एक कार्यालय स्वचालन सहायक संयुक्त राज्य सरकार के भीतर एक सामान्य प्रशासनिक सहायता की स्थिति का शीर्षक है। आंतरिक विभाग, श्रम विभाग, वयोवृद्ध स्वास्थ्य प्रशासन, आव्रजन और सीमा शुल्क प्रवर्तन विभाग और कृषि विभाग के रूप में ऐसी विभिन्न एजेंसियां और विभाग कार्यालय स्वचालन सहायकों के रूप में लोगों को नियुक्त करते हैं। ये संघीय कर्मचारी कई प्रशासनिक कर्तव्यों के लिए जिम्मेदार हैं जो उस एजेंसी के काम में सहायता करते हैं जिसमें वे कार्यरत हैं।
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कार्यालय स्वचालन सहायक कार्यालय संचार की सुविधा प्रदान करते हैं और एक व्यावसायिक कार्य वातावरण बनाए रखते हैं। वे टेलीफोन कॉल का जवाब दे सकते हैं, कॉल अग्रेषित कर सकते हैं, संदेश ले सकते हैं, कार्यालय में आगंतुकों को प्राप्त कर सकते हैं और आगंतुकों को उनके कार्यालय में ले जा सकते हैं। कार्यालय स्वचालन सहायक एक सामान्य प्रकृति के ईमेल और पत्रों का जवाब दे सकते हैं, सूचना के लिए सामान्य अनुरोधों को पूरा कर सकते हैं, सबसे अधिक संकेतित व्यक्ति को तकनीकी या विशेष पत्राचार अग्रेषित कर सकते हैं और कार्यालय कर्मचारियों को बाहरी मेल वितरित कर सकते हैं। इसके अलावा, कार्यालय स्वचालन सहायक अंतर-कार्यालय संचार वितरित करते हैं और कार्यालय बुलेटिन बोर्ड को बनाए रखते हैं।
सूचना और उत्पादन
कार्यालय स्वचालन सहायक लिखित सामग्री के उत्पादन और सुधार के लिए जिम्मेदार हैं। वे रिपोर्ट, पत्र, प्रपत्र, ज्ञापन और अन्य प्रकार के दस्तावेज़ लिख सकते हैं, उन्हें प्रारूपित और संपादित कर सकते हैं। वे भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों में, कार्यालय समय पत्रक और उपस्थिति रिकॉर्ड सहित रिकॉर्ड और फाइलें बनाए रखते हैं, और उन्हें निर्देशित के रूप में प्रसारित करते हैं। कार्यालय स्वचालन सहायक भी आवश्यकतानुसार नियमावली और कार्यालय प्रक्रियात्मक निर्देशों को अद्यतन करते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायायोजना और प्रावधान
कार्यालय स्वचालन सहायकों की योजना है और स्टाफ के सदस्यों को आधिकारिक व्यवसाय के साथ-साथ कार्यालय के नियमित संचालन के लिए यात्रा करने का प्रावधान है। वे यात्रा कार्यक्रम तैयार कर सकते हैं, परिवहन की व्यवस्था कर सकते हैं, होटल आरक्षण और यात्रा बुकिंग कर सकते हैं, यात्रा प्राधिकरण एकत्र कर सकते हैं, यात्रा वाउचर और अन्य यात्रा-संबंधी कार्य तैयार कर सकते हैं। वे अपनी यात्रा की तैयारी में कर्मचारियों के लिए संक्षिप्त और प्रस्तुति सामग्री तैयार कर सकते हैं। कार्यालय स्वचालन सहायक भी कार्यालय की आपूर्ति की आवश्यकता का अनुमान लगाते हैं, विशेष वस्तुओं के लिए अनुरोध लेते हैं, आपूर्ति की खरीद के लिए स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करते हैं और फिर आपूर्ति को वितरित करते हैं। जब कार्यालय उपकरण में से किसी के साथ समस्या हो तो कार्यालय स्वचालन सहायक मरम्मत तकनीशियनों की व्यवस्था करने के लिए स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करते हैं।
लिपिक और प्रशासन
कार्यालय स्वचालन सहायक कार्यालय की लिपिक आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। उनसे दस्तावेज टाइप करने, डिक्टेशन रिकॉर्ड करने, मीटिंग मिनट्स लेने, फोटोकॉपी करने, फैक्स भेजने, फाइल पेपर भेजने और ऑफिस सप्लाई फिर से भरने के लिए कहा जा सकता है। (वास्तव में, 40 शब्द प्रति मिनट या उससे अधिक की टाइपिंग स्पीड नौकरी की आवश्यकता है।) इसके अलावा, ऑफिस ऑटोमेशन असिस्टेंट को अनुपस्थित होने पर अन्य लिपिक कर्मचारियों के कर्तव्यों का पालन करना चाहिए।
