एक नेता के रूप में, आप एक उत्पादक टीम चाहते हैं, इसलिए यह केवल समयबद्धता को सुदृढ़ करने के लिए समझ में आता है और टीम के सदस्यों को शिथिलता जैसे बुरे काम की आदतों को स्पष्ट करने में मदद करता है।
प्रोक्रैस्टिनेशन उस व्यक्ति की उत्पादकता को दूर कर देता है जो धरोहर है। इससे भी बड़ी बात यह है कि इसमें तनाव - शिथिलता के साथ-साथ बाकी टीम के तनाव को भी शामिल किया गया है, जो छूटी हुई समय सीमा के लिए सुस्त होने के लिए संघर्ष करना चाहिए।
$config[code] not foundयह नकारात्मक भावनाओं को भी जन्म देता है जो टीम वर्क को मिटा देता है। शिथिलता के लिए समय पर नहीं होने के लिए अपराध-भार का भार होता है, और टीम के अन्य लोग गेंद छोड़ने के लिए किसी और को बनाने के लिए नाराजगी महसूस करते हैं।
उल्लेख करने के लिए नहीं, निश्चित रूप से, यह आपके व्यवसाय की निचली रेखा को चोट पहुंचा सकता है। विलंब से दुखी ग्राहक, देरी के लिए दंड और भविष्य की बिक्री खो सकते हैं।
सॉफ्टवेयर आपकी टीम को शिथिलता की आदत को तोड़ने में मदद करने के लिए एक आसान समाधान प्रदान करता है। यहां सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के 5 सरल तरीके हैं जो शिथिलता से दूर करने के लिए उपयोग करते हैं और आपको और आपकी टीम को अधिक उत्पादक बनाते हैं।
उनके महानतम क्षमता के लिए कैलेंडर का उपयोग करें
डिजिटल कैलेंडर शिथिलता के चक्र को तोड़ने के लिए एकदम सही हैं - यदि आप उन्हें सही तरीके से उपयोग करते हैं। इन कैलेंडर तकनीकों को आज़माने के लिए अपनी टीम को प्रोत्साहित करें (और उदाहरण के लिए नेतृत्व करने के लिए खुद का उपयोग करें):
- अपने कैलेंडर पर एक महत्वपूर्ण परियोजना या कार्य करने के लिए समय की एक निर्धारित अवधि को अवरुद्ध करें। यदि आपके कैलेंडर पर यह करने के लिए एक या दो घंटे के लिए अलग है, तो आप केवल एक टू-डू सूची में कार्य को डालने की तुलना में एक कदम करीब हैं।
- जब आप कैलेंडर नोटिस सेट करते हैं, तो कार्य के लिए आवश्यक किसी भी दस्तावेज़ के लिंक जोड़ें, कैलेंडर नोटिस में सही। इस तरह से आप आरंभ करने के लिए दस्तावेजों की खोज में समय बर्बाद नहीं करते - या विचलित हो जाते हैं।
- उपलब्धता की जांच करने के लिए आगे और पीछे जाने से बचने के लिए, अपने संगठनों में साझा कैलेंडर का उपयोग करें। साझा कैलेंडर के साथ, आप देख सकते हैं कि कौन मुफ़्त है। इसके अलावा, शेड्यूलिंग को आसान बनाने वाले छोटे हैक को खोजने के लिए अपने कैलेंडर प्रोग्राम की विशेषताओं को जानें। मिसाल के तौर पर, आउटलुक कैलेंडर में शेड्यूलिंग असिस्टेंट नाम की कोई चीज होती है जो मीटिंग सेट-अप को तेज कर सकती है।
कुल्ला और दोहराएँ: टेम्पलेट, टेम्पलेट, टेम्पलेट
कुछ भी नहीं है जो इस तरह की अगली परियोजना के लिए शुरू करने के लिए एक खाली स्क्रीन को देखने की तरह विलंब को बढ़ावा देता है। एक टेम्प्लेट आपको रिपोर्ट लिखने, प्रेजेंटेशन बनाने, या मीटिंग एजेंडा बनाने जैसे कार्यों पर तेज़ी से ब्लॉक करता है।
दो तरह के टेम्पलेट होते हैं। एक सामान्य टेम्प्लेट है जिसे आप ऑनलाइन या यहां तक कि ऑफिस सूट में भी पा सकते हैं जिसका आप उपयोग कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, Office 365 में स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियों जैसे विभिन्न मॉड्यूल में बहुत सारे मुफ़्त टेम्पलेट हैं।
एक अन्य प्रकार का टेम्पलेट वे हैं जो विशेष रूप से आपके व्यवसाय के अनुरूप हैं। समय के साथ आप बिक्री प्रस्तुतियों, रिपोर्ट और अधिक के लिए टेम्पलेट्स का निर्माण करेंगे। कुंजी यह सुनिश्चित कर रही है कि हर कोई उन्हें ज़रूरत पड़ने पर पा सकता है। एक केंद्रीय टेम्पलेट लाइब्रेरी बनाएं और सभी को इसका उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें। साझा किए गए फ़ोल्डर और क्लाउड फ़ाइल संग्रहण के साथ इसे सेट करना सबसे आसान है।
टिक टॉक: टाइम मैनेजमेंट टाइमर का उपयोग करें
कभी-कभी शिथिलता सहायता प्राप्त होती है और महत्वहीन कार्यों पर बहुत अधिक समय खर्च करने से समाप्त हो जाता है। अपनी टीम को यह समझने में मदद करें कि अपने समय को बेहतर तरीके से कैसे आवंटित किया जाए, इसे सबसे जरूरी और सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर खर्च करने के लिए।
