एक सम्मेलन योजनाकार के रूप में एक कैरियर आपको विभिन्न व्यावसायिक गतिविधियों पर काम करते हुए दिलचस्प स्थलों की यात्रा करने का अवसर प्रदान करता है। आप एक निगम, गैर-लाभकारी संगठन या एक मीटिंग और इवेंट कंपनी के लिए इन-हाउस स्टाफ सदस्य के रूप में काम कर सकते हैं या एक स्वतंत्र सलाहकार के रूप में अपना व्यापार कर सकते हैं। इवेंट प्लान करने के बाद कॉन्फ्रेंस प्लानर का अधिकांश काम आता है; संगठन और विस्तार पर ध्यान देना सफल बैठकों के पेशेवरों के प्रमुख लक्षण हैं।
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कॉन्फ्रेंस प्लानर मीटिंग को विकसित करने में मदद करते हैं, तब भी जब क्लाइंट के पास विस्तृत विचार हों। प्रारंभिक योजना बैठक में, योजनाकार ग्राहक के लक्ष्यों पर चर्चा करता है; इन लक्ष्यों में एक लाभ उत्पन्न करना, एक सदस्य भर्ती और रिटेंशन लाभ बनाना या सक्रिय सदस्यों या बोलने वाले स्लॉट के साथ प्रमुख उद्योग पेशेवरों को पुरस्कृत करना शामिल हो सकता है। नियोजन टीम उन स्थानों पर चर्चा करती है जो सबसे अधिक उपस्थित लोगों, सर्वोत्तम तिथियों, बैठक के लिए एक विषय, पिछले घटना के इतिहास, एजेंडा और लॉजिस्टिक आवश्यकताओं को आकर्षित कर सकते हैं।
बजट
प्रारंभिक बैठक के बाद, एक सम्मेलन योजनाकार बजट का पहला मसौदा बनाता है, जिसमें विस्तृत आय और व्यय अनुमान शामिल हैं। एक बार जब ग्राहक ने बजट को मंजूरी दे दी है, तो नियोजक स्थल और विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत और बुकिंग के साथ आगे बढ़ता है। बातचीत की दर, खानपान शुल्क, ऑडियो-विजुअल की कीमतें और अन्य खर्च एक सम्मेलन योजनाकार की एक महत्वपूर्ण जिम्मेदारी है। सर्वोत्तम सौदों को खोजने और इन लागतों को कम करने की क्षमता कई बैठकों के पेशेवरों के लिए एक प्रमुख विक्रय बिंदु है। कुछ उदाहरणों में, क्लाइंट की ओर से अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए योजनाकार अधिकृत है; अन्य मामलों में, योजनाकार ग्राहक की समीक्षा और हस्ताक्षर के लिए उन्हें तैयार करता है।
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एक बार अनुबंध होने के बाद, योजनाकार सम्मेलन से जुड़े कई विवरणों का प्रबंधन करता है। इसमें मार्केटिंग, पंजीकरण, बैज बनाना, स्पीकर रूम की बुकिंग, विज्ञापन, बूथ और प्रायोजन बेचना, भोजन और पेय की व्यवस्था करना, बच्चों और पति या पत्नी की गतिविधियों को बनाना और गोल्फ और टेनिस टूर्नामेंट जैसे बाहरी कार्यक्रमों का आयोजन शामिल है। यह कार्य काफी निगरानी और ट्रैकिंग लेता है, विस्तार से सम्मेलन योजनाकार की प्राथमिक जिम्मेदारी है। उदाहरण के लिए, बैज ऑर्डर करना भूल जाना, पूरी मीटिंग को नुकसान पहुंचा सकता है।
क्रियान्वयन
घटना के दौरान, सम्मेलन योजनाकार अक्सर साइट पर होता है, जो साइट के कर्मचारियों के साथ मिलने के लिए जल्दी दिखाता है। योजनाकार सेमिनार कक्ष सेटअप, ट्रेड शो बूथ क्षेत्र, पंजीकरण डेस्क और खाने के क्षेत्रों और स्थल के सभी शिपमेंट में लॉग की निगरानी करता है। किसी भी समस्या को हल करने के लिए सम्मेलन योजनाकार को हर समय उपलब्ध होना चाहिए। अनुभवी योजनाकारों के पास हमेशा समस्या की स्थिति में बैकअप योजनाएं तैयार होती हैं। यदि ग्राहक उपस्थितियों की संख्या से भोजन और पेय के लिए भुगतान कर रहा है, तो योजनाकार प्रत्येक घटना में खानपान प्रबंधक के साथ उपस्थिति संख्या की पुष्टि करता है।
जाँच करना
घटना के बाद, योजनाकार सम्मेलन के दौरान हुई सभी समीक्षाओं की समीक्षा करता है और एक सम्मेलन के बाद की रिपोर्ट तैयार करता है। योजनाकार सभी अनुबंधों की समीक्षा और अनुमोदन करता है, उपस्थित लोगों का सर्वेक्षण करता है और परिणामों को संकलित करता है, और किसी भी बूथ, विज्ञापन, प्रायोजकों या पंजीकरण के लिए चालान भेजता है जो पहले से एकत्र नहीं किया गया है। महत्वपूर्ण बात यह है कि नियोजक ग्राहकों के साथ मिलकर उनके घटना के मूल्यांकन पर चर्चा करता है।
