"हम परियोजना बजट के बारे में बात करने की जरूरत है …"
$config[code] not foundकोई भी वाक्यांश बजट पर चर्चा करने के लिए एक जरूरी ईमेल की तरह जूनियर और सीनियर मैनेजमेंट के दिल में डर पैदा नहीं कर सकता।
यदि आप एक परियोजना प्रबंधक हैं, तो आप सभी को अच्छी तरह से जानते हैं कि परियोजनाओं को समय पर और बजट पर रखना कितना मुश्किल हो सकता है। बदलते प्रोजेक्ट स्कोप, अवास्तविक ग्राहक की माँगों और अप्रत्याशित असफलताओं के बीच, प्रोजेक्ट के प्रबंधन में अक्सर बिल्लियों को हेरिंग की तरह महसूस होता है।
यदि आप अपनी टीम को नियमित रूप से बजट के ऊपर चल रहे पाते हैं (भले ही प्रारंभिक बजट पूरी तरह से बॉलपार्क के भीतर लगता है), समस्या आपकी टीम, आपके नेतृत्व या आपके ग्राहक के साथ नहीं हो सकती है, लेकिन उन टूल के साथ जिनका आप उपयोग कर रहे हैं। हां, मैं उस महंगी (और भ्रामक) परियोजना प्रबंधन प्लेटफॉर्म के बारे में बात कर रहा हूं जिसका आप उपयोग कर रहे हैं।
गलत ऑनलाइन प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल को चुनने से आपके व्यवसाय को कई समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। यह सबसे आम तरीकों में से एक है जो व्यवसायों को कुछ गंभीर नकदी को बर्बाद कर सकता है और इसे साकार किए बिना भी। क्या आप सही प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर लेने के लिए संघर्ष कर रहे हैं या यह सुनिश्चित नहीं कर रहे हैं कि क्या आपका वर्तमान प्लेटफ़ॉर्म आपकी टीम की ज़रूरतों के लिए सही है?
निम्नलिखित लाल झंडे के लिए बाहर देखो:
लाल झंडा नंबर १
प्रोजेक्ट प्लानिंग और तदर्थ कार्य एक ही प्लेटफॉर्म का उपयोग नहीं करते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजर अपना 90 प्रतिशत समय संचार में व्यतीत करते हैं। क्या आपका प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर इस प्रक्रिया को आसान नहीं बनाता है?
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम का चयन करते समय, एक ऐसे प्लेटफ़ॉर्म का विकल्प चुनें, जो किसी एकल सिस्टम से आपकी परियोजनाओं के सभी पहलुओं को ट्रैक करना आसान बनाता हो। इस तरह से जब तदर्थ कार्य पॉप अप होते हैं, तो आप इन कार्यों को एक ही प्रोजेक्ट प्लेटफ़ॉर्म पर जोड़ने में सक्षम होंगे, जिससे प्रत्येक टीम के सदस्य के कार्यभार और उपलब्धता को ट्रैक करना आसान हो जाएगा।
आसानी से पहचानें कि किन सदस्यों के पास अपने शेड्यूल में अधिक समय है और जो प्राथमिकताओं और उपलब्धता परिवर्तन के रूप में मूल कार्यभार को स्थानांतरित करने के लिए प्रतिबद्ध हैं।
लाल झंडा नंबर २
जहाज पर कोई मानकीकृत नहीं है।
जब आप किसी वर्चुअल टीम का प्रबंधन कर रहे हों, तो सफलता के लिए पहला कदम ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को मानकीकृत करना है।
नए प्लेटफॉर्म का उपयोग करने के लिए एक बुनियादी हाउ-टू ट्यूटोरियल के साथ शुरुआत से ही एक ही पृष्ठ पर सभी को प्राप्त करें। एक संचार गाइडबुक और संपर्क सूचना पत्र के साथ उपलब्धता के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करें।
सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन प्लेटफार्मों में वर्चुअल चैट टूल और आंतरिक संदेश कार्यक्रम शामिल हैं। प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ शामिल किए गए एक ही चैट टूल का उपयोग करने का अर्थ है कि आप कार्य असाइनमेंट को तुरंत बदल सकते हैं, विभिन्न नौकरियों में नोट्स जोड़ सकते हैं, या कभी भी कार्यक्रम छोड़ने के बिना समय सीमा को स्थानांतरित कर सकते हैं।
