व्यापार ईमेल के लिए 10 पुराने नए नियम

“ईमेल अब व्यापार संचार का प्रमुख रूप है और इसे इस तरह से माना जाना चाहिए। कुछ समान नीतियां हर किसी को ट्रैक पर रहने में मदद करती हैं। ”

मैं कहता हूं कि यहां तक ​​कि "ई" के सामने भी, यह अभी भी मेल है। यह आपके व्यवसाय का संचार है। यह सिर्फ बिक्री नहीं है। और हमारे त्वरित और लापरवाह पाठ संचार में डूबे होने का मतलब यह नहीं है कि हमें अपने स्वयं के ईमेल पर ध्यान नहीं देना चाहिए। और यदि आप इसे करने जा रहे हैं - और इसका सामना कर रहे हैं, तो आप हैं - इसे सही करें। मुझे लगता है कि मेरी सूची यहां कुछ भी नहीं है जो हम पहले से ही जानते हैं, लेकिन हमें अनुस्मारक की आवश्यकता हो सकती है। आशा है कि ये आपकी मदद करेगा:

1. इसे छोटा रखें। हम सब व्यस्त हैं हममें से अधिकांश लोग अपने ईमेल को कम कर रहे हैं, प्रमुख बिंदुओं की तलाश कर रहे हैं, और उनमें से जल्दी से बाहर निकलने की कोशिश कर रहे हैं। आधी लंबाई में कटौती करने पर मैंने कभी भी ऐसा कुछ नहीं लिखा जो अधिक उपयोगी नहीं था।

2. विषय पंक्ति को सारांश बनाएं। यह स्पष्ट प्रतीत होता है, लेकिन अपने स्वयं के ईमेल को स्कैन करें और आप पाएंगे कि अधिकांश विषय लाइनें सबसे बेहतर हैं। हमारे पास ऐसे धागे हैं जो पहले संदेश के विषय से जुड़े स्नोबॉल की तरह बढ़ते हैं, एक ऐसा विषय जो लंबे समय से बदल गया है। हम सुर्खियों में जैसे विषयों पर आए हैं, हमें आगे पढ़ने में धोखा देने की कोशिश कर रहे हैं। एक स्पैमर की तरह ध्वनि मत करो। अपने विषय पंक्ति में अपने संदेश का वर्णन करें।

3. "आप" के साथ शुरू और अंत करें। यह व्यावसायिक पत्र लेखन के मूल सिद्धांतों में से एक है: अपने पाठक के स्वयं के हित को संबोधित करें। "आप" शब्द के साथ अपने पहले पैराग्राफ को शुरू करें और "आपने मुझसे पूछा था …" या "आप चाहते थे …" या "आपने उल्लेख किया" या "आपको आवश्यकता है" जैसे कुछ को शामिल करें। अपने अंतिम पैराग्राफ को "आप" के साथ फिर से शुरू करें और अपने को तनाव दें। पाठक जो कुछ भी कर रहा है, उससे बाहर निकल जाएगा।

4. प्रति संदेश केवल एक विषय। जब आप अपने ईमेल को प्रत्येक विषय के लिए एक संदेश में तोड़ते हैं, तो आपको ईमेल के वास्तविक परिणाम मिल जाएंगे। जिन अतिरिक्त संदेशों को आप शामिल करना चाहते हैं उनमें बहुत अधिक खो जाने की संभावना है। संदेशों को तोड़ो।

5. उचित स्वर का प्रयोग करें। सावधान रहें और टोन के साथ सही रहें। सरकस्म, पैरोडी, और विडंबना ठंडे कठिन काले और सफेद पाठ में डालना मुश्किल है। टोन बहुत आसानी से गलत समझा जाता है। कभी भी ऐसा ईमेल न लिखें, जिसे गलत तरीके से समझा जा सके और किसी को संदर्भ से बाहर भेज दिया जाए। कभी भी ऐसा ईमेल न लिखें जो उद्धृत किया जाए तो शर्मनाक होगा।

