1917 में वापस, पहले बैंकर्स बॉक्स® ने अपने सिर पर कार्यालय रिकॉर्ड की व्यवस्था की। जैसा कि नाम से पता चलता है कि यह बैंकरों के लिए बैंक रिकॉर्ड को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया था। जल्द ही, हालांकि, रिकॉर्ड को व्यवस्थित और संग्रह करने के लिए सभी प्रकार के व्यवसायों द्वारा इसे अपनाया गया था।
$config[code] not foundफास्ट फॉरवर्ड 95 साल। दुनिया बदल गई है, लेकिन कुछ चीजें नहीं हैं। एक चीज़ जो नहीं बदली है, वह है आपके व्यवसाय में दस्तावेज़ और रिकॉर्ड को प्रबंधित करने की आवश्यकता।
वास्तव में, रिकॉर्ड प्रबंधन हमारी आधुनिक दुनिया में एक बड़ी चिंता का विषय बन गया है। उदाहरण के लिए, मुकदमेबाजी आज व्यापार में जीवन का एक तथ्य है। मुकदमेबाजी की चिंताओं ने उस समय को पीछे छोड़ दिया है जब रिकॉर्ड को बनाए रखने की बात आती है - रिकॉर्ड बनाए रखने और नष्ट करने के लिए एक ठोस नीति रखना और यदि आवश्यक हो, तो उन्हें सही तरीके से पुनर्प्राप्त करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। और यह सिर्फ एक उदाहरण है।
फिर भी बहुत से व्यवसायों के पास या तो एक अच्छा दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान नहीं है और परिणामस्वरूप खराब रिकॉर्ड के कारण अनिश्चितता का अनुभव होता है - या वे दोषपूर्ण धारणा के कारण आउटसोर्सिंग कर रहे हैं जो घर में रिकॉर्ड से निपटने के लिए एक बड़ा सिरदर्द है।
और यह खेदजनक है। क्यूं कर? क्योंकि इन-हाउस समाधान के माध्यम से रिकॉर्ड का प्रबंधन करना संभव है और इसके फायदे हैं - यह कठिन नहीं है, यह पैसे बचा सकता है, यह सुविधाजनक है, यह अधिक सुरक्षित है, और यह आपको व्यवस्थित करता है।
घर में रिकॉर्ड का प्रबंधन छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों की क्षमता के भीतर अच्छी तरह से है।
फेलो, एक कंपनी जो कार्यस्थल में नवाचार के लिए अपनी प्रतिबद्धता के लिए पहचानी जाती है, हाल ही में 1 - 1,000 कर्मचारियों के साथ छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों में निर्णय लेने वालों का सर्वेक्षण किया गया। वह सर्वेक्षण इन-हाउस रिकॉर्ड्स के फायदे को निम्नानुसार दिखाता है:
1) पैसे बचाएं - इन-हाउस दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने वाले 52% लोगों का कहना है कि इससे उन्हें पैसा / कटौती खर्च बचा है। यही नहीं, 16% लोगों का कहना है कि इन-हाउस डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम का परिचालन खर्च पर "जोरदार सकारात्मक प्रभाव" पड़ा है।
वास्तव में, लागत एक इन-हाउस समाधान में स्विच करने के लिए एक महत्वपूर्ण ड्राइवर है। इन-हाउस दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान पर स्विच करने वालों में से लगभग 65% का कहना है कि ऑफ-साइट दस्तावेज़ भंडारण, श्रेडिंग, बाइंडिंग और लैमिनेटिंग की लागत उनके निर्णय में एक कारक थे।
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2) कोई और अधिक अप्रत्याशित और छिपी लागत- ऑफ-साइट दस्तावेज़ भंडारण और पुनर्प्राप्ति का उपयोग करके व्यवसायों द्वारा सामना किए जाने वाले मुद्दों में से एक अप्रत्याशित शुल्क है जो ऑफ-साइट रिकॉर्ड प्रबंधन की समग्र लागत को ड्राइव कर सकता है। बुनियादी भंडारण और पुनर्प्राप्ति शुल्क के शीर्ष पर, ईंधन अधिभार, विषम आकार के बक्से, री-बॉक्सिंग, रश रिट्रीवल, रश डिलीवरी, थर्ड पार्टी डिलीवरी, स्टोरेज मिनिमम, हैंडलिंग चार्ज, प्रोग्राम फीस, अभिलेखीय विनाश / श्रेडिंग, के लिए अतिरिक्त शुल्क हैं। विस्तृत बिलिंग, और फोटोकॉपी शुल्क। इन-हाउस समाधान इन सभी लागतों को कम या कम कर सकता है। यह चार्ट बहुत सारी फीस के नकारात्मक प्रभाव को दर्शाता है:
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3) पुनर्प्राप्ति समय तेज हैं - व्यापार में समय पैसा है। केवल 14% ने कहा कि उनके ऑफ-साइट दस्तावेज़ प्रबंधन विक्रेता ने अनुरोध के अनुसार उसी दिन दस्तावेजों को पुनः प्राप्त किया। लगभग एक तिहाई का कहना है कि अभिलेखों को प्राप्त करने में तीन दिन या उससे अधिक लगते हैं - कभी-कभी एक सप्ताह से अधिक! इन-हाउस समाधान के साथ, गति आपके नियंत्रण में है।
4) दक्षता और सुविधा में सुधार - सर्वेक्षण के अनुसार, 74% का कहना है कि ऑफ-साइट दस्तावेज़ प्रबंधन पर जाने से दक्षता पर कोई प्रभाव या नकारात्मक प्रभाव नहीं पड़ा है।
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