आप शायद अपने व्यवसाय के कुछ पहलुओं को संचालित करने के लिए पहले से ही "क्लाउड" (यानी, ऑनलाइन जा रहे हैं) का उपयोग कर रहे हैं।
लेकिन जैसा कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ल्डवाइड एसएमबी के उपाध्यक्ष थॉमस हैनसेन बताते हैं, भले ही आप क्लाउड के फायदों पर बेचे हों, यह शुरू करने के लिए कठिन लग सकता है - या अधिक।
वह वृद्धिशील कदम उठाने की वकालत करता है। छोटा शुरू करो। फिर समय के साथ और अधिक करें।
$config[code] not foundइसलिए मुझे लगा कि मैं उस विचार पर निर्माण कर रहा हूं, जो आप कर सकते हैं - आज से शुरू होने वाली 10 चीजों को रेखांकित करके - क्लाउड पर कूदने के लिए या क्लाउड एप्लिकेशन के अपने उपयोग को बढ़ाने के लिए। इनमें से कुछ सामरिक कदम चुनें और आप समय बचा सकते हैं, अपने व्यवसाय को अधिक कुशलता से संचालित कर सकते हैं, और अक्सर लागत कम कर सकते हैं:
1) अपने डिफ़ॉल्ट फ़ाइल-सेविंग लोकेशन को क्लाउड पर सेट करें
केंद्रीय ऑनलाइन फ़ाइल संग्रहण के बारे में बात करना एक बात है। लेकिन यह पूरी तरह से एक और बात है अगर आपको और आपके कर्मचारियों को हर समय अपने ऑनलाइन क्लाउड स्टोरेज प्लेटफॉर्म पर फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए अतिरिक्त कदम उठाने होंगे।
इसके बारे में सोचो। यदि आप और आपके कर्मचारी पहले किसी स्थानीय हार्ड ड्राइव या डिवाइस को सहेज रहे हैं, तो यह बाद में मुड़ने और उन फ़ाइलों को आपके क्लाउड फ़ाइल संग्रहण में सहेजने के लिए दोगुना प्रयास करेगा।
लेकिन आप इसे "सेट और भूल सकते हैं" इसलिए आपको कोई अतिरिक्त कदम नहीं उठाना पड़ेगा। और आपकी महत्वपूर्ण कंपनी की फाइलें स्वचालित रूप से प्रक्रिया में वापस आ जाएंगी।
बस अपने कंप्यूटर को कॉन्फ़िगर करें ताकि फ़ाइलों को सहेजने के लिए प्रत्येक स्टाफ सदस्य का डिफ़ॉल्ट स्थान कंपनी की पसंद का ऑनलाइन स्टोरेज समाधान हो।
उदाहरण के लिए, यदि आप Microsoft OneDrive को अपने क्लाउड स्टोरेज समाधान के रूप में उपयोग करते हैं, तो विंडोज 8 में इसे कॉन्फ़िगर करना आसान है। "पीसी सेटिंग्स" पर क्लिक करें और आपको वनड्राइव के लिए एक मेनू आइटम देखना चाहिए। वहां से आप OneDrive को फ़ाइल संग्रहण के लिए अपना डिफ़ॉल्ट स्थान बनाने के लिए चालू / बंद बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
या अपने विशेष उपकरण पर पसंद के प्लेटफ़ॉर्म में इसे कैसे बदला जाए, इसके निर्देशों के लिए ऑनलाइन खोज करें। कई उपकरणों के लिए डिफॉल्ट सेव लोकेशन के रूप में क्लाउड स्टोरेज को सेट करना संभव है।
2) लो हैंगिंग फ्रूट के लिए जाएं: क्लाउड बेस्ड ईमेल और डॉक्यूमेंट्स
