वर्टिकल फाइलिंग के फायदे

फ़ाइलों और फ़ोल्डरों में संगठनात्मक जानकारी के महत्वपूर्ण स्रोत होते हैं। जब भी आवश्यकता हो, आसान और त्वरित पुनर्प्राप्ति को सक्षम करने के लिए इसे दर्ज करना सूचना को व्यवस्थित करने का एक तरीका है। एक प्रभावी फाइलिंग सिस्टम एक कुशल तरीके से फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करने के लिए बुनियादी है। वर्टिकल फाइलिंग सिस्टम में कई निहित लाभ हैं, जिनमें कम स्थान की खपत, आसान संगठन और वेरिएंट फाइलिंग सिस्टम के लिए आवास शामिल हैं। एक वर्टिकल फाइलिंग सिस्टम आपके कार्यालय की जरूरत के अनुसार हो सकता है।

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अंतरिक्ष की बचत

प्राथमिक कारणों में से एक कार्यालय ऊर्ध्वाधर फाइलिंग सिस्टम के लिए जाता है ताकि अंतरिक्ष को बचाया जा सके। वर्टिकल फाइलिंग कैबिनेट्स लेटरल फाइलिंग कैबिनेट्स की तुलना में चौड़ाई में छोटे होते हैं, जो मूल्यवान स्थान को बचाता है। व्यापक दीवार स्थान बनाने वाले कार्यालय विशेष रूप से उस दीवार स्थान के इष्टतम उपयोग की अनुमति देने के लिए एक ऊर्ध्वाधर फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं। ऊर्ध्वाधर फाइलिंग अलमारियाँ अनुदैर्ध्य संरचनाएं हैं जो गहराई के साथ दराज की विशेषता हैं जो एक खड़ी स्थिति में फ़ाइलों को समायोजित करने में सक्षम हैं; निर्माता के आधार पर दराज की गहराई 15 से 28 इंच तक हो सकती है।

आसान संगठन

उपयोगकर्ता इस प्रकार के फाइलिंग सिस्टम में एक ऊर्ध्वाधर स्थिति में फ़ोल्डर्स की व्यवस्था करते हैं। इस तरह के फाइलिंग के लिए फोल्डर्स में फ्रंट फ्रंट साइड और लंबा बैकसाइड होता है, जिसमें फोल्डर आइडेंटिफिकेशन होता है। लंबा बैकसाइड उपयोगकर्ताओं को ब्राउज़ करते समय आसानी से फ़ोल्डर की पहचान करने की अनुमति देता है। अलग-अलग सूचना संस्थाओं के लिए अलग-अलग फ़ोल्डर बनाए जाते हैं, और वर्णमाला या संख्यात्मक क्रम में या अन्य मापदंडों के आधार पर सॉर्ट किए जाते हैं, जैसे कि क्लाइंट का नाम या फ़ोल्डर शीर्षक। उपयोगकर्ता वर्गों के बीच विभाजक के रूप में पहचान टैग डालकर प्रत्येक दराज को अलग-अलग डिब्बों में विभाजित कर सकते हैं।

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फ़ाइलें लटकाएँ

एक ऊर्ध्वाधर फाइलिंग सिस्टम फ़ाइल और फ़ोल्डर व्यवस्था के निलंबन की विधि के लिए अनुमति देता है। उनके खुले सिरों पर लटकी फाइलें उपयोगकर्ताओं को अपनी स्थिति से हटाए बिना एक फाइल में अलग-अलग शीट और कागजात डालना आसान बनाती हैं। लटकी हुई फ़ाइलों को समायोजित करने के लिए, ऊर्ध्वाधर फाइलिंग अलमारियाँ रेल की सुविधा देती हैं। फ़ोल्डरों को कैबिनेट के लिए अनुकूलित किया जाता है, या तो बार के छोर पर clasps के साथ धातु के खुले छोरों को जोड़कर; फ़ोल्डरों को फिर clasps के माध्यम से रेल से निलंबित कर दिया जाता है। फ़ोल्डर की पहचान के लिए एक धातु की प्लेट रेल के अंत में फिट की जाती है।

ओपन शेल्फ की व्यवस्था

एक ऊर्ध्वाधर फाइलिंग सिस्टम में, फ़ोल्डर्स खुले शेल्फ ऑर्डर में व्यवस्थित किए जा सकते हैं जो आमतौर पर पुस्तकालयों में पाए जाते हैं। यदि आपके कार्यालय में बड़ी मात्रा में फाइलें और फ़ोल्डर्स हैं, तो ओपन शेल्फ ऑर्डर विशेष रूप से उपयोगी है। इस तरह के ऊर्ध्वाधर फाइलिंग के लिए अलमारियाँ बहुत सस्ती हैं। आप खुले शेल्फ सिस्टम में रैक में फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को लंबवत रूप से व्यवस्थित करते हैं। फ़ोल्डरों का पता लगाने के दौरान हाथों की मुक्त आवाजाही की अनुमति देने के लिए रैक के बीच पर्याप्त जगह होती है।