यदि यह बताने के लिए एक शब्द था कि पिछले एक दशक में छोटे और मध्यम व्यवसाय कैसे बदल गए हैं, तो यह शब्द शायद "तकनीक" होगा।
समय की अपेक्षाकृत कम अवधि में प्रौद्योगिकी ने छोटी कंपनियों को सशक्त बनाया है:
- वैश्विक बाजारों में टैप करने के लिए मुख्य रूप से स्थानीय व्यवसायों से जाएं।
- कार्यालय उपरि को कम करके, दूरस्थ और वितरित श्रमिकों के साथ काम करें।
- स्वचालन के साथ अधिक थ्रूपुट को पूरा करें।
- तकनीक के माध्यम से ग्राहकों को बेहतर सेवा दें।
- जब यह बड़ी संस्थाओं के साथ प्रतिस्पर्धा करने की बात आती है तो खेल के मैदान को समतल करें।
- हमारे डेस्क से काम न करने वाले मालिक और कर्मचारी, काम और जीवन को बेहतर ढंग से एकीकृत करते हैं।
आज की 21 वीं सदी के छोटे व्यवसाय के खिलाफ आपका व्यवसाय कैसे खड़ा होता है? आज के छोटे व्यवसाय के अंदर एक नज़र डालें और यह देखें कि आप कैसे तुलना करते हैं। आज के छोटे व्यवसाय इन पांच सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करते हैं:
सर्वश्रेष्ठ अभ्यास 1: क्लाउड में फ़ाइलें साझा करें
कोई और नहीं आपकी सबसे महत्वपूर्ण फाइलें, चाहे दस्तावेज तस्वीरें हों या वीडियो, आपकी हार्ड ड्राइव या साइट पर एक सर्वर पर संग्रहीत करने की आवश्यकता है। या (डरावनी) पेपर फाइलिंग कैबिनेट में।
चलो बस एक परिदृश्य लेते हैं एक ग्राहक प्रस्तुति बनाने की कल्पना करो। अतीत में, आपको प्रस्तुति को डाउनलोड करना होगा और इसे अपने साथ ले जाना होगा। यदि आप भूल गए या आपको अंतिम मिनट में बदलाव की आवश्यकता थी, तो एक सहायक को संभवतः आपको सड़क पर फ़ाइल ईमेल करनी होगी। अतीत में, मुझे याद रखने से ज्यादा समय केवल प्रस्तुतियों को समन्वित करने की कोशिश में व्यर्थ गया।
आज यह बहुत आसान है यह क्लाउड से फ़ाइलों को खींचने का मामला है, चाहे आप किसी सम्मेलन में हों या दूर-दराज के शहर में अपने क्लाइंट के मुख्यालय में।
हालांकि, यात्रा करते समय क्लाउड में फ़ाइलें साझा करना सुविधा से अधिक है। आज के छोटे व्यवसाय पूरे देश और दुनिया भर में भागीदारों और कर्मचारियों के साथ सहयोग करने के लिए क्लाउड टूल का उपयोग करके वर्चुअल कार्यालय संचालित करते हैं।
और यदि आपको क्लाउड में सभी फ़ाइलों और डेटा को संग्रहीत करने पर आपको एक हार्डवेयर विफलता के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। वहाँ किया गया है, कि - और खो फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने की कोशिश कर घंटों खर्च कभी सुंदर नहीं है।
आज मदद करने के लिए कई उपकरण हैं। उदाहरण के लिए, Microsoft OneDrive आपको फ़ाइलों को सिंक करने और संग्रहीत करने की अनुमति देता है, इसलिए उन्हें किसी भी ब्राउज़र या मोबाइल डिवाइस से एक्सेस किया जा सकता है। इससे भी बेहतर, आप डिफ़ॉल्ट रूप से सब कुछ वनड्राइव में सहेजने के लिए कंप्यूटर सेट कर सकते हैं ताकि आपको और आपके कर्मचारियों को मैन्युअल रूप से क्लाउड पर कुछ भी स्थानांतरित न करना पड़े।
