अपनी कंपनी के लिए एक व्यावसायिक संचार प्रणाली चुनना कोई छोटा काम नहीं है।
चाहे आप घर से काम कर रहे एक सॉलोप्रीनर हों या एक पूर्ण कार्यालय और कर्मचारियों के साथ एक बढ़ता हुआ व्यवसाय, आपका व्यवसाय संचार प्रणाली वह है जो आपको आपके ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, और किसी और से संपर्क करने की आवश्यकता होती है।
यहां एक व्यावसायिक संचार प्रणाली चुनने के लिए युक्तियों की एक सूची दी गई है जो आपके व्यवसाय को पनपने में मदद करेगी।
$config[code] not foundसंचार के महत्वपूर्ण महत्व को समझें
व्यवसाय संचार प्रणाली को चुनना कुछ ऐसा नहीं है जिसे हल्के में लिया जाना चाहिए। इसलिए केवल एक प्रदाता को न चुनें क्योंकि इसका एक पहचानने योग्य नाम है या आप जिस कंपनी में आए थे वह पहली कंपनी थी। यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ शोध करें कि आपको सबसे अच्छा मूल्य और वे सुविधाएँ मिल रही हैं जिनकी आपके व्यवसाय को ज़रूरत है।
कहीं से भी संवाद करने में सक्षम हो
कुछ छोटे व्यवसाय के मालिक आज केवल एक स्थान से व्यापार करने के लिए चिपके रहते हैं। और क्लाउड संचार प्रणाली के साथ, नेक्स्टिवा जैसे कुछ वीओआईपी प्रदाताओं द्वारा की पेशकश की जाती है, आप विभिन्न उपकरणों से अपने व्यापार संचार प्रणाली तक पहुंच सकते हैं। आपको अपने कार्यालय में नहीं रहना है।
अच्छा समर्थन के साथ एक प्रदाता का पता लगाएं
ग्राहक सहायता सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है जिसे आपको संचार प्रदाता चुनते समय विचार करना होगा। इसलिए अन्य व्यवसाय मालिकों से बात करें, समीक्षा पढ़ें, और यह पता लगाने के लिए कुछ ऑनलाइन शोध करें कि कौन से प्रदाताओं को अपने सिस्टम के लिए सबसे अच्छा समर्थन है।
कैसे आप चाहते हैं कि समर्थन दिया पर ध्यान दें
अधिक विशेष रूप से, आपको यह पता लगाना चाहिए कि जिन प्रदाताओं द्वारा आप प्रस्ताव का समर्थन करने पर विचार कर रहे हैं, और सुनिश्चित करें कि वे आपकी प्राथमिकताओं के साथ संरेखित हैं। नेक्स्टिवा के लिए मार्केटिंग के वीपी यानिव मस्जिददी ने स्मॉल बिजनेस ट्रेंड्स के साथ एक फोन साक्षात्कार में कहा, “कुछ लोगों को फोन पर समर्थन प्राप्त करना पसंद है और कुछ लोग ट्विटर, फेसबुक, लाइव चैट या ईमेल पर आपके साथ संवाद करेंगे। इसलिए यदि आप किसी कंपनी के साथ एक विशेष तरीके से संवाद करना पसंद करते हैं, तो इस पर गौर करें और कंपनी के लोगों से पूछें, ”उन्होंने कहा।
पूछें कि सर्विस रेप्स कहां आधारित हैं
जो लोग फोन पर ग्राहक सहायता प्राप्त करना पसंद करते हैं, उनके लिए मस्जिद का कहना है कि एजेंटों का स्थान अक्सर एक महत्वपूर्ण कारक होता है। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके ग्राहक सहायता प्रतिनिधि अमेरिका में या किसी विशेष भौगोलिक क्षेत्र में आधारित हैं, तो विशेष रूप से यह पूछें कि आपके शोध करते समय।
