प्रशासनिक कर्तव्यों की परिभाषा

अतीत में, एक सचिव को अक्सर कंपनी टोटेम पोल पर सबसे कम में से एक माना जाता था। हालांकि, समय बदल गया है, और सचिव की भूमिका प्रशासनिक सहायक बन गई है, वह व्यक्ति जो अक्सर एक पूरे संगठन के कामकाज के लिए लिंचपिन होता है। चाहे वे एक ही कार्यकारी, कई प्रबंधकों या पूरे संगठन के लिए काम करते हैं, प्रशासनिक कर्तव्यों के लिए एक सहायक की हैंडलिंग हर किसी को रणनीतिक प्राथमिकताओं पर अधिक समय बिताने और व्यापार को बढ़ाने की अनुमति देती है, इस जानकारी में सुरक्षित है कि विवरण नियंत्रण में हैं।

$config[code] not found

प्रशासनिक कर्तव्य अवलोकन

सबसे सामान्य अर्थों में, प्रशासनिक कर्तव्य वे कार्य और गतिविधियाँ हैं जो किसी व्यवसाय के दैनिक संचालन का हिस्सा हैं। इनमें कॉलिंग का जवाब देना, संदेश लेना, पत्राचार का प्रबंधन करना, आपूर्ति का आदेश देना और साझा कार्यालय क्षेत्रों को व्यवस्थित और क्रियाशील रखना शामिल है। कर्तव्यों में रिपोर्ट बनाना, डेटा डालना और प्रबंधन करना, फाइलों का प्रबंधन, बुनियादी बहीखाता पद्धति और अन्य वित्तीय कार्य शामिल हो सकते हैं। इन कर्तव्यों में से कई प्रशासनिक सहायकों द्वारा प्रबंधित किए जाते हैं, जिनका काम किसी व्यक्ति या टीम को उनके कुछ या सभी लिपिक कार्यों को पूरा करने में मदद करना है, लेकिन कई प्रवेश और मिडलवेल पदों में प्रशासनिक कार्यों की एक उचित राशि भी शामिल है। उदाहरण के लिए, परियोजना प्रबंधन प्रणाली में अपने स्वयं के काम को अपडेट करने या ईमेल का जवाब देने के लिए प्रशासनिक सहायक जिम्मेदार हो सकते हैं। अधिकांश प्रशासनिक कर्तव्यों का थोक लिपिक होता है और अक्सर सूचना के प्रबंधन और वितरण के लिए उबलता है।

प्रौद्योगिकी

यह जानना कि प्रौद्योगिकी कैसे प्रशासनिक कर्तव्यों के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। इसमें कंप्यूटर, फैक्स मशीन, कॉपियर, स्कैनर, टेलीफोन और अन्य कार्यालय उपकरण जैसे उपकरणों का उपयोग करना शामिल है। वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट, डेटाबेस और डेस्कटॉप पब्लिशिंग सॉफ्टवेयर सहित आम कंप्यूटर सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करना आमतौर पर अधिकांश प्रशासनिक कार्यों के लिए आवश्यक होता है। साझा उपकरणों के साथ समस्याओं का निवारण करने की क्षमता भी कई प्रशासनिक नौकरी विवरणों का हिस्सा है। यह असामान्य नहीं है, उदाहरण के लिए, प्रशासनिक पेशेवरों के लिए कागज जाम को साफ करने या प्रिंटर और फोटोकॉपीयर में टोनर को बदलने के लिए कहा जाता है।

कुछ व्यवसायों में, प्रशासनिक सहायकों से यह भी जानने की उम्मीद की जाती है कि शेड्यूलिंग और प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कैसे करें। जो लोग सीधे अधिकारियों के लिए काम करते हैं, उन्हें आमतौर पर अपने बॉस के कैलेंडर का प्रबंधन करने के लिए बुलाया जाता है, और विभाग के प्रशासनिक सहायकों को बैठकों को शेड्यूल करने, छुट्टी और बीमार दिनों का ट्रैक रखने के लिए कहा जाता है, और आमतौर पर लोग जानते हैं कि वे कहां हैं और क्या कर रहे हैं।

