आपके सामने एक लेखन परियोजना है … और कागज का एक खाली टुकड़ा। एक ठंडे पसीने में, आपको लगता है कि कॉपीराइटर को किराए पर लेना आसान हो सकता है (आखिरकार, आप लेखक बनने के लिए व्यवसाय में नहीं गए)। फिर से विचार करना। पाँच सीधे कदम और कुछ अभ्यास के साथ, आप अपने खुद के कॉपीराइटर हो सकते हैं और अपने व्यवसाय के लिए बाहरी मदद पर आपके द्वारा खर्च किए गए धन को पुनर्निवेशित कर सकते हैं।
क्यों व्यापार लेखन महत्वपूर्ण है
कारण लेखन, या किसी भी प्रकार का व्यवसाय संचार, महत्वपूर्ण है वही कारण जो हम व्यवसाय में संलग्न हैं: सकारात्मक व्यापार परिणाम बनाने के लिए। प्रभावी व्यवसाय लेखन कई तरीकों से सकारात्मक व्यावसायिक परिणामों को बढ़ावा दे सकता है, जिसमें शामिल हैं:
- हितधारकों के लिए मूल्य बनाना
- कंपनी की रणनीतियों और लक्ष्यों के साथ हितधारकों को संरेखित करने में मदद करना
- लेखक को निरंतर सीखने में संलग्न करने की अनुमति देना
नीचे दिए गए लेखन सुझाव आपके द्वारा किसी भी लम्बाई में लिखने के तरीके को बेहतर बनाएंगे - एक अनौपचारिक ई-मेल से लेकर पूर्ण व्यावसायिक प्रस्ताव तक। (केवल एक चीज जो भिन्न होगी वह प्रत्येक लेखन कार्य पर खर्च किया गया समय है।)
चरण 1: अपने दर्शकों को जानें।
क्या आप ऊपर, नीचे या बाद में संचार कर रहे हैं? क्या आपके दर्शक आपके संगठन के लिए आंतरिक या बाहरी हैं? ये आपके दर्शकों से जुड़े सबसे बुनियादी सवाल हैं। यदि आप अपनी जाँच में यहाँ रुकते हैं, तो संभवतः आपके पास लेखन प्रक्रिया में आगे जाने के लिए पर्याप्त जानकारी नहीं है।
किसी भी तरह से अपने पाठक को जान सकते हैं। यदि यह एक विशिष्ट व्यक्ति है, तो क्या उनके पास एक सहायक है जो आपको कुछ जानकारी दे सकता है? शायद व्यक्ति की प्रत्यक्ष रिपोर्ट आपको कुछ संकेत दे सकती है? क्या उस व्यक्ति का प्रोफ़ाइल है जो आपको उनकी रुचियों और संचार शैली को निर्धारित करने में मदद करेगा? यदि आप कमांड की श्रृंखला को बेच रहे हैं या संचार कर रहे हैं, तो इन प्रश्नों के उत्तर आपके निर्णायक और आपके लेखन पर काम करने वाले महत्वपूर्ण निर्णायक हो सकते हैं।
अपने पाठक की पसंदीदा संचार शैली पर विचार करने के लिए कुछ समय लें। इस बारे में सोचें कि वे आपके और दूसरों के साथ कैसे संवाद करते हैं। क्या वे चाहते हैं कि आप "इस मुकाम पर पहुँचें", या वे यह पूछकर शुरू करें कि आपका परिवार कैसा चल रहा है? अमेरिकी लिखित संचार में प्रचलित ज्ञान सीधे बिंदु पर पहुंचना है; हालाँकि; कई व्यावसायिक पेशेवर पहले संबंध बनाना पसंद करते हैं, और यदि वे संचार द्वारा अवमूल्यन महसूस करते हैं तो वे आपके ई-मेल को नहीं पढ़ते हैं जो व्यवसाय के लिए सही है। अपने दर्शकों को जानने का अर्थ है, यह जानना कि अपना मुख्य बिंदु कहाँ रखा जाए: शुरुआत या अंत में।
अपने दर्शकों पर विचार करते समय याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वे क्या परवाह करते हैं। प्रश्न में कुछ भी गलत नहीं है, "मेरे लिए इसमें क्या है?" यदि आप इसे अपने पाठक की ओर से नहीं पूछ रहे हैं, तो आपके संदेश की अनदेखी हो सकती है।