लाल झंडा नंबर 3
आप प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए एक सेवा का उपयोग करते हैं और दूसरा क्लाउड फ़ाइल साझाकरण के लिए।
हां, ड्रॉपबॉक्स और Google डॉक्स महान हैं, लेकिन मुझे लगता है कि जब मैं एक बड़ी परियोजना का प्रबंधन कर रहा हूं, तो टू-डू सूचियों और स्क्रीनरिंग / सहयोगी बैठकों के रूप में सभी फाइलों को एक ही स्थान पर रखना बहुत आसान है।
मेरे पास मेरी टीम में हर फ़ाइल नाम में एक संस्करण संख्या और अंतिम व्यक्ति के नाम शामिल हैं जो फ़ाइल में कोई भी संपादन कर सकते हैं। इस तरह, अगर सामग्री के बारे में कोई सवाल है या क्या बदला गया था, तो मुझे तुरंत पता है कि किससे संपर्क करना है। यह फ़ाइलों को ईमेल श्रृंखला में दफन होने से रोकने में मदद करता है और डुप्लिकेट होने से संपादित करता है।
आपके द्वारा चुने गए फ़ाइल नामकरण सम्मेलन के बावजूद, फ़ाइलों को प्रबंधित करने और उन पर नज़र रखने के लिए पहले दिन से एक सिस्टम रखें और उन सभी को एक स्थान पर रखें।
लाल झंडा नंबर ४
सहयोगी चर्चाओं या आभासी बैठकों के लिए कोई स्थान नहीं है।
केवल ट्रैकिंग कार्यों और भंडारण फ़ाइलों की तुलना में परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए अधिक है।
जब आप एक वर्चुअल टीम चला रहे हों, तो नियमित मीटिंग एक चुनौती हो सकती है। स्पष्ट संचार के बिना, पूरी परियोजना अलग हो सकती है। साप्ताहिक प्रोजेक्ट स्टेटस चेक-इन सत्र के लिए एक दिन और समय चुनें (जैसे सुबह 10 बजे और गुरुवार दोपहर 2 बजे)।
अलग-अलग समय क्षेत्रों में रहने वाले टीम के सदस्यों पर विचार करें; दोपहर की बैठकें आम तौर पर सभी के लिए "उपस्थित" होती हैं। एक विशिष्ट दिन और समय लगातार पहले से निर्धारित होने से सभी को एक ही पृष्ठ और प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाता रहता है।
लाल झंडा नंबर ५
घंटियाँ और सीटी बहुत, फिर भी पर्याप्त कोर कार्यक्षमता नहीं।
प्रोजेक्ट प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म का चयन करते समय, इसे सबसे शानदार विशेषताओं के साथ चुनने की लालसा होती है।
सुनिश्चित करें कि कोर कार्यक्षमता इन घंटियों और सीटी का समर्थन करती है। चाहे वह जीमेल और ड्रॉपबॉक्स के साथ पूर्ण एकीकरण हो, ईमेल से प्रोजेक्ट कार्य के लिए एक-क्लिक परिवर्तन, या साझा कार्यक्षेत्र के भीतर त्वरित संदेश, उन विशेषताओं को चुनें जो आपकी वर्चुअल टीम के लिए सही हैं।
Wrike, Zoho Projects, और Clarizen परियोजना सहयोग के लिए तीन लोकप्रिय वेब-आधारित विकल्प हैं जो समान सुविधाएँ प्रदान करते हैं। एक एकल प्लेटफ़ॉर्म पर जाने से पहले, उन्हें यह निर्धारित करने के लिए परीक्षण ड्राइव के लिए ले जाएं कि आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त कौन सा है।
जमीनी स्तर
पूर्ण परियोजनाएं सरासर इच्छाशक्ति के माध्यम से भौतिक नहीं होती हैं। महंगे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म पर बहुत अधिक पैसा खर्च करना, जो काम नहीं करता है, न केवल आपकी कंपनी की निचली रेखा को नुकसान पहुंचाता है, बल्कि उत्पादकता को धीमा कर देता है और समय सीमा समाप्त हो जाती है।
प्रोजेक्ट प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म के साथ ट्रैक पर वापस जाएं जो कार्यों, ओवरव्यू, स्टोर फ़ाइलों को ट्रैक करता है, एक पूर्ण टीम सदस्य अवलोकन प्रदान करता है, और सभी एक ही स्थान से आसान वर्चुअल मीटिंग / त्वरित संदेश प्रदान करता है।
शटरस्टॉक के माध्यम से बैंडेड वाउंड फोटो