इसका मतलब है कि आप कहीं से भी साझा और सहयोग कर सकते हैं। Office 365 आपको 300 से अधिक उपयोगकर्ताओं के वर्चुअल नेटवर्क बनाने की अनुमति देता है, जो आउटलुक, वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट के वेब संस्करणों के माध्यम से फ़ाइलें साझा कर सकते हैं।
यदि आपके व्यवसाय को तेजी से बढ़ने की आवश्यकता है, तो आप Microsoft Azure पर SharePoint के माध्यम से सस्ते में स्केल कर सकते हैं।
सर्वोत्तम अभ्यास 2: सहयोग के माध्यम से टीमवर्क की शक्ति को बढ़ाएँ
प्रौद्योगिकी ने श्रमिकों को कहीं से भी सहयोग करना संभव बना दिया है। वास्तव में एक आभासी कार्यालय उभरा है, जिसके कर्मचारियों को अब एक ही शहर या एक ही महाद्वीप पर रहने की आवश्यकता नहीं है।
कई तकनीकी उपकरण हैं जो आपको, आपके साझेदारों और कर्मचारियों को Word, PowerPoint और OneNote में सह-लेखक की अनुमति दे सकते हैं, उदाहरण के लिए।
व्यवसाय के लिए Skype आपको त्वरित संदेश भेजने, स्क्रीन साझा करने, बात करने या वीडियो चैट के माध्यम से इनपुट प्राप्त करने और बैठकें आयोजित करने की अनुमति देता है। यहां लघु व्यवसाय के रुझान में हमारी पूरी टीम सहयोग करने के लिए Skype पर निर्भर है। उदाहरण के लिए, हम साझा क्लाउड दस्तावेज़ों पर रिपोर्ट रिपोर्ट देखने के दौरान Skype के माध्यम से हमारी कार्यकारी टीम की बैठकें करते हैं। क्या अधिक है, हम फ्रीलांसरों और भागीदारों के साथ संपर्क में रहने के लिए Skype का उपयोग करते हैं, क्योंकि यह इतना सामान्य है कि हमारे पास लगभग हर कोई Skype ID है।
क्या आपके पास कुछ जानकारी साझा करने के लिए दस्तावेज़ हैं और कुछ जानकारी जिन्हें आप साझा नहीं करना चाहते हैं? Microsoft GigJam वास्तविक समय में सही लोगों के साथ सही जानकारी साझा करने का एक सफल तरीका प्रदान करता है।
बेस्ट प्रैक्टिस 3: ऑपरेशंस को सिक्योरिटी कोर बनाओ
इंटरनेट के युग में, डेटा सुरक्षा आपके कार्यालयों के लिए भौतिक सुरक्षा जितनी ही महत्वपूर्ण है।
मैलवेयर, फ़िशिंग, होस्ट फ़ाइल रीडायरेक्ट योजनाओं और अधिक की दुनिया में आपके व्यवसाय के डेटा को सुरक्षित रखने के लिए कई प्रकार के उपकरण मौजूद हैं। आधुनिक लघु व्यवसाय जो सबसे महत्वपूर्ण काम करता है वह सुरक्षा को दैनिक कार्यों में इतनी गहराई से एकीकृत करता है, कि आप और आपके कार्यकर्ता इसे एक विशेष घटना के रूप में नहीं मानते हैं। कम्प्यूटिंग सुरक्षा बस हर स्तर पर, हर समय होती है।
डेटा सुरक्षा एंटरप्राइज़ डेटा सुरक्षा और सभी डिवाइसों के लिए Office 365 मोबाइल डिवाइस प्रबंधन के साथ अंतर्निहित है - यहां तक कि "अपनी खुद की डिवाइस लाने" की स्थिति के लिए भी।
कॉरपोरेट नेटवर्क से दूर होने पर आप मल्टी-फैक्टर ऑथेंटिकेशन के साथ कहीं भी कंटेंट एक्सेस कर सकते हैं। Office 365 के लिए सुरक्षा अद्यतन मासिक प्रदान किए जाते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आप अपने डेटा को सुरक्षित रख सकें।
ओह, और विंडोज 10 में एकीकृत विंडोज डिफेंडर एंटीवायरस सुरक्षा को मत भूलना और प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए विंडोज हैलो फेस-स्कैनिंग लॉगिन सुरक्षा।
बेस्ट प्रैक्टिस 4: लीवरेज द पावर ऑफ एआई
