यवसाय के दिन-प्रतिदिन के कार्यों को बाधित किए बिना समर्थन प्रदान करने का एक तरीका प्रदान करता है।

छोटे व्यवसायों के लिए जिनका परिचालन अत्यधिक मौसमी है, वर्चुअल मॉडल का अर्थ यह भी है कि उन्हें साल भर बड़ी सुविधाओं को बनाए रखना होगा।

वीसीसी के अन्य लाभों में शामिल हैं, आपको पेशेवर दिखने में मदद करना, और आपके व्यवसाय में ग्राहकों का विश्वास बढ़ाना।

वीसीसी सेवाएं अक्सर सप्ताह में सात दिन 24 घंटे और वर्ष में 365 दिन उपलब्ध होती हैं, जिसका अर्थ है कि आपके ग्राहकों के पास सप्ताहांत और छुट्टियों पर भी बोलने के लिए हमेशा कोई न कोई होगा।

इसके अलावा, एक आभासी कॉल सेंटर व्यवसाय एक अच्छा व्यवसाय विचार है जिसे आप एक्सप्लोर करना चाहते हैं। स्टार्टअप की लागत कम है क्योंकि इसे घर से संचालित किया जा सकता है, और उच्च लाभ की संभावना है।

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