न केवल एक कागज रहित कार्यस्थल उत्पन्न करने से व्यवसायों को पैसे बचाने और कम खर्च करने में मदद मिलती है, बल्कि यह उन्हें पर्यावरण के अनुकूल होने के लिए सड़क पर भी डालता है। यदि आप एक कागज रहित प्रणाली के लिए दस्तावेजों के पहाड़ों के साथ फटने वाली फ़ाइल अलमारियाँ का आदान-प्रदान करने के बारे में सोच रहे हैं, लेकिन यह सुनिश्चित नहीं है कि कहां शुरू करना है, तो कागज रहित होने के लिए निम्नलिखित 10 चरणों पर एक नज़र डालें।
काम पर कागज रहित जा रहे हैं
फ़ाइलें डिजिटल रूप से साझा करें
दस्तावेज़ों की भीड़ को प्रिंट करने के लिए प्रिंटर पर निर्भर होने के बजाय, Google डॉक्स जैसे डिजिटल तरीकों के माध्यम से सहकर्मियों के साथ फ़ाइलें साझा करें। इसके अलावा, चूंकि जीमेल के माध्यम से इस मुफ्त सेवा में लगातार बचत होती है, काम की फाइलें कभी खो नहीं जाएंगी, एक फोटोकॉपियर के विपरीत!
$config[code] not foundप्रगति के सह-संस्थापक और सीईओ निक कैंडिटो ने बताया कि पेपरलेस होने के कुछ महत्वपूर्ण तरीकों से स्मॉल बिजनेस ट्रेंड्स व्यवसायों को मदद करता है। Improves पालन’की बात करते हुए और कैसे डिजिटलाइजेशन से काम करने के तरीकों में सुधार होता है, कैंडिटो ने कहा:
“कोई सवाल नहीं है कि डिजिटलीकरण सहयोग में सुधार करता है। जब हर कोई आवश्यक दस्तावेजों तक पहुंच सकता है और लगातार जरूरत पड़ने पर सही व्यक्ति के लिए सही जानकारी एकत्र कर सकता है, तो आप अपने इंट्रा-कंपनी संचार इंजन के पहियों को कम कर रहे हैं। "
क्लाउड में स्टोर फ़ाइलें
सभी आकार के व्यवसाय कागजी कार्रवाई पर निर्भर करते हैं, जो जल्द ही भारी भंडारण आवश्यकताओं को पूरा करता है। अलमारियाँ दाखिल करने में महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई को पूरा करने के बजाय, उन्हें क्लाउड-आधारित सिस्टम, जैसे ड्रॉपबॉक्स पर आसानी से संग्रहीत करें। ये पेपरलेस डिजिटल सिस्टम आपको कार्यालय में अविश्वसनीय मात्रा में जगह बचाएंगे, उल्लेख नहीं करने से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को सुरक्षित रखने में मदद मिलेगी।
स्कैन और फ़ैक्स नहीं
दस्तावेजों को स्कैन करने और फैक्स करने के लिए कागज के उपयोग की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए अपने फ़ोन पर स्कैनर ऐप का उपयोग करके अपने व्यवसाय को पेपरलेस बनाने में मदद करें। फिर सहेजे गए दस्तावेज़ों को पीडीएफ में परिवर्तित किया जा सकता है और ईमेल के माध्यम से सहकर्मियों को साझा किया जा सकता है।
डिजिटल संचार को प्रोत्साहित करें
डिजिटल संचार की संस्कृति को अपनाने के लिए अपने कार्यबल को प्रोत्साहित करें, जिससे संचार के पूर्व-आधारित तरीके, जैसे मेलिंग इनवॉइस और पेपलिप्स, को डिजिटल तरीकों जैसे ईमेल और त्वरित संदेशों के साथ बदल दिया जाता है।
पेपर-आधारित संदेशों के बजाय डिजिटल संचार पर भरोसा करने से आपके व्यवसाय के समय को बचाने में मदद मिलेगी। पेपर वर्कफ़्लोज़ के बजाय डिजिटल का उपयोग करते हुए कैंडिटो नोट्स, प्रबंधन को "आपके व्यवसाय और वास्तविक समय में महत्वपूर्ण सहयोग की निगरानी करने और उन्हें सुधारने के लिए अड़चनों का विश्लेषण करने के लिए और इसलिए परिणामों में सुधार करने की दृष्टि से अनुमति देता है।"
स्वैप पेपर और डिजिटल ओन्स के लिए स्टेटमेंट