चरण 2: संचार चैनल पर निर्णय लें।
एक बार जब आप अपने दर्शकों को जानते हैं, तो आप एक सूचित निर्णय ले सकते हैं कि किस चैनल का उपयोग करना है। चैनल, या संचार के तरीके, आंतरिक या बाहरी, औपचारिक या अनौपचारिक में विभाजित किए जा सकते हैं। फिर, यह सिर्फ पहला कदम है। इस बात पर विचार करें कि क्या पाठक आपकी जानकारी के साथ गुजरेंगे। यदि हां, तो वह इसे किसके साथ पारित करेगा? ये प्रश्न आपको यह तय करने में मदद करेंगे कि आपको ब्रोशर, पत्र, मेमो, ई-मेल या व्यवसाय लेखन के अन्य रूप की आवश्यकता है या नहीं।
एक उदाहरण: हम अपने पर्यवेक्षक को लिखेंगे कि उन्हें एक नई नीति के लिए आश्वस्त किया जाए कि उन्हें भुगतान किए गए समय का अनुरोध करने की आवश्यकता है। चूंकि यह एक अधिक औपचारिक, आंतरिक अनुरोध है, हम एक मेमो प्रारूप का उपयोग करेंगे। ज्ञापन इस तरह से लिखा जाएगा कि पर्यवेक्षक चर्चा के लिए मानव संसाधन निदेशक के पास ले जा सकता है।
चरण 3: वांछित कार्रवाई को सत्यापित करें।
व्यवसाय लेखन में कार्यशालाओं के दौरान, प्रतिभागी अक्सर दर्शकों और संचार चैनल को समझते हैं, लेकिन इस बिंदु पर जहां उन्हें अपने समग्र उद्देश्य की पहचान करनी होती है, वे सोचते हैं, "मैं चाहता हूं कि वे इसे पढ़ें।" यह लक्ष्य व्यवसाय के उद्देश्य से कम है। लेखन - व्यवहार बदलने के लिए। यह सत्यापित करना कि आप पाठक से क्या चाहते हैं, विशिष्ट कार्रवाई को प्रोत्साहित करता है। क्या आप चाहते हैं कि पाठक एक नई नीति का पालन करें? क्या आप चाहते हैं कि वे एक दिखाने या परीक्षण प्रस्ताव के लिए कॉल करें? क्या आप एक बदलाव का सुझाव दे रहे हैं, या एक अनुरोध कर रहे हैं जिसमें तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है?
यदि आप आदर्श परिणामी कार्रवाई के बारे में अस्पष्ट हैं, तो आपका पाठक अस्पष्ट होगा, और कार्य करने की संभावना भी कम होगी। दूसरी तरफ, आपके संचार का लक्ष्य क्या है, इसका स्पष्ट विचार होने से, आपको अपने पाठक को कार्य करने के लिए मनाने की अधिक संभावना है। समय व्यवसाय लेखन में सार है। आपके पास केवल एक क्षण है कि दर्शकों को बताएं कि आपको जो कहना है वह मूल्यवान है और कार्रवाई की आवश्यकता है।
चरण 4: एक रिपोर्टर की तरह सोचें।
एक रिपोर्टर की तरह, "फाइव डब्ल्यू" का जवाब दें-कि क्या, कहाँ, कब, क्यों (और कैसे)। याद रखें कि जब यह बिंदु पर हो तो व्यावसायिक लेखन स्पष्ट होता है। इतिहास और "रोचक" पृष्ठभूमि का विवरण तब तक न दें जब तक कि यह सीधे तौर पर संबंधित न हो जाए कि आप पाठक से क्या चाहते हैं।
यदि आपके पास एक पाठक है जिसे काफी विस्तार पसंद है, तो अपने लेखन में निम्नलिखित सवालों के जवाब देने पर विचार करें:
- पाठक क्यों परवाह करता है?
- पाठक को कैसे लाभ होता है?
- पाठक को क्या करना चाहिए?
- पाठक को कब करना चाहिए?
- अगर पाठक कार्रवाई करे तो क्या होगा?
- क्या होता है अगर पाठक नहीं है कार्रवाई करें?
- और किसको होगा फायदा? क्यूं कर?
- पाठक अधिक जानकारी के लिए कहां जाता है?
