Microsoft टीम Office 365 के भीतर एक संचार उपकरण है जो छोटे व्यवसायों को कर्मचारियों के साथ संवाद करने और सहयोग करने का एक सीधा तरीका देता है। उन लोगों के लिए, जिन्होंने Microsoft टीमों का उपयोग नहीं किया है, यह अधिक से अधिक बनाने के लिए विशेषज्ञों से कुछ मूल्यवान सुझाव और जानकारी प्राप्त करने में मदद कर सकता है।
Microsoft टीम युक्तियाँ
सिमोना मिलहम एक माइक्रोसॉफ्ट सर्टिफाइड ट्रेनर और आईटी लर्निंग प्लेटफॉर्म सीबीटी नगेट्स की ट्रेनर है। उन्होंने लघु व्यवसाय रुझानों के साथ एक ईमेल साक्षात्कार में छोटे व्यवसायों के लिए Microsoft टीमें बनाने के लिए कुछ मूल्यवान सुझाव साझा किए।
$config[code] not foundईमेल संचार कम से कम करें
Microsoft टीमों में से एक सबसे बड़ा लाभ यह है कि यह व्यवसायों को लंबे समय तक ईमेल श्रृंखलाओं पर भरोसा करने के बजाय उनके सभी संचार को एक स्थान पर व्यवस्थित रखने की सुविधा देता है, जो आसानी से फेरबदल में खो सकते हैं। इसलिए यदि आप अधिक से अधिक Microsoft टीम बनाने जा रहे हैं, तो इसके बजाय, आंतरिक संचार के लिए ईमेल के बजाय इसका उपयोग करें।
मिलहम कहते हैं, “अगर कोई टीम अपेक्षाकृत तुच्छ प्रश्न पूछते हुए टीम को एक ईमेल भेजती है, और हर कोई जवाब देता है, तो यह बहुत ही भयानक ईमेल उत्पन्न करता है। वार्तालाप टीम्स के दिल में हैं, जिससे एक नज़र में धागे को देखना आसान हो जाता है, और जल्दी से प्रासंगिक जवाब मिलता है। "
नई टीम के सदस्यों के साथ बातचीत साझा करें
Microsoft टीम नए कर्मचारियों को भी आसान बना सकती है। जब आप एक नया किराया बनाते हैं, या किसी नए प्रोजेक्ट में किसी मौजूदा टीम के सदस्य को जोड़ते हैं, तो आप उस थ्रेड या प्रोजेक्ट से बातचीत साझा कर सकते हैं ताकि वे आसानी से पकड़ सकें, बजाय इसके कि वे कई ईमेल फॉरवर्ड करें या उन्हें बोझिल दस्तावेज़ सौंप दें।
कुछ समूहों के साथ रहना
Microsoft टीम आपको अपने संगठन के भीतर विभिन्न समूहों को नामित करने की अनुमति देती है ताकि आप संबंधित टीम के सदस्यों के साथ बातचीत कर सकें। लेकिन अभी कर्मचारियों के हर संभव संयोजन के लिए समूह बनाने से अधिक नहीं जाना है। विचार करें कि कौन सबसे अधिक बार परियोजनाओं पर एक साथ काम करता है और केवल उन समूहों का निर्माण करता है जो समझ में आते हैं ताकि हर किसी को टन के विकल्पों से अभिभूत न करें। आप हमेशा बाद में और जोड़ सकते हैं।
प्रत्येक समूह के लिए एक लक्ष्य रखें
यदि आप यह निर्धारित करने के लिए संघर्ष कर रहे हैं कि किस समूह के साथ शुरू करना है, तो विचार करें कि आप प्रत्येक समूह के लिए क्या हासिल करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल शीर्ष-स्तरीय प्रबंधन के लिए एक समूह चाहते हैं, जिसे आप बड़े रणनीतिक निर्णय लेते समय बदल सकते हैं। लेकिन आप केवल आईटी समर्थन और सोशल मीडिया मार्केटिंग जैसे विशिष्ट उद्देश्यों के लिए भी समूह बना सकते हैं।
आप जाते ही समूह जोड़ें
वहां से, आप हमेशा समूहों को जोड़ सकते हैं क्योंकि विशिष्ट परियोजनाएं उनके लिए कॉल करती हैं। मान लें कि आपको एक विशेष क्लाइंट प्रोजेक्ट मिला है जिसमें कई विभागों के लोग शामिल हैं जो सामान्य रूप से एक साथ काम नहीं करते हैं। एक समूह बनाएं जो सिर्फ उस उदाहरण के लिए हो ताकि उन श्रमिकों को अधिक सामान्य धागे में संवाद न करना पड़े।
ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग सेट करें
