1964 के नागरिक अधिकार अधिनियम के लिए आवश्यक है कि कम से कम एक वर्ष के लिए रोजगार के आवेदन फाइल पर रखे जाएं। यदि आप जानते हैं कि किसी आवेदक की आयु 40 वर्ष से अधिक है, तो रोजगार अधिनियम में आयु भेदभाव के अनुसार उसका आवेदन दो वर्ष के लिए होना चाहिए। राज्य कानूनों को नौकरी आवेदक रिकॉर्ड रखने के लिए एक लंबी अवधि की आवश्यकता हो सकती है। राज्य और संघीय नियमों के कारण, नौकरी के आवेदकों के लिए एक सटीक रिकॉर्ड रखने और दाखिल करने की प्रणाली व्यापार का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यहां तक कि अगर आप जिस कर्मचारी को काम पर रखते हैं, वह काम नहीं करता है, तो आपको इन आवेदकों के साथ वापस आने की आवश्यकता हो सकती है।
$config[code] not foundनौकरी अनुप्रयोगों को बनाने और संग्रहीत करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। कई ऑनलाइन कार्यक्रम उपयोगकर्ताओं को नौकरी के अनुप्रयोगों के रूप में ऐसे इलेक्ट्रॉनिक रूप बनाने की अनुमति देते हैं। इन रोजगार रूपों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा और बचाया जाता है, और कागज रहित भंडारण की अनुमति देता है। चूंकि अधिकांश एप्लिकेशन ईमेल द्वारा आते हैं, इसलिए यह उन फ़ाइलों में सामग्री को संग्रहीत करने का एक आसान तरीका है जो किसी भी भौतिक स्थान को नहीं लेते हैं। आपकी कंपनी की दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक वर्कफ़्लो का उपयोग करने के लिए सुरक्षा की आवश्यकता होती है, इसलिए अनधिकृत कर्मियों द्वारा रोजगार फ़ाइलों को हैक या देखा नहीं जाएगा। अपने कंप्यूटर को स्वचालित रूप से आपको यह याद दिलाने के लिए अलर्ट भेजने के लिए सेट करें कि फाइलें कब डिलीट या समीक्षा की जानी चाहिए।
पेपर फोल्डर में जॉब एप्लीकेशन कर्मियों की फाइलें सेट करें। दराज, अलमारियों या फ़ाइल अलमारियाँ में रखे रंग-कोडित फ़ाइल फ़ोल्डर का उपयोग करके एक कुशल फाइलिंग सिस्टम की योजना बनाएं। ईमेल द्वारा प्राप्त रिज्यूमे और जॉब एप्लीकेशन का प्रिंट आउट लें और उन्हें भरे हुए एप्लिकेशन के साथ फाइल करें या मेल में भेजे। आवेदकों को नौकरी के प्रकार द्वारा निर्धारित वर्गों में नाम या सामाजिक सुरक्षा संख्या द्वारा दायर किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बिक्री नौकरियों को "बिक्री" शीर्षक वाले एक फ़ोल्डर में सूचीबद्ध किया जाएगा और आवेदकों को अंतिम नाम या अंकीय रूप से पहचान संख्याओं द्वारा क्रम में रखा जाएगा। एक बंद कैबिनेट या कमरे में फ़ाइलों को सुरक्षित करें।
कम से कम चार साल के लिए रिकॉर्ड रखें यदि कोई नौकरी आवेदक भेदभाव को काम पर रखने के लिए मुकदमा करता है। समान रोजगार अवसर आयोग को आमतौर पर आपको कम से कम एक वर्ष के लिए आवेदन पत्र रखने की आवश्यकता होती है, लेकिन यदि आप कानूनी कार्रवाई का सामना कर रहे हैं, तो EEOC आपको सलाह देता है कि आप कम से कम चार साल तक नौकरी के लिए आवेदन रखें। यदि आप अपने एप्लिकेशन ठीक से स्टोर नहीं करते हैं, तो EEOC आपसे भेदभावपूर्ण हायरिंग प्रैक्टिस या रिकॉर्ड रखने के उल्लंघन का आरोप लगा सकता है।
उन्हें समाप्त करने के लिए कानूनी अवधि के बाद नौकरी के अनुप्रयोगों को नष्ट करें। ऐसा करने के लिए अनुस्मारक के साथ एक प्रणाली स्थापित करें। अपने इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को ठीक से हटाने के लिए अपने आईटी विभाग से संपर्क करें और किसी भी पेपर जॉब एप्लिकेशन को काट दें। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि जॉब एप्लिकेशन फ़ाइलों में व्यक्तिगत जानकारी जैसे सामाजिक सुरक्षा नंबर और रोजगार डेटा शामिल होते हैं जिन्हें कड़ाई से गोपनीय रखा जाना चाहिए।
