व्यापार संचार शिष्टाचार

व्यवसाय में आपको कई अलग-अलग तरीकों से सह-कर्मियों, ग्राहकों और व्यावसायिक सहयोगियों के साथ संवाद करने की आवश्यकता होती है। यह आपकी प्रतिष्ठा और आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा दोनों के लिए महत्वपूर्ण है कि आप व्यावसायिक संचार शिष्टाचार के नियमों को स्पष्ट रूप से समझते हैं। ये सरल चीजें हैं जिन्हें आपके दैनिक संचार में लिखा और मौखिक दोनों में शामिल करना आसान होना चाहिए, और बस अच्छे शिष्टाचार का प्रतिबिंब है।

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भाषा विकल्प

व्यापार में आप अपने शब्दों, लिखित या बोली जाने वाली, गलतफहमी से बचना चाहते हैं। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा साझा की जाने वाली जानकारी स्पष्ट रूप से आती है। अनौपचारिक भाषा जैसे स्लैंग का उपयोग करने से बचें, जो आपके बॉस, सह-कार्यकर्ताओं या व्यावसायिक सहयोगियों के प्रति असम्मान के रूप में देखा जा सकता है। सुनिश्चित करें कि आप घर पर अपनी व्यक्तिगत जानकारी छोड़ दें। आप अपने सहकर्मियों के साथ अपने व्यक्तिगत जीवन के अंतरंग विवरण साझा करने के लिए मजबूर महसूस कर सकते हैं, लेकिन यह अक्सर कार्यस्थल के लिए अनुपयुक्त है। यहां तक ​​कि अगर आप अपने दोस्तों के साथ काम करते हैं, तो कार्यालय में एक पेशेवर संबंध बनाए रखने के लिए काम करें।

ईमेल और फैक्स

जब आप अपने कार्यालय के बाहर किसी के साथ संवाद कर रहे हों तो दो सामान्य तरीके ईमेल और फैक्स हैं। जब आप फैक्स द्वारा संचार कर रहे हों तो आपको अपनी जानकारी, कंपनी और संलग्न सामग्री के साथ एक संक्षिप्त परिचय के साथ एक कवर पत्र शामिल करना चाहिए।यह भी सुनिश्चित करें कि आप इंगित करते हैं कि फैक्स में कितने पृष्ठ शामिल हैं। ईमेल के माध्यम से संचार करते समय आपको प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करना चाहिए। ईमेल को एक औपचारिक स्वर बनाए रखें और सुनिश्चित करें कि सब कुछ एक स्पष्ट, संक्षिप्त प्रारूप में नोट किया गया है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कोई गलतफहमी न हो।

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जाँच करना

आप अपनी नौकरी में दिन भर में कई अलग-अलग ईमेल और वॉइसमेल प्राप्त कर सकते हैं। जब आप एक सप्ताह के दिन ये संदेश प्राप्त करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप समय पर जवाब देते हैं, आमतौर पर उसी दिन। यदि आपको सप्ताहांत या छुट्टी के दिन काम के संदेश मिलते हैं, तो यह उम्मीद की जाती है कि ईमेल भेजे जाने और आपकी प्रतिक्रिया के बीच लगभग 24 घंटे का अंतराल समय है। जब आप व्यावसायिक संचार शिष्टाचार के इन नियमों को तोड़ते हैं, जैसे किसी ईमेल, ध्वनि मेल या फैक्स का जवाब देने के लिए दो दिन या उससे अधिक प्रतीक्षा करना, तो यह आपके व्यावसायिक सहयोगियों के लिए आलसी हो सकता है।

मीटिंग्स में

जब आप बैठकों में भाग लेते हैं और जब आप बैठकों की मेजबानी करते हैं तो कुछ अलग शिष्टाचार नियम होते हैं। जब आप मीटिंग से पहले पाँच मिनट से पहले आने की योजना बनाते हैं, ताकि आप अपने मेजबान की तैयारियों में हस्तक्षेप न करें। यदि आप मेजबान हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रत्येक अतिथि का नाम लेकर अभिवादन करते हैं। प्रत्येक व्यक्ति के विचारों को सुनें। बैठक के मेजबान के रूप में आपको अपने व्यापारिक सहयोगियों को अगले कदम प्रदान करने के लिए तैयार रहना चाहिए और प्रत्येक अतिथि के साथ पालन करना चाहिए।