औपचारिक पत्र कैसे शुरू करें

जिस तरह से एक पत्र शुरू होता है वह उसके स्वर को निर्धारित करता है। औपचारिक पत्र व्यक्तिगत लोगों से भिन्न होते हैं कि वे मुख्य रूप से एक पेशेवर संदर्भ में उपयोग किए जाते हैं। एक औपचारिक पत्र की मंशा अलग-अलग हो सकती है, लेकिन जो चीज हमेशा वांछनीय होती है, वह यह है कि आप लेखक के रूप में खुद को और पत्र के प्राप्तकर्ता को गंभीरता से लेते हैं। भाषा और प्रारूप दोनों से संबंधित सम्मेलनों का एक समूह है जो इस जानकारी को पार करता है।

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आप जो कहना चाहते हैं, उसके बारे में सोचें। अपने आप को स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त तरीके से व्यक्त करना उस व्यक्ति को पत्र प्राप्त करने से पता चलता है कि आप जो कह रहे हैं उसके बारे में आप निश्चित हैं। यह यह भी दर्शाता है कि आप उस समय की कमी के बारे में विचार कर रहे हैं जिसकी वह संभावना के तहत होगा। पत्र का एक मसौदा लिखें, जो आप सबसे महत्वपूर्ण जानकारी मानते हैं उसे हाइलाइट करें और इसे सबसे सरल और सबसे सीधे तरीके से व्यक्त करने के लिए देखें।

अपने कंप्यूटर को चालू करें और अपना वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें। टाइम्स न्यू रोमन आकार 12 फ़ॉन्ट में लिखें और सिंगल लाइन रिक्ति का उपयोग करें। पाठ को दाईं ओर लिखें ताकि पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में आप अपनी संपर्क जानकारी टाइप कर सकें: एक पंक्ति पर नाम और तीन पंक्तियों पर पता। फिर किसी भी अतिरिक्त संपर्क जानकारी, जैसे कि एक टेलीफोन नंबर या एक ईमेल पते को जोड़ें, जिससे पाठ में प्रत्येक अलग संपर्क को अपनी लाइन देना सुनिश्चित हो सके। एक पंक्ति का अंतर छोड़ें और फिर तारीख लिखें।

दो से तीन लाइनों का एक स्थान छोड़ दें, और बाईं ओर के पाठ को सही ठहराएं। पत्र की शुरुआत "डियर" और फिर उस व्यक्ति के शीर्षक से करें: सुश्री, श्रीमती, श्री या डॉ। यदि आप नहीं जानते हैं कि पत्र किसे प्राप्त होगा, "प्रिय महोदय या महोदया," का उपयोग किया जा सकता है या "जिनके लिए यह चिंता का विषय हो सकता है,"। अपने कीबोर्ड पर दो बार एंटर दबाएं, लेटर की बॉडी से पहले स्पेस की एक लाइन छोड़कर, इससे लेटर ज्यादा रीडेबल दिखाई देता है।

सीधे काम की बात पे आओ। यदि आप उस व्यक्ति से मिले हैं जिसे आप पत्र को संबोधित कर रहे हैं, तो उसे यह सूचित करना आम बात है कि वह कहाँ था; "प्रिय सुश्री एक्स, हम टस्कालोसा में तूलिका सम्मेलन में मिले।" अन्यथा जिस जानकारी को आप रिले करना चाहते हैं या जिसका उत्तर देना चाहते हैं, उसके लिए सीधे जाना सबसे अच्छा है। यहां वह जगह है जहां आप अपने प्रारंभिक मसौदे का उल्लेख करते हैं: आपके पत्र की सामग्री को आपके पास मौजूद जानकारी के महत्व के चारों ओर क्रमबद्ध करें, अर्थात् सबसे पहले दबाव की चिंता को रखें और शेष चिंताओं को प्राथमिकता के क्रम में रखें। ऊपर वर्णित औपचारिकता की परंपराएं पाठक को यह जानने की अनुमति देती हैं कि उसे किस प्रकार का पत्र प्राप्त हो रहा है, इसलिए लंबी प्रस्तावना की आवश्यकता नहीं है।