प्रौद्योगिकी एक उपकरण से अधिक व्यवसाय की दुनिया में शामिल हो गई है। आज कृत्रिम बुद्धि के रूप में प्रौद्योगिकी लगभग एक मानव कार्यकर्ता की तरह काम करती है।
वर्चुअल सहायता को डेस्कटॉप या मोबाइल डिवाइस से सक्रिय किया जा सकता है और उस समय के अंश में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान की जा सकती है जो अनुसंधान को स्वयं करने या स्टाफ सदस्य को सौंपने में लग सकता है।
उदाहरण के लिए, Cortana आपके कैलेंडर का प्रबंधन कर सकता है और आपको नियुक्ति अनुस्मारक, ट्रैक पैकेज, टीम, रुचियां और उड़ानें दे सकता है। Cortana ईमेल और ग्रंथ भेज सकते हैं, सूची बना सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं और अपने सिस्टम में कोई भी ऐप खोल सकते हैं।
इस स्मार्ट प्रौद्योगिकी का एक और पुनरावृत्ति - बॉट - ग्राहकों के सरल सवालों के जवाब दे सकता है और बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान कर सकता है।
Microsoft बॉट फ्रेमवर्क के माध्यम से, आप टेक्स्टिंग, स्काइप, अपनी वेबसाइट या ऑफिस 365 मेल के माध्यम से सिस्टम उपयोगकर्ताओं और ग्राहकों के साथ बातचीत करने के लिए अपने बॉट्स का निर्माण कर सकते हैं।
बेस्ट प्रैक्टिस 5: ऑन-द-गो या रिमोट से काम करें
दूर से काम करने से बहुत सारे लाभ होते हैं।
कम समय व्यर्थ करने और कम तनाव होता है। क्या अधिक है, जो कर्मचारी घर से काम करते हैं, वे अक्सर खुश रहते हैं, अपनी नौकरी से बेहतर रूप से जुड़े होते हैं और पसंद आने पर अधिक उत्पादक होते हैं।
तकनीक से जुड़े रहना आसान हो जाता है।
उदाहरण के लिए, मेरी पूरी कंपनी वस्तुतः काम करती है। स्माल बिजनेस ट्रेंड में हर कोई अपने घर कार्यालय से काम करता है। साझा फ़ाइलों, सहयोग टूल और विभिन्न मोबाइल उपकरणों के बिना - हम काम नहीं कर पाएंगे।
व्यापार के कठिन लाभ भी हैं। वस्तुतः मेरी कंपनी को लाभान्वित करने के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाकर, हमारी विकास दर को अधिकतम करने में सक्षम रहा है, क्योंकि ओवरहेड कम है।
क्या अधिक है, हमारे कार्यकर्ता नौकरियों को हमारे जीवन के चारों ओर फिट करते हैं - दूसरे तरीके से नहीं। हम अपने डेस्क पर नहीं गए हैं। अगर हमें किसी फ़ाइल तक पहुंचने की आवश्यकता है, तो हम अपने मोबाइल उपकरणों पर कॉल कर सकते हैं, चाहे हम कहीं भी हों। हम शरीर और आत्मा को एक साथ रखने के लिए यात्रा या बस चलाने के लिए स्वतंत्र हैं।
उम्मीद है कि मैंने आपको पाँच सर्वोत्तम प्रथाओं सहित आधुनिक एसएमबी के लिए एक स्वाद दिया है। एहसास करना महत्वपूर्ण है कि Microsoft आपके व्यवसाय को आधुनिक SMB में बदलने और इन सर्वोत्तम प्रथाओं को पूरी तरह से अपनाने के लिए आपका साथी हो सकता है। इसलिए मुझे Microsoft लघु व्यवसाय राजदूत के रूप में खुशी है, क्योंकि मैंने आज की दुनिया में अपने व्यवसाय को लागत प्रभावी और कुशल तरीके से चलाने के लिए प्रौद्योगिकी की शक्ति का उपयोग किया है। और Microsoft इसे सक्षम करने के लिए मुख्य रहा है।
इस लेखन के समय, अनीता कैंपबेल Microsoft लघु व्यवसाय राजदूत कार्यक्रम में भाग ले रही है।
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