समय व्यापार मालिकों के लिए सबसे कीमती संपत्ति में से एक है। लेकिन आपकी टू-डू सूची में बहुत समय बर्बाद करने वाले कार्यों के साथ, आपको अपने काम पर नियंत्रण रखने की आवश्यकता है या यह आपको नियंत्रित करेगा। सौभाग्य से, प्रौद्योगिकी मदद कर सकती है।
$config[code] not foundयहाँ खाली समय को स्वचालित करने के लिए 10 सामान्य समय बर्बाद करने वाले कार्य हैं:
क्रमबद्ध ईमेल
इससे पहले कि आप ईमेल का जवाब देने के लिए घूमें, यह उन्हें व्यवस्थित करने में मदद करता है। आपके द्वारा किए जाने वाले सर्वोत्तम दक्षता चालों में से एक आपके ईमेल प्रोग्राम में लेबल, टैग और / या फ़ोल्डर फ़ंक्शन का उपयोग करना है। इस तरह, आप पहले महत्वपूर्ण ईमेल से निपट सकते हैं, और बाद में कम महत्वपूर्ण (या शायद कभी नहीं)। यह आपको दक्षता के लिए "बैच" ईमेल करने में भी मदद करता है।
उदाहरण के लिए, कुछ संदेशों को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है जबकि अन्य प्रतीक्षा कर सकते हैं। या आप एक समय में एक विशिष्ट परियोजना से संबंधित ईमेल पर ध्यान केंद्रित करना चाह सकते हैं। उन स्थितियों को लेबल वाले फ़ोल्डरों के लिए एकदम सही है।
जीमेल जैसे ईमेल प्लेटफ़ॉर्म आपके द्वारा निर्दिष्ट नियमों के अनुसार, फ़ोल्डर में ईमेल को स्वचालित रूप से सॉर्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, साप्ताहिक समाचार पत्र एक फ़ोल्डर में जा सकते हैं। ग्राहकों से ईमेल प्राथमिकता फ़ोल्डर में भेजे जा सकते हैं या "महत्वपूर्ण" के रूप में लेबल किए जा सकते हैं।
ईमेल का जवाब
एक बार ईमेल का जवाब देने के लिए, कुछ प्रतिक्रियाएं होने की संभावना है जो समान या कम से कम समान होगी। उदाहरण के लिए, आप संभावित ग्राहकों या आम जनता से पूछताछ के लिए समान प्रतिक्रिया भेज सकते हैं।
उन उदाहरणों में, आप जीमेल या आउटलुक में ईमेल टेम्पलेट्स में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करके बहुत समय बचा सकते हैं।
सोशल मीडिया पर पोस्ट कर रहा हूं
सोशल मीडिया में व्यक्तिगत रूप से जुड़ना महत्वपूर्ण है - और आपको इसे छोड़ना नहीं चाहिए। हालांकि इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हर एक काम मैन्युअल रूप से करना होगा।
सामान्य अपडेट, लिंक या इसी तरह की सामग्री पोस्ट करते समय, बफ़र और हूटसुइट जैसे शेड्यूलिंग ऐप आपको पूरे सप्ताह लाइव जाने के लिए शेड्यूलिंग पोस्ट द्वारा समय बचाने में मदद कर सकते हैं। साइटों और एप्लिकेशन के बीच आगे-पीछे जाने के बजाय, आप एक डैशबोर्ड से सब कुछ प्रबंधित करते हैं।
Etsy जैसी वर्डप्रेस और ई-कॉमर्स साइटों जैसे ब्लॉगिंग प्लेटफ़ॉर्म सोशल मीडिया साइटों पर नए लिंक या उत्पाद स्वचालित रूप से पोस्ट करने के लिए विकल्प प्रदान करते हैं।
अंत में, यदि आप अपने अनुयायियों के लिए तृतीय-पक्ष सामग्री को क्यूरेट करना पसंद करते हैं, तो आपके निर्देशों के अनुसार $ 99 सामाजिक स्रोतों और आपके सामाजिक खातों में सामग्री पोस्ट करने जैसी सेवा। निष्पादन विवरण के बजाय, आपको सामाजिक रणनीति पर काम करने के लिए स्वतंत्र करेगा।
शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट
क्या आप कई व्यस्त लोगों के साथ नियुक्तियों को निर्धारित करने के लिए आगे और पीछे चले गए हैं - एक तारीख और समय खोजने के लिए संघर्ष कर रहे हैं जो काम करता है हर कोई है कैलेंडर? यह निराशाजनक हो सकता है।
यदि आप बहुत सारी नियुक्तियों का समय निर्धारित करते हैं, तो आप इस समय को बर्बाद करने वाले कार्य पर हर साल घंटों बिता सकते हैं। इसके बजाय, शेड्यूलऑन जैसे ऑनलाइन शेड्यूलिंग ऐप को लागू क्यों नहीं किया जाता है?
