दस्तावेज़ प्रबंधक की भूमिका

अभिलेखागार दस्तावेज

IRS को खाता बंद होने के बाद ग्राहक से संबंधित किसी भी दस्तावेज को पांच साल तक रखने के लिए वित्तीय संस्थानों की आवश्यकता होती है। न्याय विभाग को कानून कार्यालयों के लिए एक समान समय सीमा की आवश्यकता होती है, जिसका अर्थ है कि उन सभी फाइलों को कहीं जाने की आवश्यकता है। दस्तावेज़ प्रबंधक आमतौर पर दस्तावेजों को कालानुक्रमिक रूप से संग्रहीत करते हैं, हालांकि कुछ संग्रहीत किए जाने वाली जानकारी की मात्रा के आधार पर वर्णानुक्रम में पसंद करते हैं। यदि यह एक कागज रहित कार्यालय है, तो दस्तावेजों को दो अलग-अलग स्थानों में बैकअप लेना चाहिए, फिर सर्वर से शुद्ध किया जाना चाहिए।

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अद्यतन दस्तावेज़

संगठन के आकार के आधार पर, लेखन कौशल एक दस्तावेज़ प्रबंधक की भूमिका के लिए एक महत्वपूर्ण तत्व हो सकता है। कवर पत्र, टेम्पलेट, और ट्यूटोरियल को प्रासंगिक बने रहने के लिए निरंतर अपडेट की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, गोपनीयता कथन, रिक्त अनुबंध और तकनीकी दस्तावेज साल में लगभग एक बार मामूली चोटियाँ प्राप्त करते हैं। दस्तावेज़ प्रबंधक इन परिवर्तनों को व्यक्तिगत रूप से करता है या नहीं, यह सुनिश्चित करना उसकी ज़िम्मेदारी होगी कि हर कोई सबसे अद्यतित संस्करणों का उपयोग कर रहा है। ऐसा करने का सबसे सरल तरीका एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करना है।