चाहे वह ऊर्जा बिल, बैंक स्टेटमेंट या ठेकेदार चालान हों, सभी व्यवसाय बिल और स्टेटमेंट जेनरेट करते हैं। यदि आपके बिल अभी भी कागज के रूप में बन रहे हैं, तो बस उन्हें डिजिटल रूप से भेजने के लिए कहें। आम तौर पर, बैंकों और अन्य संगठनों की पसंद डिजिटल स्टेटमेंट और मेल भेजना पसंद करते हैं, क्योंकि यह मुद्रण और मेलिंग लागत पर बचाता है।
डिजिटल बिजनेस कार्ड जनरेट करें
व्यवसाय कार्ड, जबकि आवश्यक हो, पर्याप्त मात्रा में पेड़-गुच्छी कागज की आवश्यकता होती है। अपने वॉलेट को बिज़नेस कार्ड की एक बड़ी सूची से बाहर निकालने के बजाय, अपने बिज़नेस कार्ड को डिजिटाइज़ करें। पर्ल स्कैन और कैमकार्ड जैसे बहुत सारे सॉफ्टवेयर और ऐप उपलब्ध हैं, जो बिजनेस कार्ड को स्कैन करते हैं और उन्हें एक डिजिटल दस्तावेज़ में परिवर्तित करते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करें
यहां तक कि हमारे हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। दस्तावेज़ को प्रिंट करने के बजाय, इसे एक पेन के साथ भौतिक रूप से हस्ताक्षर करें और प्राप्तकर्ता को भेजें, हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, जिसका अर्थ है कि समय लेने वाली और महंगी कागजी कार्रवाई की कोई आवश्यकता नहीं है। कुछ भी छापने के बिना दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए एबोड रीडर का उपयोग किया जा सकता है।
ऐसे डिजिटल तरीके व्यवसाय की सुरक्षा को बेहतर बनाने में मदद कर सकते हैं। कैंडिटो कहते हैं, "डिजीटल प्रक्रियाओं के साथ, शासन और अभिगम नियंत्रण की पहचान केवल यह सुनिश्चित करती है कि कुछ लोग कुछ दस्तावेजों और प्रणालियों तक पहुंच सकते हैं।"
Sift और सॉर्ट मौजूदा पेपरवर्क
पेपरलेस ऑफिस को सफलतापूर्वक बनाने के लिए, आपको मौजूदा पेपरवर्क में से कुछ को 'पतला' करने की आवश्यकता होगी जो पिछले 20 या 30 वर्षों से कार्यालय में बैठे हैं। पुरानी कागजी कार्रवाई के माध्यम से बहने और शेडर के माध्यम से क्या रखा जा सकता है, यह निर्धारित करने के लिए सुबह, या लंबे समय तक समर्पित करें। कार्यालय से शानदार पेपरवर्क को खत्म करने से अधिक स्थान पैदा होगा, साथ ही साथ अविश्वसनीय रूप से संतोषजनक भी होगा!
मीटिंग को पेपरलेस बनाएं
बैठकों में पेपर हैंडआउट्स देने के बजाय, प्रोजेक्टर और तकनीक का उपयोग करें जो एक दृश्य स्रोत से आप जो जानकारी साझा करना चाहते हैं, उसका उपयोग करते हैं।
ट्रेन स्टाफ को अधिक डिजिटल रूप से समझ रखने वाला होना चाहिए
एक पेपरलेस व्यवसाय के लिए कुछ डिजिटल जानकारी की आवश्यकता होती है। फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए क्लाउड-आधारित सिस्टम का उपयोग करने के लिए ईमेल के माध्यम से दस्तावेज़ भेजने जैसे कार्यों से, अगर आपके कार्यबल में डिजिटल कौशल की कमी है, तो उन्हें प्रशिक्षण में समय और धन का निवेश करना, एक पुरस्कृत और अमूल्य दीर्घकालिक निवेश साबित होने की संभावना है।
कैंडिटो कहते हैं, कागज से मुक्त होने से प्रदर्शन और एक कंपनी की निचली रेखा का अनुकूलन करने में मदद मिलती है, यह बताते हुए:
“आखिरकार, पेपरलेस जाने के लिए आप जो भी शूटिंग कर रहे हैं वह एक बेहतर ग्राहक अनुभव है और इसलिए एक बेहतर निचला रेखा है।
शटरस्टॉक के माध्यम से कागज फोटो फेंकना
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