प्रारंभ करने के लिए एक अन्य तार्किक स्थान है, जैसे कि ऑफिस 365 जैसे क्लाउड-आधारित ईमेल और दस्तावेज़ प्लेटफ़ॉर्म को अपनाना। यदि आपने पहले ही ऐसा नहीं किया है, तो मैं आपको बता दूं, व्यावसायिक लाभ बहुत सम्मोहक हैं।
सबसे पहले, यह आपकी और आपकी टीम की व्यक्तिगत उत्पादकता के साथ मदद करता है। यदि आप कई उपकरणों का उपयोग करते हैं (जैसा कि मैं करता हूं!), तो आप अपने सभी कार्यालय प्रकार के दस्तावेजों और ईमेल तक पहुंच सकते हैं, चाहे आप किसी भी उपकरण का उपयोग कर रहे हों। एक सम्मेलन में जा रहे हैं, और अपने लैपटॉप या टैबलेट को अपने साथ ले जा रहे हैं? Office 365 जैसे क्लाउड उत्पादकता प्लेटफ़ॉर्म के साथ, आपके पास बस वह सब कुछ है जो आपको लॉग इन करके चाहिए। आपको फिर कभी भी थंब ड्राइव से फाइल ट्रांसफर नहीं करनी पड़ेगी या बाद में डिवाइस को सिंक नहीं करना पड़ेगा।
दूसरा, यह टीम के सहयोग से मदद करता है। मेरे व्यवसाय में टीम के अधिकांश सदस्य अपने घरों से दूर काम करते हैं। फिर भी, हम सभी अभी भी एक ब्राउज़र या मोबाइल ऐप से जुड़कर फ़ाइलों और समान टूल तक पहुंच सकते हैं।
उदाहरण के लिए, हम बड़े पैमाने पर साझा कैलेंडर का उपयोग करते हैं। इस तरह, हम कई लोगों और विभागों को प्रभावित करने या शामिल करने वाली कंपनी की समय सीमा का ट्रैक रख सकते हैं, अनुस्मारक को केंद्रीकृत कर सकते हैं, और एक नज़र में अनुसूची उपलब्धता देख सकते हैं।
हम साझा दस्तावेज़ सहयोग का भी उपयोग करते हैं - शाब्दिक दैनिक। हम कॉन्फ्रेंस कॉल या वीडियो कॉन्फ्रेंस के माध्यम से बैठकें करते हैं, और तब टीम एक ही दस्तावेज को देखती और संपादित करती है, जबकि हम सम्मेलन में होते हैं। या हम केंद्रीय साझा दस्तावेज़ पर मीटिंग नोट्स लेते हैं। इससे समय की काफी बचत होती है। बाद में मीटिंग नोट्स को रूट करने की कोई आवश्यकता नहीं है। हमें इस बात की चिंता नहीं है कि दस्तावेज़ का कौन सा संस्करण नवीनतम है, क्योंकि हम सभी एक ही दस्तावेज़ बनाते और संपादित करते हैं।
साथ ही, आप मासिक लागत का प्रसार कर सकते हैं। कोई बड़ा अप फ्रंट लाइसेंस शुल्क नहीं है - यह बजट और खर्चों के लिए बहुत आसान है।
3) एक सेंट्रल ऑनलाइन फाइलिंग सिस्टम बनाएं
एक बार जब आप सभी को क्लाउड में सहेजते हैं, तो आपको अपनी टीम के लिए एक सामान्य तरीके की आवश्यकता होती है, जो कि आम फाइलों के लिए हो।
ऐसा करने के लिए, ऑनलाइन फाइलिंग सिस्टम बनाएं। दस्तावेज़ों की बढ़ती संख्या को व्यवस्थित करें और अपने व्यवसाय को दैनिक रूप से बना रहे हैं।
स्पष्ट रूप से लेबल किए गए फ़ोल्डरों की एक श्रृंखला का उपयोग करें। क्या आप परियोजनाओं द्वारा अपना काम व्यवस्थित करते हैं? ग्राहकों द्वारा? विभागों द्वारा? एक प्रणाली बनाएं जो आपके व्यवसाय के लिए समझ में आए।
