एक मेमो प्रस्ताव लिखना कर्मचारियों को एक छोटे से आसान दस्तावेज़ में सिफारिशों को संवाद करने की अनुमति देता है। अंतिम टुकड़ा को अपने दर्शकों को अपने विचारों पर कार्रवाई करने के लिए राजी करना चाहिए। ज्ञापन संक्षिप्त होना चाहिए और लंबाई में एक से दो पृष्ठ होना चाहिए। मेमो प्रस्ताव के चार भाग हैं जिनमें हेडर, वर्तमान समस्या, समाधान और कॉल टू एक्शन शामिल हैं।
अपने मेमो के शीर्ष पर एक हेडर बनाएं। इसे बाईं ओर स्वरूपित किया जाना चाहिए और इसमें शामिल होना चाहिए कि ज्ञापन किससे है, ज्ञापन किससे है, दिनांक और विषय।
$config[code] not foundएक पैराग्राफ बनाएं जो समस्या पर चर्चा करता है। इस पर प्रकाश डाला जाना चाहिए कि वर्तमान रणनीति या प्रक्रिया काम क्यों नहीं कर रही है। उदाहरण के लिए, कंपनी का ड्रेस कोड काम नहीं कर रहा है क्योंकि भाषा अस्पष्ट है और व्याख्या के लिए बहुत खुली है।
एक पैराग्राफ बनाएं जो समाधान का प्रस्ताव करता है। इस अनुच्छेद में समस्या को ठीक करने के बारे में संक्षिप्त भाषा शामिल होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, आप ड्रेस कोड नीति को पुनर्जीवित करने के लिए प्रबंधकों और कर्मचारियों के एक पैनल को एक साथ रखने पर चर्चा कर सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप कार्य के लिए अधिक विस्तृत नीति है।
कॉल टू एक्शन बनाएँ। आपके ज्ञापन प्रस्ताव के अंतिम पैराग्राफ को पाठक को यह बताना चाहिए कि अगला कदम क्या है। उदाहरण के लिए, आप प्रस्ताव के अनुमोदन पर कह सकते हैं, आप ड्रेस कोड पैनल को इकट्ठा करने के लिए प्रबंधकों के साथ मिलेंगे।
आपके ज्ञापन की अंतिम पंक्ति में संदर्भ संलग्नक। अनुलग्नकों के उदाहरण में आपके प्रस्तावित विचार का समर्थन करने वाले अध्ययन या ग्राफ़ शामिल हो सकते हैं, जैसे कि "अनुलग्नक: कर्मचारी फोकस समूह अध्ययन।"
टिप
अपने प्रस्ताव को पढ़ने को आसान बनाने के लिए बुलेट पॉइंट का उपयोग करें। प्रबंधकों और अधिकारियों के लिए बुलेट एक नज़र में पढ़ना आसान है, और अपने ज्ञापन को अधिक संक्षिप्त बनाते हैं।
चेतावनी
प्रूफ़रीडर की मदद लेना न भूलें। एक सहकर्मी से अपने प्रस्ताव को जमा करने से पहले दो बार प्रूफ करने को कहें। यह शर्मनाक व्याकरण या वर्तनी त्रुटियों को रोक देगा।