उनके ग्राहक सेवा विभाग को कॉल करें
इस जानकारी को प्राप्त करने का एक सबसे अच्छा तरीका सीधे कंपनियों को कॉल करना है। आप इसका उपयोग जानकारी इकट्ठा करने के लिए कर सकते हैं, लेकिन अपने स्वयं के अनुभव को भी ध्यान में रखें। मस्जिद कहते हैं: "उनके ग्राहक सेवा विभाग को कॉल करें और देखें कि यह क्या पसंद है। क्या आप वास्तव में लंबे समय से होल्ड पर हैं या वे तुरंत फोन का जवाब देते हैं? जब आप अपनी संचार प्रणाली के साथ कोई समस्या चाहते हैं, तो 45 मिनट तक प्रतीक्षा करना आपके अनुभव की अंतिम बात है। "
आसपास उपलब्ध सेवाओं के एक अच्छे विचार के लिए खरीदारी करें
नई प्रौद्योगिकी के कारण हाल के वर्षों में व्यापार संचार प्रणालियों के लिए बाजार का विस्तार हुआ है। इसलिए चुनने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं। एक बार जब आप फोन करके किसी विशेष प्रदाता के बारे में पूछते हैं, तो कई अन्य कंपनियों के लिए भी ऐसा ही करें और फिर उनकी तुलना करें।
सस्ती व्यावसायिक विकल्पों सहित कीमतों की तुलना करें
जैसा कि बाजार का विस्तार हुआ है, इसलिए मूल्य निर्धारण विकल्प हैं। वीओआईपी सेवाएं उन विकल्पों की पेशकश करती हैं जो अक्सर छोटे व्यवसायों के लिए अधिक सस्ती होती हैं। और किसी भी व्यावसायिक निर्णय के साथ, मूल्य आपके दृढ़ संकल्प का एक हिस्सा होना चाहिए।
छिपे हुए लागत को उजागर करने के लिए कुछ समय लें
लेकिन आपको प्रत्येक सेवा का मूल्य अंकित मूल्य पर नहीं लेना चाहिए। यदि आप दीर्घकालिक अनुबंध में हस्ताक्षर करते हैं तो कुछ प्रदाता परिचयात्मक मूल्य निर्धारण या केवल कुछ मूल्य प्रदान करते हैं। सबसे कम कीमत विकल्प चुनने से पहले उन कारकों पर गौर करें।
समीक्षा पढ़ें और चेतावनी संकेतों के लिए देखें
विभिन्न कंपनियों के बारे में जानकारी के लिए समीक्षा एक महान स्रोत हो सकती है। अपने शीर्ष विकल्पों की त्वरित खोज करें और किसी भी चेतावनी के संकेत के लिए बाहर देखें यदि लोगों को समर्थन या विश्वसनीयता के बारे में चिंता है।
अपनी कंपनी की जरूरतों को समझें
कई अलग-अलग सुविधाओं और प्रकार की योजनाओं के साथ, मूल रूप से किसी भी व्यवसाय के लिए कुछ है। इसका मतलब है कि आपको ऐसी योजना चुनने की ज़रूरत है जो आपके प्रकार के व्यवसाय के लिए सबसे उपयुक्त हो। यदि आपको मोबाइल विकल्प की आवश्यकता है, तो एक योजना चुनें जिसमें वे विशेषताएं शामिल हों। यदि आप फ़ैक्सिंग क्षमता शामिल करना चाहते हैं, तो एक योजना चुनें जिसमें वह शामिल हो। उन सुविधाओं के बारे में सोचें जो आप चाहते हैं और विभिन्न प्रदाताओं से उन विशिष्ट योजनाओं की तुलना करें।
एक प्रणाली खोजें जो आपके व्यवसाय के आकार को फिट करती है
ऐसी योजनाएं भी हैं जो विभिन्न व्यावसायिक आकारों के लिए सबसे उपयुक्त हैं। यदि आपके पास कुछ कर्मचारी हैं, तो संभवतः आपको एक ऐसी प्रणाली की आवश्यकता नहीं है जो सैकड़ों के लिए सेट हो। लेकिन अगर आपके पास एक सभ्य आकार की टीम है, तो उस सिस्टम से न चिपके रहें, जब आपने घर पर काम किया था।