कंपनी-व्यापी फाइलिंग सिस्टम के साथ, आपकी टीम कई घंटे बचाएगी, अन्यथा वे वस्तुओं की खोज में खर्च करेंगे या प्रयास को दोहराएंगे, क्योंकि उन्हें कुछ नहीं मिलेगा।
4) क्लाउड के माध्यम से साझा करने के लिए ग्राहकों और ठेकेदारों को प्रोत्साहित करें
कितनी बार आप अपने आप को फ़ाइलों को आगे और पीछे ईमेल कर पाते हैं? फिर आपको अपनी ज़रूरत की फ़ाइल ढूंढने के लिए बाद में ईमेल के माध्यम से शिकार करना होगा।
आप सीधे क्लाउड के माध्यम से फ़ाइलें साझा करके समय बचाएंगे।
आप अपने क्लाउड साझाकरण प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने के लिए तीसरे पक्ष को "मजबूर" करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, क्यों नहीं पूछते हैं? जल्दी से लाभ बताएं, जैसे "हम OneDrive या ड्रॉपबॉक्स या किसी अन्य प्लेटफ़ॉर्म पर फ़ाइलों को साझा करना और संपादित करना पसंद करते हैं क्योंकि यह ईमेल के माध्यम से समय के शिकार को बचाता है। क्या मैं इसे आपके साथ साझा कर सकता हूं? "
कुछ लोग इस तरह से फ़ाइलें साझा करने में सहज नहीं होंगे। लेकिन अगर आप इसे एक विकल्प के रूप में उल्लेख करते हैं तो आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं।
5) इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर ऐप्स का उपयोग करें
क्या आपको हस्ताक्षरों की ज़रूरत वाले बहुत सारे दस्तावेज़ भेजते हैं या प्राप्त करते हैं? यदि हां, तो आप और आपकी टीम शायद ईमेल, प्रिंटिंग, साइनिंग, स्कैनिंग, फैक्सिंग में बहुत समय बिताते हैं - आप ड्रिल जानते हैं।
यहां एक टिप दी गई है: क्लाउड-आधारित, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एप्लिकेशन देखें। सोचिए, हैलो साइन या डॉक्यूमेंट। वहाँ बहुत सारे अन्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर विकल्प भी हैं।
वे समय के भार को बचाते हैं। इतना ही नहीं, इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर ऐप्स कुछ शिथिलता कारक को दूर ले जाते हैं क्योंकि आप प्रिंटर या फैक्स मशीन के पास होने तक प्रतीक्षा करने के बजाय, सड़क पर रहते हुए भी तुरंत एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।
वे हस्ताक्षर करने के लिए दस्तावेजों को प्रसारित करने की परेशानी को भी दूर कर लेते हैं। वे हस्ताक्षर के लिए सभी पक्षों के दस्तावेज़ों को रूट करते हैं, और यहां तक कि अनुस्मारक भी भेजते हैं।
6) क्लाउड में डिजिटल एसेट लाइब्रेरी बनाएं
मुझे आपसे एक सवाल पूछना है: आप कंपनी डिजिटल परिसंपत्तियों को आगे बढ़ाने या शिकार करने में कितना समय बिताते हैं?