6. अतिरिक्त प्रतियां न भेजें। यह एक संदेश है, संग्रह या तिजोरी नहीं है। हम सभी को उन कवर-बैकसाइड अतिरिक्त प्रतियों से नफरत है, जो किसी को भी किसी भी ईमेल पर जा रही हैं, जो किसी दिन आप पर कुछ न भेजने का आरोप लगा सकता है, या कुछ को संभाल सकता है, या पीछा कर सकता है। अपने ईमेल को उन लोगों के लिए भेजें जो इसके लिए इच्छित हैं, और कोई नहीं।

7. वर्तनी और व्याकरण का सम्मान करें। कम से कम एक स्पेल-टेकर का उपयोग करें, लेकिन पहचानें कि आप ऐसा करते हैं कि स्पेल-टेकर बहुत अधिक खराब त्रुटियों को पकड़ नहीं पाते हैं। उदाहरण के लिए "उनके" के लिए "वहां" का उपयोग करना, या एपोस्ट्रोफ और बहुवचन का बहुत आम भ्रम है, जैसे कि प्रत्येक बहुवचन शब्द को एक एपोस्ट्रोफ की आवश्यकता होती है। इस Google खोज या मेरे व्यक्तिगत पसंदीदा, oatmeal.com पर 10 सामान्य गलत वर्तनी की कोशिश करें। ये त्रुटियां आपके संचार के लिए करती हैं कि आपके दांतों में पकड़ा हुआ पालक का एक बड़ा टुकड़ा आपकी मुस्कान को क्या करता है।

8. याद रखें यह निजी नहीं है। आपकी कंपनी का ईमेल कंपनी का है, और आपके व्यक्तिगत ईमेल को अदालत में बुलाया जा सकता है। जो लोग चाहते हैं और जानते हैं कि ईमेल में स्नूप कैसे हो सकता है। ईमेल में कभी भी ऐसा कुछ भी न लिखें जो आपको या आपके प्राप्तकर्ता को शर्मिंदा कर रहा हो, अनुचित, बड़ा, अवैध, या बेवकूफ।

9. ईमेल तर्कों के लिए नहीं है। गुस्से वाले शब्द बायोडिग्रेडेबल नहीं हैं। कभी भी ईमेल में बहस न करें। हॉल के नीचे चलो या फोन पर जाओ। मैंने खुद को यह कठिन तरीका सीखा है, यह सोचकर कि अंग्रेजी भाषा के मेरे शानदार उपयोग से किसी भी तरह से मैं पुराने जमाने की बात कर सकता हूं। ऐसा कभी नहीं होता। ईमेल लगभग कभी भी एक बिंदु नहीं जीतता है या एक तर्क को रोकता है। यह लगभग हमेशा चीजों को बदतर बनाता है, बेहतर नहीं।

10. उन थ्रेड्स का ध्यान रखें। हमारे अधिकांश ईमेल सॉफ्टवेयर लंबे ईमेल का निर्माण करते हैं जैसे बच्चे स्नोबॉल को डाउनहिल रोलिंग करते हैं। प्रत्येक नया ईमेल थ्रेड में नीचे एकत्र किया जाता है। क्या कोई ऐसा व्यक्ति है जिसे कम से कम एक बार निराश होने का एहसास हो गया हो, बहुत देर से, कि आपने गलती से एक लंबा धागा ईमेल किया है जिसमें बहुत अधिक जानकारी या रास्ते में किसी के बारे में कुछ शर्मनाक टिप्पणी शामिल है। क्या ऐसा होने पर आपको इससे नफरत नहीं है? और फिर, उस समस्या से अलग, बेकार की जानकारी की सादा चमक है क्योंकि धागे में हर नए ईमेल में पिछले ईमेल के सभी शामिल हैं। सोचें कि हम पाइपलाइन के माध्यम से कितना कीचड़ भेज रहे हैं। क्या सभी ईमेल में कही गई हर बात के बारे में हर ईमेल में हर किसी को याद दिलाने की जरूरत है?