लेकिन इसके अलावा स्कैलेबल सॉल्यूशंस की तलाश करें
लेकिन भले ही आप अपनी आवश्यकता से अधिक का भुगतान नहीं करना चाहते हैं, लेकिन एक समाधान जो आपके व्यवसाय के साथ बढ़ सकता है वह एक निश्चित प्लस है। वह खोजें जो आपको लाइनों या टीम के सदस्यों को जोड़ने की क्षमता प्रदान करता है। या बहुत कम से कम, यदि आप उस समय सीमा के भीतर इसे बढ़ाने की योजना बनाते हैं, तो एक दीर्घकालिक अनुबंध के लिए साइन अप न करें। मस्जिद कहते हैं: “बहुत सारे व्यवसाय छोटे शुरू होते हैं और फिर कुछ वर्षों के भीतर उनके सैकड़ों कर्मचारी होते हैं। इसलिए आप दस कर्मचारियों या उससे कम के लिए डिज़ाइन किया गया फ़ोन सिस्टम नहीं चाहते हैं। आप एक ऐसा प्रदाता चाहते हैं जो आपके बढ़ने पर आपका समर्थन करे। ”
जानें कि कितनी बार अपडेट प्रदान किए जाते हैं
उद्योग में इतनी वृद्धि के साथ, आप नई सुविधाओं से चूकना नहीं चाहते हैं, जो सिर्फ इसलिए मददगार हो सकती हैं क्योंकि आप किसी अनुबंध में फंस गए हैं। किसी भी चीज़ के लिए साइन अप करने से पहले, कंपनी द्वारा काम कर रहे नए फीचर्स के बारे में पूछें और वे कितनी बार अपनी तकनीक को अपडेट करते हैं।
छोटी सुविधाओं को नजरअंदाज न करें
जब आपके व्यवसाय संचार प्रणाली की बात आती है, तब भी बहुत कम सुविधाएँ एक बड़ा अंतर ला सकती हैं। उदाहरण के लिए, मस्ज़ेडी का कहना है कि नेक्स्टिवा के कई ग्राहक वास्तव में आउटगोइंग को बदलने या संदेशों को आसानी से रखने की क्षमता की सराहना करते हैं। यदि आपके पास अपने वर्तमान सिस्टम के साथ थोड़ा पालतू पेशाब है, या कुछ छोटा है जो आप चाहते हैं कि आप इसके साथ कर सकते हैं, तो प्रदाताओं के लिए देखते समय इसके बारे में पूछें। कोई छोटा विवरण नहीं है।
अपना सिस्टम मोबाइल ले लो
मोबाइल संचार प्रणाली अब लोकप्रिय हो रही है कि उनमें से कई क्लाउड आधारित हैं। नेक्स्टिवा जैसी कंपनियां भी मोबाइल ऐप पेश करती हैं, जिनका उपयोग व्यवसाय के मालिक कहीं से भी अपने व्यवसाय की तर्ज पर कॉल लेने के लिए कर सकते हैं।
एक अलग व्यवसाय रेखा की तरह विकल्पों की तलाश करें
कुछ उद्यमियों के लिए, बस व्यवसाय संचालन के लिए एक अलग संख्या होना एक बड़ा प्लस हो सकता है। मस्जेदी का कहना है कि वकील विशेष रूप से एक अलग लाइन पर व्यावसायिक कॉल करने और प्राप्त करने की क्षमता की सराहना करते हैं, भले ही वे वास्तव में अपने व्यक्तिगत सेल फोन का उपयोग कर रहे हों, क्योंकि यह उन्हें अपना व्यक्तिगत नंबर देने से बचने की अनुमति देता है।
किसी भी नवीन नई सुविधाओं का अन्वेषण करें