आप बस अपने मौजूदा कैलेंडर को ऐप से कनेक्ट करें। एक अच्छा शेड्यूलिंग ऐप आउटलुक और गूगल कैलेंडर जैसे लोकप्रिय कैलेंडर के साथ एकीकृत होगा। फिर तीसरे पक्ष को ऑनलाइन जाने के लिए आमंत्रित करें कि आपके शेड्यूल पर क्या उपलब्ध है, और उनके लिए तिथियां और समय सुविधाजनक चुनें।
कुछ स्मार्ट लोग अपने ऑनलाइन कैलेंडर में अपने ईमेल हस्ताक्षर में एक लिंक भी शामिल करते हैं - प्रक्रिया से एक कदम और दूर।
आप समय बर्बाद करने और ईमेल की तुलना करने से बचेंगे। शेड्यूलिंग ऐप के साथ शेड्यूलिंग मीटिंग इतनी आसान कभी नहीं थी।
आवर्ती चालान भेजना
यदि आप प्रत्येक माह ग्राहकों या ग्राहकों को समान राशि का बिल देते हैं, तो उसे स्वचालित करना आसान है। नियमित रूप से आवर्ती चालान को उत्पन्न करने और ईमेल करने के लिए कुछ लेखांकन सॉफ़्टवेयर जैसे कि ज़ीरो को सेट किया जा सकता है। कुछ सिस्टम भी फॉलो-अप रिमाइंडर भेजते हैं अगर चालान का समय पर भुगतान नहीं किया जाता है।
या शायद आपके पास क्रेडिट-कार्ड बिलिंग व्यवस्था के ग्राहक हैं, जैसे सदस्यता के लिए। उस स्थिति में, ग्राहक के कार्ड को चार्ज करने के लिए फ्रेशबुक या पेपल जैसे कुछ का उपयोग करें।
कई छोटे व्यवसायों को इनवॉइस पर बाहर भेजने और पालन करने पर पछतावा होता है। स्वचालित रूप से समय की बचत होती है। इससे यह भी कम संभावना है कि यह महत्वपूर्ण कार्य दरार के माध्यम से गिर जाएगा।
वेबसाइट ट्रैफ़िक रिपोर्ट को स्वचालित करना
यह जानने का सबसे अच्छा तरीका है कि अधिक वेबसाइट ट्रैफ़िक को कैसे आकर्षित किया जाए, यह आपके मौजूदा ट्रैफ़िक को बेहतर तरीके से समझना है। आपको यह जानना होगा कि आज क्या काम कर रहा है - और क्या नहीं। दूसरे शब्दों में, आपको आगंतुकों को जो उनकी साइट पर मिल रहा है, वह कैसे मिल रहा है, और वहां पहुंचने के बाद वे क्या करते हैं, इस बारे में आपको एक अच्छे तरीके से जानकारी होनी चाहिए। समय-समय पर यह समीक्षा करना महत्वपूर्ण है कि आप प्रगति कर रहे हैं या नहीं।
लेकिन भारी मात्रा में Google Analytics डेटा के माध्यम से स्थानांतरण में समय लगता है। और आप शिथिल पड़ सकते हैं।
इसके बजाय, मुख्य आँकड़े की रिपोर्ट स्थापित करने के लिए समय - एक बार लें। फिर उन रिपोर्ट (ओं) को आपको और / या दूसरों को अपनी टीम पर सप्ताह में एक बार ईमेल किया जाता है। आप उन्हें पीडीएफ के रूप में या सीएसवी स्प्रेडशीट के रूप में भेज सकते हैं।
ये आवर्ती Google Analytics ट्रैफ़िक रिपोर्ट लंबे समय में जबरदस्त समय बचाएंगी। Google Analytics डैशबोर्ड पर जाने और मैन्युअल रूप से डेटा के माध्यम से स्थानांतरण (जब आपको याद हो!) के बजाय, आपके पास हर सप्ताह एक रिपोर्ट दी जाएगी जिसे आप टीम मीटिंग्स में जल्दी से देख सकते हैं या कवर कर सकते हैं।
ग्राहक सहायता संचार संभालना
छोटे व्यवसाय एक बिंदु तक पहुंचते हैं जहां नियमित ईमेल के माध्यम से ग्राहक के मुद्दों को संभालना अपरिहार्य हो जाता है। आप अन्य सॉफ़्टवेयर सिस्टम, जैसे आपके ऑर्डर एंट्री सिस्टम या कॉन्टैक्ट्स डेटाबेस में ईमेल से कॉपी और पेस्ट करने की जानकारी को समाप्त कर देते हैं।
इससे भी बदतर, महत्वपूर्ण संचार एक कर्मचारी के इनबॉक्स में दफन हो जाते हैं। कंपनी के अन्य लोगों के पास कोई दृश्यता नहीं है, जब तक कि आप उन्हें सहकर्मी को पाश में रखने के लिए मैन्युअल रूप से ईमेल करना याद नहीं करते।