दिन का वीडियो

आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लाया

संचार

एक अन्य महत्वपूर्ण प्रशासनिक कर्तव्य में संचार शामिल है। प्रशासनिक सहायकों को अक्सर संवाद करने के लिए बुलाया जाता है, दोनों लिखित और मौखिक रूप से। उन्हें मेमो लिखने के लिए कहा जा सकता है, ईमेल का उपयोग करने वाले सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ संवाद, कंपनी की हैंडबुक या वेबसाइटों को अपडेट करने या दूसरों के काम को संपादित करने और प्रूफरीड करने के लिए। सहायक आमतौर पर फोन का जवाब देने, अपने बॉस की ओर से कॉल करने और आगंतुकों के साथ बातचीत करने के लिए भी जिम्मेदार होते हैं। इसलिए, एक सफल प्रशासनिक सहायक में उत्कृष्ट संचार कौशल होना चाहिए और स्पष्ट रूप से और पेशेवर रूप से लिखने और बोलने में सक्षम होना चाहिए।वर्तनी, व्याकरण और पेशेवर लिखित संचार के मानकों की एक ठोस समझ महत्वपूर्ण है क्योंकि एक सहायक अपने मालिक का प्रतिनिधित्व करता है।

बहीखाता और खरीद

किसी भी व्यवसाय में खर्चों पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है, और यह कार्य अक्सर एक प्रशासनिक सहायक के लिए होता है, जिन्हें एक स्प्रेडशीट या बहीखाता कार्यक्रम में खर्च दर्ज करने, कर्मचारियों से व्यय रिपोर्ट एकत्र करने और सत्यापित करने और प्रतिपूर्ति का प्रबंधन करने के लिए कहा जा सकता है। एक छोटे व्यवसाय में, एक प्रशासनिक सहायक भी प्राप्य खातों को संभाल सकता है, बिलों और प्रसंस्करण भुगतानों को भेज सकता है, और कंपनी के लिए जमा को संभाल सकता है। प्रशासनिक पेशेवरों को भी कभी-कभी क्षुद्र नकदी के प्रभारी होते हैं, खर्च का ट्रैक रखने और आवश्यक होने पर धन जोड़ने के लिए। इस दायरे में अन्य कर्तव्यों में खर्चों का विश्लेषण करना, बजट बनाना और विक्रेता विवादों से निपटना शामिल हो सकता है।

जब खरीद करने की बात आती है, तो प्रशासनिक सहायक आमतौर पर आपूर्ति के प्रभारी होते हैं, जिसका अर्थ है कि वे कार्यालय की आपूर्ति को व्यवस्थित और निगरानी करते हैं और आवश्यक के रूप में पुनःपूर्ति करते हैं। वे विक्रेताओं पर शोध करते हैं और आवश्यकतानुसार अनुरोध या खरीद आदेश जारी करते हैं। कुछ मामलों में, प्रशासनिक सहायक भी सॉफ्टवेयर या सदस्यता के लिए ट्रैकिंग और लाइसेंस के प्रबंधन के प्रभारी हो सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि उन्हें तुरंत भुगतान किया जाता है और ठीक से उपयोग किया जाता है।

अनुसंधान और योजना

कई प्रशासनिक पेशेवरों को अनुसंधान परियोजनाओं का प्रबंधन करने और जानकारी संकलित करने के लिए कहा जाता है। यह फोन नंबर या पते की तलाश में उतना ही सरल हो सकता है, या एक अधिक जटिल परियोजना में ग्राहक की जानकारी, क्रॉस-रेफरेंसिंग विवरण और विस्तृत स्प्रेडशीट या रिपोर्ट बनाना शामिल हो सकता है। इन परियोजनाओं को आम तौर पर तंग समय सीमा के भीतर काम करने और जानकारी प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है।

कई मामलों में, प्रशासनिक कर्तव्यों में नियोजन भी शामिल होता है। साप्ताहिक कर्मचारियों की बैठकों से लेकर प्रमुख घटनाओं तक, प्रशासनिक सहायकों को विवरणों का ध्यान रखने के लिए कहा जाता है। आप बैठक के लिए एक सम्मेलन कक्ष की बुकिंग या संपूर्ण भवन या फर्श के लिए कमरे के आरक्षण का प्रबंध करने, जलपान का आदेश देने और यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं कि बैठक शुरू होने पर सभी तकनीकी उपकरण तैयार हैं और काम कर रहे हैं। यात्रा की योजना एक और बड़ी जिम्मेदारी है। यदि कंपनी के पास यात्रा विभाग नहीं है, तो प्रशासनिक सहायक वह व्यक्ति हो सकता है जो उड़ानों और होटलों पर शोध करता है और भोजन आरक्षण करता है और सम्मेलन के पंजीकरण जैसे अन्य विवरणों का ध्यान रखता है।

