जैसे-जैसे आपकी कंपनी बढ़ती है, आप अधिक प्रक्रियाएँ, सॉफ्टवेयर और लोगों को जोड़ते हैं। यदि आप सभी को एक साथ व्यवस्थित नहीं कर रहे हैं, तो आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि आपके सिस्टम जटिल और निरर्थक हैं।
वर्कफ़्लो को समेकित करने से आपके बढ़ते व्यापार को फलने-फूलने और अपने लोगों को महत्वपूर्ण सामान पर काम करते रहने में मदद मिलेगी।
कैसे अपने व्यापार प्रणाली को मजबूत करने के लिए
डेटा एंट्री टाइम कम करें
यदि आप एक ही डेटा को कई स्थानों पर दर्ज कर रहे हैं, तो आप अपना समय बर्बाद कर रहे हैं। सॉफ़्टवेयर ऐप एकीकरण आपको डेटा को एक बार दर्ज करने और इसे अन्य स्थानों में स्वचालित रूप से सिंक करने देता है।
$config[code] not foundएक बहुत बड़ा समय? ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) सॉफ़्टवेयर देखें, जो अन्य सेवाओं, जैसे ईमेल विपणन, लेखांकन और सामग्री प्रबंधन के साथ ऐप एकीकरण प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, इनसाइट एवरनोट, जीमेल, गूगल कैलेंडर, गूगल ड्राइव, मेलकंप, आउटलुक 2013, कोट रोलर, टॉरियो और जैपियर के साथ एकीकृत करता है। जल्द ही, इनसाइट भी QuickBooks ऑनलाइन के साथ एकीकृत होगा।
एकीकरण आपको अपने सीआरएम के भीतर अधिक कुशलता से कार्यों का प्रबंधन करने की अनुमति देता है, जैसे कि एवरनोट से परियोजना की जानकारी को अपने सीआरएम में संगठन से जोड़ना, या उद्धरण रोलर के माध्यम से सीआरएम जानकारी के साथ व्यक्तिगत उद्धरण बनाना।
क्लाउड में काम करते हैं
किसी प्रोजेक्ट पर काम करने में असमर्थ होने के दिन क्योंकि डेटा एक डेस्कटॉप पर संग्रहीत होता है जिसे आप एक्सेस नहीं कर सकते हैं। अब आपकी टीम, आपके क्लाइंट और किसी अन्य व्यक्ति को, जिसे किसी प्रोजेक्ट या दस्तावेज़ पर सहयोग करने की आवश्यकता है, इंटरनेट के माध्यम से किसी भी स्थान से महत्वपूर्ण जानकारी को देखने और उपयोग करने में सक्षम है। क्लाउड में संग्रहीत डेटा कंप्यूटर के ग्लिच के कारण भ्रष्टाचार के लिए प्रतिरोधी है क्योंकि यह किसी एक व्यक्ति के कंप्यूटर पर संग्रहीत नहीं है।
ध्यान रखें कि जब कुछ क्लाउड ऐप्स में अप्रत्याशित डाउनटाइम होता है, तो यह आपके काम करने की क्षमता को प्रभावित कर सकता है। (जब मार्च में Google ड्राइव डाउन हुआ तो क्या आपका व्यवसाय प्रभावित हुआ था?)
यदि आप डाउनटाइम समस्याओं के बारे में चिंतित हैं, तो संयोजन एप्लिकेशन पर विचार करें जो आपको स्थानीय रूप से संग्रहीत बैकअप डेटा से काम करने की अनुमति देते हैं, या जिनके पास ऑफ़लाइन मोड है। व्यवसाय के लिए लोकप्रिय क्लाउड ऐप्स में Google Apps for Business, Office 365, Box और RebitPro शामिल हैं। इसके अलावा, कई क्लाउड ऐप्स आपकी कंपनी के लिए सॉफ़्टवेयर लाइसेंस का एक ब्लॉक खरीदने के लिए कम लागत वाले विकल्प हैं।
सिर्फ एक कैलेंडर का उपयोग करें
कुछ चीजें एक समय सीमा के लापता होने से अधिक निराशाजनक हैं क्योंकि कोई गलत कैलेंडर की जाँच कर रहा था। इससे बचने का सबसे अच्छा तरीका है कि हर किसी और हर प्रोजेक्ट के लिए सिर्फ एक कैलेंडर का इस्तेमाल किया जाए।
एक कैलेंडर चुनें, जो आपके द्वारा CRM और प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत होगा, साथ ही आपकी टीम द्वारा नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले मोबाइल डिवाइस। न केवल आप महत्वपूर्ण परियोजना की समय-सीमा को सिंक करने में सक्षम होंगे, बल्कि आपकी टीम महत्वपूर्ण कंपनी की समय-सीमा को ध्यान में रखते हुए एक ही मोबाइल ऐप के भीतर अपने स्वयं के शेड्यूल का प्रबंधन कर सकती है।
“K.I.S.S. का पालन करें नियम "
जैसे आपने स्कूल में सीखा, कीप इट सिंपल, सिल्ली।
यदि आप नियमित व्यावसायिक कार्यों को जटिल बनाने और अपने वर्कफ़्लो में अतिरेक पैदा करने से बचना चाहते हैं, तो हमेशा सादगी पर ध्यान दें। नवीनतम तकनीक हमेशा उस चीज़ में सुधार नहीं करती है जो आपने पहले ही प्राप्त कर ली है। यदि आप बेहतर व्यापार प्रणालियों के लिए खरीदारी कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप कुछ पहले से ही नकल नहीं कर रहे हैं। यह एक ऐसा स्थान है जहां प्लगइन्स, एप्लिकेशन और एक्सटेंशन वास्तव में सहायक हैं।
आप सॉफ्टवेयर, जैसे कि CRM या एक वेब ब्राउज़र पा सकते हैं, जो वास्तव में एक काम करता है। फिर शायद एक प्लगइन जोड़ें जो एक प्रक्रिया को स्वचालित करता है या कार्यक्षमता जोड़ता है जो आप एक यूनी-टास्किंग सॉफ़्टवेयर के साथ प्रबंधित कर रहे हैं। यह आपको और आपकी टीम को एक और कार्यक्रम और एक और सीखने की प्रक्रिया से मुक्त करता है।
यदि आप अपने व्यापार प्रणालियों को सुव्यवस्थित करने की उपेक्षा कर रहे हैं, तो पहली बार जब आप विकल्पों पर एक सख्त नज़र डालते हैं, तो यह थोड़ा भारी हो सकता है। एक बार जब आप उन नौकरियों के लिए सही ऐप ढूंढने के लिए समय निकाल लेते हैं जिनकी आपको स्वचालित आवश्यकता होती है और किसी भी अनावश्यक सिस्टम और सॉफ़्टवेयर को मिटा दिया जाता है, तो आपको नियमित रूप से अपने सिस्टम का आकलन करने के लिए सशक्त होना चाहिए, जिससे upkeep बहुत सरल हो जाएगा।
संभवतः सिस्टम को सुव्यवस्थित करने के लिए सबसे अच्छा भुगतान आपकी टीम को परियोजनाओं पर काम करने के लिए मुक्त कर रहा है - बजाय अनावश्यक कार्य करने के समय को जलाने के।
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