हस्ताक्षर और व्यापार शिष्टाचार

दस्तावेज़ और पत्रों पर हस्ताक्षर करने के लिए व्यापार शिष्टाचार हर तकनीकी प्रगति के साथ विकसित होता है, फिर भी कुछ मामले अभी भी पारंपरिक तरीकों के लिए कहते हैं कि आपने या तो लिखा है या आप दस्तावेज़ और इसकी सामग्री को स्वीकार करते हैं। हस्ताक्षर के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं और उचित शिष्टाचार में न केवल यह जानना शामिल है कि कब हस्ताक्षर करना है, बल्कि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कैसे करें।

साक्ष्य के रूप में हस्ताक्षर

अपने जॉन हैनकॉक को एक दस्तावेज पर रखना उस मेमो के लिए हो सकता है, जिसे आपने वास्तव में एक दस्तावेज के साथ अपने समझौते पर खर्च किया है और इसमें सभी संविदात्मक समझौते शामिल हैं। दस्तावेज़ में अपने हस्ताक्षर जोड़ने के अलावा, अपने इनीशियल्स को उन क्षेत्रों में रखना जहाँ आप या कोई अन्य पार्टी बदलाव करती है, इसका मतलब है कि आप परिवर्तनों को स्वीकार करते हैं, भले ही वे औपचारिक समझौते में संशोधन के रूप में हस्तलिखित हों।

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किसी और के लिए हस्ताक्षर

ऐसे मामलों में, जब कोई दस्तावेज़ लेखक इस पर हस्ताक्षर नहीं कर सकता है, उचित व्यवसाय शिष्टाचार से पता चलता है कि यह उस व्यक्ति के लिए स्वीकार्य है जिसने दस्तावेज़ या किसी अन्य अधिकृत पार्टी को लेखक की ओर से हस्ताक्षर करने के लिए तैयार किया है। उदाहरण के लिए, एक प्रशासनिक सहायक जो अपने मालिक को एक पत्र प्रेषित करता है वह तुरंत वितरित करना चाहता है यदि उसका बॉस पत्र पर अपना वास्तविक हस्ताक्षर डालने के लिए कार्यालय में नहीं है तो वह अपने बॉस के नाम पर हस्ताक्षर कर सकता है। इस मामले में, यदि सहायक का नाम मैरी स्मिथ है और बॉस का नाम जेन डो है, तो मैरी के लिए दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का उचित तरीका है: "जेन डो / एमएस द्वारा हस्ताक्षरित" या सरल, "जेन डो / एमएस द्वारा," जो मतलब मैरी जेन की अनुपस्थिति में हस्ताक्षर कर रही है।

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जब गीले हस्ताक्षर आवश्यक होते हैं

प्रौद्योगिकी हमें कागज पर कलम लगाने के बिना दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अवसर देती है। जब आप स्याही में एक दस्तावेज पर हस्ताक्षर करते हैं, तो इसे "गीला" हस्ताक्षर के रूप में संदर्भित किया जाता है। कई आधिकारिक दस्तावेज, जैसे कि संघीय अनुबंध, व्यक्तिगत सत्यापन या दस्तावेज जो नोटरी के संकेत हैं, को गीला हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। ऐसे मामलों में जिनमें एक नोटरी उसके हस्ताक्षर और मुहर लगाती है, जो उस व्यक्ति को इंगित करता है जो दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर रहा है, वह वह है जो वह होने का दावा करता है - एक नोटरी का हस्ताक्षर दस्तावेज़ की सामग्री की सत्यता की पुष्टि नहीं करता है या क्या हस्ताक्षरकर्ता ठीक से हस्ताक्षर कर रहा है दस्तावेज़।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल हस्ताक्षर समय और पैसा बचाते हैं। इन विकल्पों के साथ, आपको ईमेल के माध्यम से दस्तावेजों को प्रेषित करने के लिए, यू.एस. डाक सेवा या 1990 के दशक की फेससिमिल मशीन नहीं, हार्ड कॉपी पास करने की आवश्यकता है। कई विक्रेता आपके इलेक्ट्रॉनिक या डिजिटल हस्ताक्षर को एक दस्तावेज़ में संलग्न करने के लिए तरीके प्रदान करते हैं; हालाँकि, यह पूछना सबसे अच्छा है कि क्या इस प्रकार के हस्ताक्षर स्वीकार्य हैं, इससे पहले कि आप किसी एक के उत्पादन की समस्या पर जाएं, केवल यह पता लगाने के लिए कि आपको वास्तव में स्याही पेन के साथ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है।

यह निजी है

यदि आप किसी सहकर्मी को बधाई पत्र लिख रहे हैं या अपने किसी कर्मचारी की प्रशंसा कर रहे हैं, तो हमेशा पत्र पर हस्ताक्षर करें। एक डिजिटल हस्ताक्षर सिर्फ एक ही नहीं है जब आपका उद्देश्य किसी को अच्छा काम करने या अपने व्यक्तिगत विचारों को व्यक्त करने के लिए प्रशंसा व्यक्त करना है। बहुत से लोग हाथ से हस्ताक्षरित पत्र पर उच्च मूल्य रखते हैं क्योंकि यह दर्शाता है कि लेखक अपनी व्यक्तिगत इच्छाओं को बढ़ाने के लिए अतिरिक्त कदम उठाता है।