मैं आपके लोगो के बारे में बात कर रहा हूं, कुछ साल पहले आपने उस ब्रोशर को लिया था, जो पिछले साल आपके द्वारा उपयोग किए गए बोर्ड प्रस्तुति टेम्पलेट, आपके रिक्त प्रदर्शन समीक्षा फ़ॉर्म, आधिकारिक कंपनी के फ़ोटो, कार्यकारी बायोस, प्रेस किट और अन्य परिसंपत्तियों के लिए था।
यदि आपकी कंपनी कुछ भी है जैसे मेरा हुआ करता था, तो आप उस तरह की सामग्री के लिए पूरी तरह से बहुत समय खोदते हैं।
डिजिटल संपत्ति का एक पुस्तकालय बनाएँ। अपने क्लाउड स्टोरेज प्लेटफ़ॉर्म पर एक केंद्रीय साझा फ़ोल्डर या फ़ोल्डर सेट करें। अब ये संपत्तियाँ आपकी टीम में किसी को भी उपलब्ध होंगी, जिनकी आवश्यकता उन्हें कहीं भी, कभी भी पड़ेगी। उन्हें उनके लिए शिकार नहीं करना होगा और न ही किसी और को उन्हें खोजने के लिए परेशान करना होगा।
7) एक महत्वपूर्ण व्यवसाय प्रणाली को क्लाउड में बदलें
आपको अपनी सभी व्यवसाय प्रणालियों से निपटना होगा और एक ही बार में सब कुछ क्लाउड पर ले जाना होगा। अपने शीर्ष तीन सबसे महत्वपूर्ण प्रणालियों को देखकर शुरू करें। यह QuickBooks, आपके संपर्क डेटाबेस और आपकी सूची प्रबंधन प्रणाली हो सकती है।
यदि आप अभी भी उन प्रणालियों के स्थानीय या डेस्कटॉप-आधारित संस्करणों का उपयोग कर रहे हैं, तो क्लाउड-आधारित (ऑनलाइन) संस्करणों के लाभों का मूल्यांकन करना शुरू करें। क्लाउड संस्करणों के साथ, आपको पूरी टीम के लिए जानकारी तक पहुंच और बेहतर सहयोग करने की क्षमता के मामले में बहुत लाभ होगा। और क्लाउड सिस्टम से डेटा को एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में ट्रांसफर करना आसान हो जाता है, डुप्लिकेट डेटा एंट्री को खत्म कर दिया जाता है और सूचना के साइलो इफेक्ट को एक सिस्टम में मैरून किया जा रहा है।
कौन सा ऐप क्लाउड पर जाकर सबसे बड़ा धमाका करेगा? यह सवाल पूछना है
8) सभी वर्कर्स के लिए क्लाउड-अपडेटेड मालवेयर प्रोटेक्शन पर जोर दें
दूरस्थ श्रमिकों के साथ यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
बड़े उद्यमों में आमतौर पर एक कंपनी आईटी विभाग होता है जो मालवेयर सुरक्षा जैसे सुरक्षा उपायों के साथ एक कंपनी नेटवर्क स्थापित करता है।
लेकिन छोटे व्यवसायों में नेटवर्क नहीं हो सकता है।
या एक छोटी व्यवसाय टीम अक्सर उन लोगों के साथ काम करती है जो अपने नेटवर्क पर नहीं हैं। दूरस्थ कर्मचारी सार्वजनिक क्लाउड का उपयोग करके अपने स्वयं के उपकरणों से घर से जुड़ सकते हैं। वे बस इंटरनेट के माध्यम से लॉग ऑन कर रहे हैं।
इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि हर कोई जो आपके सिस्टम या डेटा तक पहुँच प्राप्त करता है, या फ़ाइलों को साझा करता है, उनके पास नियमित रूप से क्लाउड के माध्यम से नए मैलवेयर हस्ताक्षरों के साथ मैलवेयर सुरक्षा अपडेट होती है।
Microsoft डेस्कटॉप और विंडोज आधारित उपकरणों के लिए एक अंतर्निहित विंडोज डिफेंडर उत्पाद प्रदान करता है - और यह मुफ़्त है। सुनिश्चित करें कि यह सक्षम है। या जगह में एक और मैलवेयर संरक्षण विकल्प है।