विशिष्ट कार्य

विशिष्ट उद्योगों में, प्रशासनिक पेशेवरों को उन कार्यों को संभालने के लिए कहा जाता है जिनके लिए विशेष ज्ञान या कौशल की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कानूनी और चिकित्सा प्रशासनिक सहायकों को अक्सर उन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता होती है जिनके लिए उद्योग शब्दावली और प्रक्रियाओं की समझ की आवश्यकता होती है। कानूनी सचिवों को पूर्ण करने और कानूनी दस्तावेजों के लिए कागजी कार्रवाई करने के लिए कहा जा सकता है, जैसे कि उप्पेनास, अपील या दावे, जिन्हें कानूनी ज्ञान और समझ के बुनियादी स्तर की आवश्यकता होती है। इन प्रशासनिक सहायकों के लिए अदालत प्रणाली और प्रक्रियाओं की समझ भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह जानना कि कानूनी अनुसंधान कैसे किया जाता है।

मानव संसाधन विभाग में कर्तव्यों में रोजगार के मुद्दों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है और इसमें शेड्यूलिंग इंटरव्यू, पृष्ठभूमि की जांच की प्रक्रिया और उन्हें पूरा करने के लिए आवेदनों की प्रारंभिक समीक्षा करना शामिल हो सकता है। इस क्षमता में किसी को मानव संसाधन और रोजगार कानून की समझ और अनुभव की आवश्यकता होगी। अनिवार्य रूप से, विशिष्ट क्षेत्र और विभाग जो एक प्रशासनिक सहायक काम करता है, विशिष्ट कर्तव्यों में निर्धारण कारक होगा, कुछ क्षेत्रों में दूसरों की तुलना में अधिक अनुभव और ज्ञान की आवश्यकता होगी।

प्रशासनिक सहायक योग्यता

जबकि अधिकांश नौकरियों में कम से कम कुछ प्रशासनिक कर्तव्य शामिल हैं, अधिकांश प्रशासनिक सहायकों द्वारा नियंत्रित किए जाते हैं। लगभग हर उद्योग में अवसर हैं, और ज्यादातर प्रवेश स्तर के पद हाई स्कूल डिप्लोमा या समकक्ष वाले व्यक्तियों के लिए खुले हैं। कुछ नियोक्ता स्नातक में डिग्री या अनुभव के साथ प्रशासनिक सहायकों या सचिवों को नियुक्त करना पसंद करते हैं। कुछ क्षेत्रों, जैसे कानून और चिकित्सा, आमतौर पर क्षेत्र के लिए अतिरिक्त शिक्षा के लिए सहायक की आवश्यकता होती है।

शिक्षा के स्तर के बावजूद, अधिकांश नियोक्ता प्रशासनिक सहायकों की तलाश करते हैं, जिनके पास वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट और डेटाबेस प्रबंधन सहित लिपिकीय कार्य में अनुभव और कौशल है। आमतौर पर, नियोक्ताओं को Microsoft Office उत्पादों में कौशल रखने के लिए सहायकों की आवश्यकता होती है। कुछ सामुदायिक कॉलेज, अस्थायी एजेंसियां, और वयस्क शिक्षा कार्यक्रम कार्यालय प्रबंधन में प्रमाणपत्र कार्यक्रम प्रदान करते हैं, जो आपको नौकरी की तलाश में होने पर आपको लाभ दे सकते हैं। अधिकांश नियोक्ता सहायकों को गति प्रदान करने और उनके विशिष्ट कार्यों से परिचित होने में मदद करने के लिए ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण भी प्रदान करते हैं।

लिपिक कौशल से परे, नियोक्ता ऐसे व्यक्तियों को नियुक्त करना चाहते हैं जिनके पास उत्कृष्ट संचार कौशल (लिखित और मौखिक दोनों), संगठनात्मक कौशल, निर्णय लेने और समस्या को सुलझाने की क्षमता और पारस्परिक कौशल हैं। व्यावसायिकता भी जरूरी है, जैसा कि मल्टीटास्क और प्राथमिकता देने की क्षमता है। क्योंकि बहुत से नियोक्ता संवेदनशील जानकारी के साथ सौदा करते हैं और अक्सर संघीय नियमों, विवेक और बाध्यता से बंधे होते हैं और गोपनीयता बनाए रखने की क्षमता भी महत्वपूर्ण गुण हैं।

वेतन और रोजगार आउटलुक

एक प्रशासनिक सहायक के लिए औसत वेतन काफी भिन्न होता है, जिसमें एंट्री-लेवल असिस्टेंट कम-टू-मिड $ 20 के बीच स्पेक्ट्रम के निचले स्तर पर वेतन पाने वाले, और उच्चतम भुगतान वाले कार्यकारी सहायक छह आंकड़ों के करीब कमाई करते हैं। PayScale.com की रिपोर्ट है कि प्रशासनिक सहायकों को $ 38,736 का औसत वेतन मिलता है, एक आंकड़ा जो श्रम सांख्यिकी के आंकड़ों को बारीकी से दिखाता है, जो औसत वेतन $ 37,870 है, वह बिंदु जहां प्रशासनिक सहायकों का आधा हिस्सा अधिक है, और आधा कम कमाते हैं । बीएलएस रिपोर्ट करता है कि उच्चतम भुगतान सहायक प्रति वर्ष $ 62,000 से अधिक कमाते हैं, और कार्यकारी सचिवों के लिए यह राशि $ 85,000 तक बढ़ जाती है। अनुभव के वर्षों के साथ वेतन बढ़ता है, उन लोगों के साथ जिनके पास सबसे अधिक अनुभव है जो सबसे अधिक कमाई करते हैं।