यहाँ जहाँ टाइमर के रूप में सरल कुछ मदद कर सकता है। यदि आपकी टीम के किसी व्यक्ति के पास बहुत अधिक समय तक महत्वहीन ईमेल पढ़ने की प्रवृत्ति है, या बैठकों को चलाने देता है, तो एक टाइमर मिनट बचाने में मदद कर सकता है जो एक सप्ताह के दौरान घंटों में जोड़ते हैं।
मैंने पाया कि समय के प्रति अधिक सचेत रहने के अद्भुत प्रभाव हैं। जब तक मैंने नज़र रखना शुरू नहीं किया, तब तक मुझे महसूस नहीं हुआ कि मेरा कितना समय कम महत्व के कार्यों पर लगाया जा रहा है।
विंडोज 10 में एक फ्री टाइमर ऐप बनाया गया है। आप वेब पर टाइमर ऐप भी पा सकते हैं या अपने स्मार्टफोन में टाइमर और अलार्म का इस्तेमाल कर सकते हैं।
त्वरित परिवर्तन: साझा दस्तावेज़ों पर सहयोग करें
मान लीजिए कि आपके पास एक प्रेस विज्ञप्ति है, तो आप चाहते हैं कि आपकी कुछ टीम इंटरनेट पर बाहर जाने से पहले देख लें। उन सभी को प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं, जिन्हें इसकी समीक्षा करने के लिए इनपुट देने की आवश्यकता है और प्रतिक्रिया देने में समय लग सकता है - विशेषकर आपकी टीम के बीच विलंब करने वालों के लिए।
यहां, क्लाउड साझा क्लाउड दस्तावेजों के रूप में बचाव के लिए आता है।
क्या आप जानते हैं कि आप Word पर एक सुविधा का उपयोग करके सहयोग कर सकते हैं जो आपको वास्तविक समय में सह-लेखक है? जब आप किसी और दस्तावेज़ पर काम कर रहे हों तो आप चरित्र द्वारा संपादन चरित्र का ट्रैक रख सकते हैं। इस तरह, आप एक कॉल पर सभी को एक साथ प्राप्त कर सकते हैं और सभी इनपुट को वास्तविक समय में जल्दी से इकट्ठा कर सकते हैं - कुछ के लिए प्रवृत्ति को टालने के लिए।
Microsoft Office 365 मल्टी-पार्टी एचडी वीडियो और ऑडियो प्लेटफ़ॉर्म टीम भी प्रदान करता है ताकि आपका समूह विभिन्न स्थानों से संख्याओं, अभियानों और परियोजनाओं पर चर्चा कर सके। यदि आपको एक ग्राहक मिला है जो अपने नवीनतम अभियान के लिए विचारों को एक साथ जोड़ना चाहता है, तो यह सभी को एक ही ऑनलाइन पृष्ठ पर रखता है।
प्लानर को विशेष रूप से Office 365 के लिए बनाया गया था। यह आपके सभी उपकरणों पर काम करता है। आप फ़ाइलों, कार्यों को जोड़ सकते हैं और यहां तक कि टीम के साथ भी बोल सकते हैं, चाहे वे कहीं भी हों। ईमेल सूचनाएं टीम के सदस्यों को यह बताना आसान बनाती हैं कि उन्हें कब नया कार्य सौंपा गया है। नियोजक सभी को संलग्न करता है और उन्हें किसी भी घटनाक्रम पर अद्यतन रखता है।
ऑफिस 365 वीडियो शिथिलता से बचने का एक और विकल्प है। आपकी कंपनी के माध्यम से वीडियो सामग्री अपलोड और साझा करना एक लिखित नोट और निर्देशों के लिए एक चेहरा और लाइव कार्रवाई करता है।
Cortana की तरह एक आभासी सहायक का उपयोग करें
यहां एक और शिथिलता-परिहार हैक है: नोट लेने और अपनी अगली परियोजना के लिए अनुसंधान करने के लिए एक आभासी सहायक का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप Cortana का उपयोग मौखिक रूप से उस बड़ी रिपोर्ट के लिए कुछ नोटों को निर्धारित करने और उन्हें OneNote में सहेजने के लिए कर सकते हैं। कभी-कभी बच्चे के कदमों से शुरुआत करना बहुत आसान होता है, जैसे कि कुछ नोट्स को रिपोर्ट में शामिल करना।
आप किसी प्रोजेक्ट के लिए वेब रिसर्च के लिए Cortana का उपयोग संवादी रूप से भी कर सकते हैं। यह श्रमसाध्य काम की तरह महसूस करता है और एक साधारण चर्चा की तरह अधिक है, अगर आप चीजों को देखने के लिए Cortana जैसी किसी चीज का उपयोग करते हैं।
जैसा कि इन उदाहरणों से पता चला है, आरंभ करने और विलंब से बचने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करने के बहुत सारे तरीके हैं। तो आप किसका इंतज़ार कर रहे हैं? इन उपकरणों में से कुछ का उपयोग करना शुरू करें!
इस लेखन के समय, अनीता कैंपबेल Microsoft लघु व्यवसाय राजदूत कार्यक्रम में भाग ले रही है।
शटर फोटो के माध्यम से लैपटॉप फोटो पर आदमी
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