Microsoft टीम एक ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग सुविधा भी प्रदान करती है ताकि आप विशिष्ट समूहों के भीतर या केवल एक या दो टीम के सदस्यों के साथ वॉयस मीटिंग की मेजबानी कर सकें। यह एक विशेष रूप से उपयोगी विशेषता हो सकती है खासकर यदि आपके पास टीम के कुछ सदस्य हैं जो दूरस्थ रूप से काम करते हैं। आप इसे एक नए अतिथि एक्सेस सुविधा के माध्यम से बाहरी ग्राहकों के साथ संवाद करने के लिए भी उपयोग कर सकते हैं।
एक संचार रणनीति बनाएँ
बेशक, Microsoft टीम केवल Microsoft उत्पाद नहीं है जो चैट और ऑडियो कॉल जैसी संचार सुविधाएँ प्रदान करता है। लेकिन मिलम ने उपलब्ध हर एक विकल्प का उपयोग करने में बहुत अधिक न फंसने की चेतावनी दी। इसके बजाय, एक विशिष्ट योजना बनाएं जो इस बात की रूपरेखा तैयार करती है कि आप किन परिस्थितियों में संचार और अन्य प्लेटफार्मों के लिए Microsoft टीमों का उपयोग करेंगे।
मिलहम बताते हैं, “मुझे लगता है कि सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक व्यापार उपयोगकर्ताओं को WHEN का उपयोग करने के लिए Microsoft Office 365 टूल को समझने में मदद कर रही है। व्यापार के लिए टीम, यमर और स्काइप की कार्यक्षमता के बीच ओवरलैप है जो उपयोगकर्ताओं के लिए वास्तव में भ्रमित करने वाला है, और वे कुछ मार्गदर्शन के बिना ईमेल में बस डिफ़ॉल्ट रूप से वापस आने की संभावना है। इसलिए मेरी सिफारिश है कि व्यवसाय को यह सोचने में कुछ समय लगता है कि कौन से उपकरण उनके संगठन के विभिन्न हिस्सों के लिए सबसे उपयुक्त हैं - और कुछ पायलटों को उपयोगकर्ताओं के विभिन्न समूहों के साथ चलाते हैं - और फिर अंतिम उपयोगकर्ताओं को मार्गदर्शन और जागरूकता प्रदान करते हैं। "
परीक्षण संचार रणनीतियाँ
जैसा कि मिल्हम ने उल्लेख किया है, यह आपके संगठन के भीतर विभिन्न संचार रणनीतियों का परीक्षण करने के लिए फायदेमंद हो सकता है यह देखने के लिए कि आपकी विशिष्ट टीम के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है। उदाहरण के लिए, आप पा सकते हैं कि क्लाइंट कॉल के लिए Skype का उपयोग करना समझ में आता है यदि आपके अधिकांश ग्राहकों के पास पहले से ही Skype ID हैं और वे Microsoft टीमों के साथ अतिथि अभिगमन के लिए साइन अप नहीं करना चाहते हैं। लेकिन आप सादगी के लिए टीमों के भीतर सभी आंतरिक कॉल रखने का विकल्प चुन सकते हैं। बस कर्मचारी इनपुट के लिए खुले रहें ताकि आप अपनी आवश्यकताओं के लिए अपनी योजना को अनुकूलित कर सकें।
नई सुविधाओं के साथ अप-टू-डेट रहें
Microsoft टीम लगातार परिवर्तन कर रही है और नई कार्यक्षमता जोड़ रही है जिससे आपकी टीम को लाभ हो सकता है या आप प्लेटफॉर्म का उपयोग करने का तरीका बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, Microsoft वर्तमान में टीम्स में व्यावसायिक कार्यक्षमता के लिए Skype को एकीकृत करने की प्रक्रिया में है। मिलहम किसी भी बदलाव या नई सुविधाओं के बारे में अधिक जानकारी और अपडेट के लिए Microsoft टीमों के प्रलेखन और व्यावहारिक मार्गदर्शन की जाँच करने की सलाह देते हैं।
अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें
यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि आपके कर्मचारी यह समझें कि अधिकांश Microsoft टीमें कैसे बनाई जाती हैं। और उस उद्देश्य के लिए बहुत सारे संसाधन उपलब्ध हैं। सीबीटी नगेट्स Microsoft टीम प्रशिक्षण के लिए एक विकल्प प्रदान करता है।
मिल्हम कहते हैं, “छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए, इसमें टीमों को तैनात करने और उपयोगकर्ता को अपनाने को प्रोत्साहित करने पर विचार करने के लिए संसाधनों का अवलोकन शामिल है। कर्मचारियों के लिए, इसमें चैनल, वार्तालाप, मीटिंग, फ़ाइल साझाकरण, विकी और बहुत कुछ का उपयोग करना शामिल है।
चित्र: Microsoft
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