संगठनात्मक कौशल की परिभाषा क्या है?

अच्छे संगठनात्मक कौशल विकसित करना, आपके समय, कार्यभार और संसाधनों को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की क्षमता के रूप में परिभाषित किया गया है, जिससे आपको अपनी उत्पादकता और अपने तनाव के स्तर को कम करने में मदद मिल सकती है। आपकी संगठनात्मक क्षमताएं सीधे समय सीमा को पूरा करने और पूरी तरह से उच्च गुणवत्ता वाले काम का उत्पादन करने की आपकी क्षमता को प्रभावित करती हैं। यदि आपके संगठनात्मक कौशल खराब या अविकसित हैं, तो वास्तव में, आप अनजाने में अपनी उन्नति की क्षमता को सीमित कर सकते हैं।

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संगठनात्मक कौशल वे कौशल हैं जिनका उपयोग आप अपने कार्यभार को व्यवस्थित करने के लिए करते हैं, समय और संसाधनों का प्रबंधन करते हैं, और परियोजनाओं को अनुसूची और प्राथमिकता देते हैं।

समय प्रबंधन और संगठनात्मक कौशल

जब आप दिन के कार्यक्रमों का कार्यक्रम तैयार करते हैं तो किसी मीटिंग या किसी महत्वपूर्ण कार्य को भूल जाना अधिक कठिन होता है। चाहे आप पेपर-टू लिस्ट पसंद करते हैं या टाइम मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करते हैं, जो न केवल टू-डू लिस्ट जेनरेट करता है, बल्कि आपको डेडलाइन और मीटिंग्स के लिए रिमाइंडर भी भेजता है, समय के छोटे-छोटे ब्लॉक में अपने शेड्यूल को व्यवस्थित करना सुनिश्चित करता है कि आपके पास महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करने के लिए बहुत समय है। ।

कुछ सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम आपको सचेत करते हैं जब समय का एक ब्लॉक समाप्त होने वाला होता है और आपको अगले कार्य पर जाने के लिए संकेत देता है। एक ब्लॉक प्रणाली आपको चार्ट पर मदद कर सकती है कि आप वास्तव में कार्यों पर कितना समय बिताते हैं, जिससे आप ऐसे बदलाव कर सकते हैं जो आपको अधिक कुशलता से काम करने में मदद करते हैं।

यद्यपि उनके महत्व से कार्यों को व्यवस्थित करना एक अच्छा विचार है, एक विषय पर बहुत अधिक समय बिताना थका देने वाला हो सकता है और गलतियों को जन्म दे सकता है। आप अपने शेड्यूल में छोटे ब्रेक को शामिल करके लाभ उठा सकते हैं।

एक संगठनात्मक प्रणाली बनाएँ

डिजिटल तकनीक पर निर्भरता बढ़ने के बावजूद कागजी कार्रवाई अभी तक पूरी तरह समाप्त नहीं हुई है। दुर्भाग्य से, कागजात और फ़ोल्डर्स जल्दी से आपके कार्यक्षेत्र को संभाल सकते हैं, जिससे आपको एक महत्वपूर्ण अनुबंध या आपके द्वारा रिपोर्ट सबमिट करने की जानकारी प्राप्त करना मुश्किल हो जाता है।

समय-सीमा वाले व्यवसायों में, एक अच्छी संगठनात्मक प्रणाली आपको अपने पर्यवेक्षक के साथ अजीब बातचीत से बचने में मदद कर सकती है कि आपकी परियोजना देर से क्यों हो रही है। तुरंत जंक मेल और अनावश्यक कागजों को पुन: चक्रित करना, महत्वपूर्ण कागजात को तुरंत दाखिल करना, और उन मुद्दों पर त्वरित निर्णय लेना जिनकी आवश्यकता आपके अनुमोदन के लिए एक गड़बड़ डेस्क से बचने में मदद कर सकती है।

क्या आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके बच्चे आपकी बुरी आदतों का अनुकरण न करें? बच्चों के लिए संगठन के खेल, जैसे छंटनी की गतिविधियाँ या मेमोरी गेम, युवाओं को कौशल सीखने में मदद कर सकते हैं जो उनके पूरे जीवन में सहायक होंगे।

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ईमेल को प्राथमिकता दें

2017 में लगभग 269 बिलियन ईमेल भेजे गए और प्रतिदिन प्राप्त हुए। हालाँकि आप शायद बहुत ईमेल प्राप्त नहीं करते हैं, फिर भी आपका इनबॉक्स ओवरफ्लो हो सकता है। जितना अधिक समय आप ईमेल पढ़ने में बिताते हैं, कोर कार्यों को पूरा करने में कम समय बचा रहता है। फोर्ब्स ने जीमेल, आउटलुक और अन्य कार्यक्रमों द्वारा ईमेल को सॉर्ट करने और प्राथमिकता देने के लिए ऑटो-थ्रेडिंग सुविधाओं का उपयोग करने का सुझाव दिया है और उन सितारों को ईमेल में जोड़ने की सिफारिश की है जिन्हें प्रतिक्रिया या कार्रवाई की आवश्यकता होती है।

बैठकों में कम समय बिताएं

आपके द्वारा भाग लेने वाली बैठकों की संख्या और लंबाई घटाना आपके शेड्यूल में अधिक समय खाली करने का एक आसान तरीका है। यदि आपके द्वारा आवश्यक जानकारी के लिए केवल एक छोटी चर्चा की आवश्यकता है, तो एक कॉन्फ्रेंस कॉल, समूह पाठ या ईमेल आपको अपने समय का बेहतर उपयोग करने में मदद कर सकते हैं।

हालांकि कुछ बैठकें अपरिहार्य हैं, प्रतिभागियों को एक विस्तृत एजेंडे के साथ प्रदान करना और बैठक से पहले सामग्री का समर्थन करना सभा को ट्रैक पर रख सकता है। एक औपचारिक एजेंडे के बिना, बैठकें असंबंधित विषयों के बारे में चर्चा में जल्दी से दासी बन सकती हैं। यह तीन या चार प्रश्नों या मदों की एक सूची को जोड़ने में भी मदद कर सकता है जिन्हें बैठक के निष्कर्ष द्वारा उत्तर या संबोधित किया जाना चाहिए।