चरण 5: बिक्री बंद करें।
अपने व्यावसायिक संचार के अंत में बिक्री के लिए पूछें। पाठक से उस क्रिया का अनुरोध करें जिसकी आप अपेक्षा करते हैं और जब आप इसकी अपेक्षा करते हैं। यह "समापन" तकनीक है जो अमेरिकी दर्शकों के साथ सबसे प्रभावी है। यदि अंतर्राष्ट्रीय दर्शकों के लिए लेखन, इसमें विभिन्न चरण शामिल हैं; हालाँकि, एक सम्मोहक अंत प्रदान करने से आपका संचार मजबूत होगा।
आइए एक उदाहरण देखें जो लेखन प्रक्रिया के सभी पांच चरणों का उपयोग करता है।
टू: इवान दत्ता प्रेषक: सोमा जुर्गेंसन, x555 दिनांक: २ ९ दिसंबर २०१०
पुन: भुगतान समय (पीटीओ) अनुरोधों की दक्षता में वृद्धि हाल ही में एक कर्मचारी बैठक में, हम अपने समय को प्राथमिकता देने और एक संगठन के रूप में अधिक कार्य / जीवन संतुलन की खोज करने के लिए हमारी प्रक्रियाओं में दक्षता में सुधार करने की आपकी इच्छा से चले गए थे। उस दिन आपके विचारपूर्ण विचारों ने मुझे अपने स्वयं के विचार प्रस्तुत करने के लिए प्रेरित किया। कृपया इस ज्ञापन को एक ऐसी प्रक्रिया में बदलाव के लिए एक अनुरोध के रूप में मानें, जो हमारी कंपनी की अनगिनत घंटों की अक्षमता और फिर से काम करने में खर्च करती है। इस परिवर्तन अनुरोध के साथ, आप प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करके लोगों पर ध्यान केंद्रित करने की अपनी रणनीति को चैंपियन बनाने के लिए एक और रणनीति जोड़ सकते हैं। वर्तमान नीति कर्मचारियों को पीटीओ के लिए अपने पर्यवेक्षक को ई-मेल करने के लिए है। पर्यवेक्षक तब कर्मचारी के दिनों की संख्या की जांच करता है और आंशिक रूप से अनुरोध को मंजूर करने से पहले कर्मचारी को पूरा करने और हस्ताक्षर करने के लिए एक फॉर्म भरता है। चूंकि हमारी कंपनी ने पिछले वर्ष के पुनर्गठन के दौरान प्रत्येक प्रबंधक को रिपोर्ट करने वाले कर्मचारियों की संख्या में वृद्धि की है, इसलिए PTO अनुरोधों के लिए प्रबंधकों के समय की मांग तेजी से बढ़ी है। केवल एक सहायक के साथ, एचआर निदेशक व्यक्तिगत कर्मचारी पीटीओ के लिए अनुरोधों के साथ बाढ़ है। परिणाम शोध और संतोषजनक अनुरोधों को पूरा करने में काफी समय लगा है, जिसके कारण कई त्रुटियां भी हुई हैं। कंपनी के इंट्रानेट का उपयोग करके प्रपत्रों को वितरित करने और कर्मचारी लॉगिन के साथ एचआरआईएस प्रणाली को अनुकूलित करने के लिए, कर्मचारियों द्वारा बहुत सारे शोध और रूप स्वयं किए जा सकते हैं। नई प्रणाली निम्नानुसार काम करेगी: इस प्रक्रियागत बदलाव को अपनाने से कर्मचारियों, प्रबंधकों और एचआर के लिए समय खाली हो जाएगा। सहेजे गए समय को उन कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत संपर्क में बिताया जा सकता है जिनके पास नियमित प्रश्नों से अधिक है, एचआर द्वारा प्रदान की गई ग्राहक सेवा में सुधार। वर्तमान नीति के साथ जारी रहने के परिणामस्वरूप समय और संसाधन खो जाएगा। वर्तमान नीति के बारे में कुंठाओं के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मानव संसाधन सहायक और मैं वर्ष के पहले के बाद मिलने के लिए उपलब्ध हैं। हम एचआर निदेशक के साथ बैठक में इस बदलाव का समर्थन करने वाले विशिष्ट विवरण प्रदान करने के लिए उपलब्ध हैं। इस नई प्रक्रिया को छह महीने के दौरान लागू किया जा सकता है, जिससे कंपनी इस कैलेंडर वर्ष (2011) को लाभान्वित कर सकती है और नीति को सुव्यवस्थित करके लोगों पर ध्यान केंद्रित करने की आपकी रणनीति को जल्दी से उजागर कर सकती है। मैं इस अवसर पर आगे चर्चा करने के लिए वर्ष के पहले सप्ताह के भीतर आपसे संपर्क करूंगा। यदि आपके पास इस बीच कोई सवाल है, तो कृपया मेमो के हेडर में मेरे एक्सटेंशन पर संपर्क करें। निष्ठा से, XXXX
अंतिम शब्द इसे याद रखें - यहां तक कि इस पांच-चरण की प्रक्रिया का उपयोग करके अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए कुछ सेकंड समर्पित करना, सामग्री की परवाह किए बिना आपके काम में सुधार कर सकता है। प्रत्येक पारस्परिक रूप से समावेशी कदम के बाद, आप व्यवसाय लेखक को मजबूत संचार की सुविधा दे सकते हैं, जिससे आपके व्यवसाय के लिए सकारात्मक परिणाम मिल सकते हैं।