इसके अलावा, जब विंडोज 10 इस साल के अंत में सामने आता है, तो इसमें विंडोज अपडेट के माध्यम से निर्मित सुरक्षा विशेषताएं शामिल होंगी। विंडोज 10 बिजनेस के लिए विंडोज अपडेट नामक एक विकल्प भी पेश करेगा। यह आईटी प्रशासकों के लिए सुरक्षा अपडेट और महत्वपूर्ण सुधारों और त्वरित तैनाती को नियंत्रित करने के लिए त्वरित पहुंच प्रदान करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक आईटी विभाग है, तो यह सीमित बैंडविड्थ का उपयोग करके, दूरस्थ साइटों पर पैच वितरित करने में सक्षम होगा।
9) क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम स्थापित करें
वॉइस-ओवर-आईपी (वीओआइपी) फोन सेवा, या सॉफ्टवेयर-आधारित वर्चुअल स्विचबोर्ड और वॉइसमेल सिस्टम पर विचार करें।
क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम के साथ, आप बहुत कम लागत पर - एक केंद्रीय फोन प्रणाली तक पहुंच के लिए दूरदराज के श्रमिकों की क्षमता हासिल करते हैं। दूरदराज के श्रमिकों या घर से काम करने वालों के साथ छोटे व्यवसायों के लिए, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। भले ही टीम के सदस्य अपने स्वयं के मोबाइल उपकरणों का उपयोग करते हैं, फिर भी आप सभी को केंद्रीय एक्सटेंशन और कंपनी ध्वनि मेल बॉक्स से कनेक्ट कर सकते हैं।
आप स्वचालित आवाज़ अभिवादन के रूप में एक पेशेवर छाप भी प्राप्त करते हैं।
वॉइसमेल संदेशों को ईमेल के माध्यम से ऑडियो फ़ाइलों के रूप में रूट किया जा सकता है, इसलिए उन्हें टीम के अन्य सदस्यों को भेजा जा सकता है।
उदाहरण के लिए, ग्राहक सहायता फ़ंक्शन को प्रबंधित करने के लिए आपकी टीम फ़ोन का उपयोग कैसे कर रही है, यह देखने के लिए आपको उपयोग के आँकड़े भी मिलते हैं।
10) वीडियो मीटिंग का उपयोग करें
अंतिम लेकिन निश्चित रूप से कम से कम नहीं, वीडियो के माध्यम से आभासी बैठकों का व्यापक उपयोग करें। यदि आप पहले से ही उनका उपयोग करते हैं, तो शानदार - उनमें से अधिक करें।
वीडियो ग्राहकों की व्यक्तिगत बातचीत और बिक्री की संभावनाओं के प्रभाव को अंदर की यात्रा के खर्च के बिना बचाता है।
टीम के लिए वीडियो मीटिंग भी शानदार हैं। जो लोग घर से काम करते हैं या विभिन्न कार्यालयों में स्थित हैं वे अलग-थलग महसूस कर सकते हैं। यह डिमोनेटिव हो सकता है। ईमेल और त्वरित संदेश उपयोगी होते हैं, लेकिन वे टीम के सदस्य की आवाज सुनने या बॉस की मुस्कान देखने के लिए कोई विकल्प नहीं हैं। वीडियो लोगों को शामिल महसूस कराता है। यह एक साथ काम करने के तरीके को सुचारू करता है।
बहुत से छोटे व्यवसाय Skype का उपयोग करते हैं क्योंकि यह मुफ़्त है और इसलिए कई लोग इसका उपयोग व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए करते हैं कि वे पहले से ही इससे परिचित हैं। जो भी कॉन्फ्रेंसिंग समाधान आप चुनते हैं, बस करो।
मुझे उम्मीद है कि ये 10 विचार आपको क्लाउड के साथ और अधिक करने के लिए प्रेरित करते हैं - या पुष्टि करें कि क्लाउड पर आने पर आपका व्यवसाय अच्छी स्थिति में है।
इन सभी से तुरंत निपटें नहीं बस एक या दो चुनें - और आरंभ करें।
इस लेखन के समय, अनीता कैंपबेल Microsoft लघु व्यवसाय राजदूत कार्यक्रम में भाग ले रही है।
शटरस्टॉक के जरिए लो-हैंगिंग फ्रूट फोटो
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