छोटे व्यवसायों में से लगभग दो तिहाई, या 64 प्रतिशत, यह ट्रैक नहीं कर सकते कि उनके प्रिंट डिवाइसों की लागत कितनी है और न ही वे उनके उपयोग को ट्रैक कर सकते हैं। और अगर आप इन बुनियादी आंकड़ों को अपने व्यवसाय में ट्रैक करने में सक्षम नहीं हैं, तो आपको पता नहीं चलेगा कि कितना बर्बाद हो रहा है।
होशियार डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट (पीडीएफ) रिपोर्ट और ज़ीरक्स द्वारा स्टेट ऑफ़ एसएमबी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वेक्षण के साथ अपने आईटी बजट का अनुकूलन कैसे करें (NYSE: XRX) एक डिजिटल दुनिया में मुद्रण के लिए बहुमूल्य अंतर्दृष्टि और समाधान प्रदान करते हैं।
$config[code] not foundअपने प्रिंटर की निगरानी के लाभ
सर्वेक्षण
यह सर्वेक्षण अमेरिका, फ्रांस, जर्मनी और ब्रिटेन में किया गया था, जिसमें 1,000 से अधिक छोटे और मध्यम आकार के व्यवसाय हिस्सा ले रहे थे। लक्ष्य यह पता लगाना था कि ये कंपनियां प्रिंट और दस्तावेजों का प्रबंधन कैसे कर रही थीं। प्रिंटर उपयोग का टूटना दर्शाता है कि छोटे व्यवसायों में क्या हो रहा है। साक्षात्कार में शामिल व्यवसायों में से 56 प्रतिशत ने बिलिंग और चालान को संगठन में गहन प्रक्रिया के रूप में बताया, 53 प्रतिशत ने कहा कि व्यापार और वित्तीय रिपोर्टिंग समान रूप से कागज गहन थी, और 51 प्रतिशत ने कहा कि एचआर फॉर्म और कर्मचारी फाइलें बड़ी संख्या में अपने प्रिंटर से बाहर उड़ रही थीं।
सैंतालीस प्रतिशत शिकायत करने वाले कर्मचारियों ने ईमेल प्रिंट करने वाले ईमेल को अपने प्रिंटर उपयोग के एक बड़े हिस्से में जोड़ा, और उसी प्रतिशत ने दावा किया कि कानूनी हस्ताक्षर कागज और प्रिंटर के उपयोग पर एक बड़ी नाली थे। 40 प्रतिशत से अधिक व्यवसायों ने अनुमोदन, विपणन सामग्री और ग्राहक उद्धरण खरीदने की सूचना दी, कागज और मुद्रण संसाधनों की अच्छी मात्रा में वृद्धि हुई।
छोटे मेडिकल, कानूनी, वास्तु और डिजाइन फर्मों के लिए, प्रिंट आउटपुट सर्वेक्षण में बहुत अधिक हो सकता है। और अधिक बार नहीं, इन व्यवसायों के पास इस श्रम गहन कार्य की देखभाल करने वाले प्रबंधित प्रिंट सेवा प्रदाता नहीं हैं।
सर्वेक्षण में एक और आकर्षक आँकड़ा छपाई में शामिल प्रक्रियाओं के साथ बर्बाद होने वाले समय की मात्रा थी? प्रिंटर पर नौकरियों की प्रतीक्षा कर रहा है, आपूर्ति से बाहर चल रहा है या दस्तावेजों को लेने के लिए प्रिंटर की दुकानों पर जा रहा है, काफी समय तक जोड़ते हैं। लागत, निश्चित रूप से दिखाई नहीं दे सकती है, लेकिन यह वहां है।
जेरॉक्स का कहना है कि अमेरिका में एक साझा केंद्रीय प्रिंटर के साथ एक व्यवसाय में दस्तावेज़ के लिए प्रतीक्षा समय प्रत्येक कर्मचारी के लिए लगभग तीन मिनट है। यह प्रति कर्मचारी प्रति वर्ष 13 घंटे के लिए आता है। तो 10 कर्मचारियों के साथ एक छोटा सा व्यवसाय भी 130 घंटे बर्बाद समय का अनुभव कर सकता है।
रिपोर्ट
“कैसे अपने आईटी बजट को स्मॉर्ट डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट के साथ ऑप्टिमाइज़ करें” रिपोर्ट में समाधान है कि छोटे व्यवसायों को सर्वेक्षण में आने वाली समस्याओं से बचने के लिए तैनात किया जा सकता है।
पहला यह है कि उन्हें अपने प्रिंटर उपयोग को और अधिक कुशलता से प्रबंधित करने में मदद करने के लिए एक प्रबंधित प्रिंट सेवा भागीदार ढूंढना है। आधिकारिक ज़ेरॉक्स ब्लॉग पर एक पोस्ट में, ज़ेरॉक्स चैनल मार्केटिंग मैनेजर लिसा ग्राहम ने व्यवसायों के लिए प्रिंटर उपयोग का आकलन करने में अधिक सक्रिय होने की आवश्यकता के बारे में लिखा है। ग्राहम बताते हैं, "प्रिंट आकलन लागत बचत और दक्षता में सुधार की पहचान कर सकता है।"
प्रिंटर ट्रे पर छोड़े गए दस्तावेज़ों से लेकर आपूर्ति की आपूर्ति तक, अनावश्यक रूप से रंग में छपाई, और अन्य अक्षमताएँ आपको महंगा कर रही हैं।
डिजिटलीकरण आपके व्यवसाय के लगभग हर हिस्से को बदलने के साथ, एक विश्वसनीय प्रबंधित प्रिंट सेवाएँ या अन्य भागीदार डिजिटलीकरण, दस्तावेज़ वर्कफ़्लो, मोबाइल प्रिंटिंग, क्लाउड तकनीक और सुरक्षा को शामिल कर सकता है।
एक अलग लेकिन संबंधित मुद्दे के रूप में, रिपोर्ट बताती है कि असुरक्षित मुद्रण के कारण 90 प्रतिशत व्यवसाय भंग हो गए हैं।
निष्कर्ष
रिपोर्ट के अंत में, ज़ेरॉक्स सभी आकारों की कंपनियों को सही प्रबंधित प्रिंट सेवा भागीदार खोजने की सलाह देता है, लेकिन छोटे व्यवसायों के लिए यह संभव नहीं हो सकता है। यह रिपोर्ट उन लोगों के लिए बहुमूल्य जानकारी प्रदान करती है जो ऐसी सेवाओं को किराए पर नहीं ले सकते।
ट्रैकिंग और निगरानी समाधानों के साथ नवीनतम प्रिंटरों का चयन करके, सुशासन के साथ सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करना और अपने कार्यबल को शिक्षित करना, आप अनियमित प्रिंटर उपयोग से जुड़ी समस्याओं का प्रभावी ढंग से प्रबंधन कर सकते हैं। कुछ समाधानों में मानकीकरण सेटिंग्स शामिल हैं, इसलिए सभी प्रतियां काले और सफेद रंग में हैं, जो क्लाउड और मोबाइल वर्कफ़्लोज़ के साथ एकीकृत होती हैं, वर्कफ़्लो को स्वचालित करती हैं और आपूर्ति की खरीद का समन्वय करती हैं।
चित्र: ज़ेरॉक्स
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