एक गैर-लाभकारी बोर्ड बैठक कैसे चलाएं

गैर-लाभकारी बोर्डों पर कार्य करना आपके पेशे में आपकी प्रोफ़ाइल बढ़ाने में मदद कर सकता है और एक ऐसा लक्ष्य है जिसे आपको अपने कैरियर पथ योजनाओं में जोड़ना चाहिए। एक गैर-लाभकारी बोर्ड बैठक को सही ढंग से चलाने के लिए पहिया को फिर से मजबूत करने के बारे में चिंता न करें; अधिकांश संगठन एक विशिष्ट विधि को अनिवार्य करते हैं जिसका एक अध्यक्ष को बोर्ड बैठक आयोजित करने के लिए उपयोग करना चाहिए और बैठक के दौरान पालन करने के लिए नियमों की एक प्रति प्रदान करनी चाहिए। जब तक आप एक गैर-लाभकारी संस्था के अध्यक्ष बन जाते हैं, तब तक आप कई बोर्ड बैठकों में भाग लेंगे और सीखेंगे कि स्वयं को कैसे चलाना है।

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गैर-लाभकारी Bylaws

आपके संगठन में सबसे अधिक संभावना है कि बैठकें चलाने के लिए दिशा-निर्देश शामिल हैं। समूह की वेबसाइट पर या उसके सचिव से, अक्सर यह निर्धारित करने के लिए कि क्या वे बैठकों के लिए दिशा-निर्देश शामिल हैं, बायलाज़ पढ़ें। बायलाज को आपके द्वारा बनाई गई एक मालिकाना बैठक प्रणाली का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है या रॉबर्ट जैसे नियम के नियम, जो कि सबसे आम विधि बोर्डों का उपयोग है। बाईलाव ने एक बैठक के लिए कोरम निर्धारित किया, जो कि मतदान बोर्ड के सदस्यों की एक न्यूनतम संख्या है जिन्हें वोट लेने के लिए बाध्यकारी वोट के लिए उपस्थित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, सात सदस्यों वाले एक बोर्ड को आधिकारिक बैठक का गठन करने के लिए बोर्ड के अधिकांश सदस्यों या कम से कम चार की आवश्यकता हो सकती है।

रॉबर्ट के आदेश के नियम

यदि आप कभी भी अपने नगर परिषद, चर्च समूह या गैर-लाभकारी संगठन के लिए एक बैठक में भाग ले चुके हों, तो आप पहले से ही रॉबर्ट के नियमों से परिचित हो सकते हैं। यह व्यवस्था स्थगन के परिचय के माध्यम से बैठकों को स्थानांतरित करने में मदद करती है। रॉबर्ट के आदेश के नियम एक प्रस्ताव बनाने, चर्चा से निपटने, एक प्रस्ताव में संशोधन करने और एक वोट को कॉल करने के लिए विशिष्ट तरीके निर्धारित करते हैं। आधिकारिक नियम समीक्षा के लिए रॉबर्ट्स ऑफ ऑर्डर्स वेबसाइट पर उपलब्ध हैं। हालांकि कुछ संगठन अपने उपनियमों में रॉबर्ट के नियमों के उपयोग को अनिवार्य नहीं कर सकते हैं और इसके बजाय अधिक अनौपचारिक बैठक चलाते हैं, ज्यादातर एक संगठित एजेंडे का पालन करते हैं और वोट लेने के लिए रॉबर्ट के नियमों की कुछ मूल बातों का उपयोग करते हैं। यदि संगठन किसी अन्य प्रणाली का उपयोग करता है, तो सचिव से उन नियमों की एक प्रति के लिए पूछें और अपनी बैठक से पहले उनका अध्ययन करें।

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अधिसूचना

बैठक के लिए स्थान बुक करें और अंतिम बैठक से मिनट संलग्न करते हुए आगामी बैठक की तारीख, समय और स्थान के साथ अपने बोर्ड को ईमेल के माध्यम से एक घोषणा भेजें। पूछें कि कौन निर्धारित करने के लिए आ रहा है कि क्या आपके पास एक कोरम होगा और एक समय सीमा दें जिसके द्वारा उन्हें जवाब देना होगा। अंतिम बोर्ड बैठक से सभी को मिनट पढ़ने के लिए कहें, जिसे अगली बैठक में अनुमोदन के लिए मतदान किया जाएगा। बोर्ड के सदस्यों से पूछें जो अगली बैठक में शामिल नहीं हो सकते हैं वे मिनटों पर कोई टिप्पणी प्रस्तुत कर सकते हैं। अनुरोध करें कि किसी भी रिपोर्ट को मुद्रण और वितरण की आवश्यकता हो, जैसे कि एक कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट, आपको प्रतियां भेजने के लिए पर्याप्त रूप से जल्दी भेजा जाए।

तैयारी

आगामी बोर्ड बैठक की तैयारी शुरू करने के लिए अंतिम बोर्ड बैठक के मिनटों की एक प्रति का उपयोग करें। मिनटों में एक्शन आइटम शामिल हो सकते हैं जिन्हें बोर्ड के सदस्यों को अगली बोर्ड बैठक से पहले लेना चाहिए था। बोर्ड को वितरित करने के लिए समिति या बोर्ड के सदस्यों द्वारा प्रस्तुत किसी भी दस्तावेज की प्रिंट प्रतियां। संगठन के मिशन स्टेटमेंट, bylaws, पिछली बैठकों के मिनटों और रॉबर्ट के नियमों की एक प्रति उपलब्ध हो जो किसी भी प्रश्न का उत्तर देने में मदद कर सके। यदि बैठक दो या अधिक घंटों तक चलेगी तो योजना को ताज़ा करें।

एक एजेंडा का उपयोग करना

गैर-लाभकारी बोर्ड बैठकें एक एजेंडा का उपयोग करती हैं, जो बैठक की सामग्री की रूपरेखा है। ऑर्डर, मेहमानों का परिचय, राष्ट्रपति और कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट, पिछले मिनटों की स्वीकृति, समिति की रिपोर्ट, नए व्यवसाय, पुराने व्यवसाय और स्थगन के लिए कॉल करें। आपके सचिव को आपकी बैठक के विस्तृत मिनट लेने चाहिए; यदि सचिव नहीं होगा, तो निर्धारित करें कि कौन मिनट लेगा। पिछली बैठकों के कई वर्षों के मूल्य होने से आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि क्या पिछले बोर्ड ने पहले से ही ऐसी नीतियां निर्धारित की हैं जिन पर आप विचार कर रहे हैं, या उन पर चर्चा की और उन्हें खारिज कर दिया।

मतदान

बोर्ड वोट लेने के लिए अपने संगठन के नियमों का पालन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे बाद में पलट नहीं गए हैं। उदाहरण के लिए, रॉबर्ट के आदेश के नियमों को एक प्रस्ताव बनाने के लिए बोर्ड के सदस्य की आवश्यकता होती है, दूसरे बोर्ड के सदस्य को प्रस्ताव के लिए, राष्ट्रपति से चर्चा के लिए पूछने के लिए, फिर राष्ट्रपति को वोट देने के लिए कहा जाता है। राष्ट्रपति पूछते हैं कि कौन प्रस्ताव के पक्ष में है, कौन इसके खिलाफ है और कौन त्याग करता है, घोषणा करता है कि क्या वोट पारित हुआ है और सचिव को वोट रिकॉर्ड करने के लिए कहता है। यदि कोई सदस्य किसी प्रस्ताव को पारित नहीं करता है, तो इसकी कोई चर्चा या वोट नहीं है।