दुर्भाग्य से, बीएलएस भी प्रोजेक्ट करता है जो 2026 तक प्रशासनिक सहायकों की मांग में 5 प्रतिशत की गिरावट की संभावना है, क्योंकि अधिकांश पद नए नहीं हैं, बल्कि कर्मचारियों के प्रतिस्थापन जो छोड़ देते हैं। प्रौद्योगिकी का विकास और कई प्रशासनिक कर्तव्यों का स्थानांतरण अन्य कर्मचारियों के लिए बहुत अधिक गिरावट का कारण है। साथ ही, जितने भी संगठन संचालन को सुव्यवस्थित करते हैं, सहायकों को एक से अधिक प्रबंधक या विभाग को सौंपा जा रहा है और अधिक जिम्मेदारियां ली जा रही हैं।

कैसे अपने प्रशासनिक कर्तव्यों में सफल होने के लिए

अक्सर, अद्भुत प्रशासनिक सहायक पदोन्नति के लिए सूची में सबसे ऊपर होते हैं, खासकर जब उनके पास कॉलेज की डिग्री और उद्योग और व्यवसाय की गहन समझ होती है। अपनी नौकरी को गंभीरता से लेने से बड़ी और बेहतर चीजें हो सकती हैं, इसलिए अपने बॉस और सहकर्मियों के लिए अपरिहार्य बनने के तरीके खोजना आपके हित में है।

ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अपने बॉस के लक्ष्यों और प्राथमिकताओं के बारे में जानें और उसकी जरूरतों को पूरा करें। आगे देखें और आपके मालिक द्वारा उन्हें महसूस करने से पहले अनुरोधों या जरूरतों के लिए तैयार करने की दूरदर्शिता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका बॉस हर हफ्ते या महीने में एक निश्चित बैठक में भाग लेता है, तो समय से पहले बैठक से मिनटों को पढ़ें और कोई भी दस्तावेज या रिपोर्ट तैयार करें, जो आपके बॉस को बैठक में अग्रिम रूप से प्रस्तुत करने की उम्मीद है। यदि आप देखते हैं कि आपका पर्यवेक्षक पूरे दिन बिना किसी ब्रेक के मीटिंग में रहने वाला है, तो दोपहर के भोजन का वितरण करें और कॉफी पॉट को ताज़ा रखें। याद रखें कि बॉस को अच्छा दिखने के लिए आपका काम है, इसलिए सबसे पेशेवर और सक्षम छवि पेश करने के लिए आपको क्या करना है।

अपने उद्योग के साथ रखने से आपको रॉक स्टार सहायक बनने में भी मदद मिल सकती है। शब्दावली सीखें और रुझानों के साथ बने रहें। इस तरह, आप बातचीत में योगदान कर सकते हैं और अपने काम में अधिक सटीक हो सकते हैं। विवरण का मामला, इसलिए यह समझना कि हर कोई किस बारे में बात कर रहा है, आपको महंगी गलतियों से बचने में मदद करेगा। महान सहायक भी साधन संपन्न होते हैं और जानते हैं कि कब क्या करना है और क्या करना है। आप प्रत्येक प्रश्न या मुद्दे के साथ अपने बॉस को नहीं चला सकते हैं; आपका बॉस आपसे उम्मीद करता है कि आप चीजों का ध्यान रखेंगे, जो सीखने में वापस जाता है। यदि आप अपने संगठन को अंदर और बाहर जानते हैं, जहां जानकारी और कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं को खोजना है, तो आप अधिक संसाधन हो सकते हैं और समस्याओं को हल कर सकते हैं।

अंत में, एक महान सहायक होने के लिए असाधारण संगठनात्मक कौशल की आवश्यकता होती है। आपको सवालों के जवाब देने, स्थिति अपडेट प्रदान करने, या किसी भी समय अन्य समस्याओं को हल करने के लिए बुलाया जा सकता है, और यदि आप संगठित नहीं हैं, तो आप ऐसा नहीं कर सकते। सभी प्लेटों को कताई रखने के लिए सबसे महत्वपूर्ण प्रशासनिक कर्तव्य है और संगठित होना उस कौशल की नींव है।