विभिन्न संचार प्रणालियों का उपयोग करने के अनगिनत तरीके हैं। इसलिए यदि आपकी कोई विशेषता या क्षमता है, तो संभवतः ऐसा कोई प्रदाता है जो इसे प्रदान कर रहा है। उदाहरण के लिए, मस्ज़ेडी का कहना है कि कुछ व्यवसाय वास्तव में नेक्सिवा के vFax सुविधा की सराहना करते हैं, जो उन्हें वास्तविक दस्तावेज़ फैक्स के रूप में भेजने की अनुमति देता है, भले ही आपके पास वास्तविक फैक्स मशीन न हो।
एनालिटिक्स के बारे में जानें
विश्लेषिकी एक और उपयोगी विशेषता हो सकती है। यहां तक कि अगर आप वर्तमान में उनका उपयोग नहीं करते हैं, तो भी वे आपके व्यवसाय को कई तरह से मदद कर सकते हैं। तो यह एक ऐसा कारक है जो देखने लायक है।
अपना व्यवसाय बढ़ाने के लिए डेटा एकत्र करें
एनालिटिक्स जानकारी आपको डेटा प्रदान कर सकती है जिसका उपयोग आप अपने संचालन का विस्तार करने के लिए कर सकते हैं। मस्जिद ने यह उदाहरण पेश किया:
"यदि आप एक ड्राई क्लीनर हैं और आप हर दिन 5 पर बंद होते हैं, लेकिन आप देखते हैं कि शनिवार को 7 तक किसी न किसी कारण से कॉल आ रही हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि शायद आपको शनिवार को दो घंटे अतिरिक्त रखने की आवश्यकता है।" " उसने कहा।
कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए रिकॉर्डेड कॉल का उपयोग करें
कई फोन सिस्टम आपको रिकॉर्डिंग कॉल का विकल्प भी देते हैं। आप इस सुविधा का उपयोग फोन सेवा का मूल्यांकन करने और यहां तक कि कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और अपनी सेवा को बेहतर बनाने के लिए कॉल का उपयोग कर सकते हैं।
अपनी टीम को ऑप्टिमाइज़ करने के लिए टेक्नोलॉजी पर ड्रा करें
कर्मचारी की आदतों पर नज़र रखने के लिए आप कॉल रिकॉर्डिंग और एनालिटिक्स का भी उपयोग कर सकते हैं। आप पूरे दिन टीम के सदस्यों को अनावश्यक कॉल पर खर्च करते देखना नहीं चाहते हैं। इसलिए आप यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा का उपयोग कर सकते हैं कि हर कोई कार्य पर है।
हर छोटे से अपडेट के लिए अपने प्रदाता पर भरोसा न करें
वीओआईपी और इसी तरह की सेवाओं का एक और मुख्य लाभ यह है कि वे उपयोगकर्ताओं को अपनी सेवा के कुछ हिस्सों को अपने दम पर अपडेट करने की क्षमता देते हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि आप सेवा या सहायता के लिए कॉल नहीं कर सकते। लेकिन अगर आप सिर्फ अपने आउटगोइंग मैसेज या किसी छोटी चीज को अपडेट करना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं कि बिना होल्ड के बैठे रहें या किसी कंपनी को कॉल कर दें। इसलिए यदि ऐसा कुछ है जो आपके लिए महत्वपूर्ण है, तो एक प्रदाता खोजें जो आपको अपने खाते के प्रबंधन के अंगों का विकल्प देता है।
लेकिन सुनिश्चित करें कि वे आपकी आवश्यकता होने पर मदद करेंगे
लेकिन आपके संचालन के लिए अच्छी सेवा अभी भी आवश्यक है। सुनिश्चित करें कि आपका प्रदाता आपके लिए आवश्यक किसी भी चीज़ की मदद के लिए खुला और उपलब्ध है, न कि उनके पहले से रिकॉर्ड किए गए फोन मेनू पर विकल्पों का एक छोटा सा सेट।
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