हेल्प डेस्क सॉफ्टवेयर जैसे कि ग्रूव एक लाइफसेवर हो सकता है। डेस्क या टिकटिंग सिस्टम से ग्राहक संचार को एक केंद्रीय स्थान में लाया जाता है, स्वचालित रूप से सभी सही टीम के सदस्यों को सूचित करता है।
फिर एक बेहतर तरीके से जाएं - आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली अन्य प्रणालियों के साथ ग्राहक सहायता संचार को एकीकृत करने के लिए जैपियर जैसे उपकरण का उपयोग करें। अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को संचार भेजने के लिए जैपियर का उपयोग करें (जैसे ग्राहक संपर्क जानकारी अपडेट करने के लिए)। या इसे अपनी परियोजना प्रबंधन प्रणाली (जैसे कि विशेष खाता रखरखाव की आवश्यकता है) को भेजें।
अन्य प्रणालियों के साथ एकीकरण करके, आप डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टि, या इससे भी बदतर, भ्रम और गलतियों के समय को बर्बाद करने से बचेंगे।
फॉलो-अप मार्केटिंग ईमेल को स्वचालित करना
Infusionsoft जैसे विपणन स्वचालन कार्यक्रम छोटी टीमों को लाभ उठाने में मदद कर सकते हैं। आप प्रत्येक चरण के लिए संचार की एक श्रृंखला के साथ विपणन अभियान स्थापित कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, मान लें कि एक संभावना आपकी वेबसाइट पर आती है और आपके निशुल्क श्वेतपत्र डाउनलोड करने के लिए फ़ॉर्म भरती है। आप प्रत्येक बार ईमेल मैन्युअल रूप से आरंभ करने के लिए बिना उस लीड को पोषित करने के लिए अनुवर्ती संचारों की एक श्रृंखला भेज सकते हैं। यही उत्तोलन है!
ऑनलाइन फॉर्म भरना
जब भी आप एक नए ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म, सेवा, न्यूज़लेटर या पंजीकरण की आवश्यकता वाले किसी भी चीज़ के लिए साइन अप करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप शायद एक फ़ॉर्म भर दें।यहां एक फॉर्म भरना या कोई बड़ी बात नहीं है। लेकिन साथ में वे आपके जीवन में एक समय बर्बाद करने वाले कार्यों में शामिल हो जाते हैं।
रॉबोफ़ॉर्म जैसे सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम इन रूपों को स्वचालित रूप से पॉप्युलेट कर सकते हैं। आपको एक ही जानकारी को बार-बार दर्ज नहीं करना होगा।
अपने डेटा का बैकअप लेना
आपका डेटा आपके व्यवसाय की सबसे महत्वपूर्ण संपत्ति में से एक है। यही कारण है कि नियमित रूप से बैकअप इतना महत्वपूर्ण है। लेकिन लोग इस कार्य को नियमित रूप से पूरा करने के लिए समय नहीं भूलते हैं या बस नहीं लेते हैं।
कार्बोनाइट और ड्रॉपबॉक्स जैसी क्लाउड-आधारित सेवाएं समाधान प्रदान करती हैं जो स्वचालित रूप से आपकी फ़ाइलों को क्लाउड में बैकअप देगी।
Google ड्राइव और Microsoft OneDrive के साथ, आप अपने सभी दस्तावेज़ों को डिफ़ॉल्ट रूप से क्लाउड पर सहेजने के लिए नामित कर सकते हैं। और आप विंडोज या एप्पल टाइम मशीन के माध्यम से स्थानीय रूप से स्वचालित बैकअप भी सेट कर सकते हैं।
इन 10 समय बर्बाद करने वाले कार्यों को स्वचालित करें, और फिर स्वचालित करने के लिए 10 और ढूंढें। कुछ मिनट यहां से मुक्त हुए और अंत में घंटों तक जुड़ गए। वे घंटे हैं जो आप वापस किक करने और जीवन का आनंद लेने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
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