सुस्त कार्य बैठक से बदतर कुछ भी नहीं है। अकेले संयुक्त राज्य अमेरिका में हर दिन लगभग 25 मिलियन बैठकें होती हैं। उन बैठकों को सुगम बनाने के लिए, मध्य प्रबंधक कार्यालय में अपने अनुमानित 35 प्रतिशत समय को छोड़ देते हैं - जबकि ऊपरी प्रबंधन में किसी को बैठकों में अपने पूरे दिन के आधे के करीब खोने की संभावना है।
यदि इन सभी बैठकों में महान विचार उत्पन्न हो रहे थे, तो उन बुलंद समय की प्रतिबद्धता पूरी तरह से इसके लायक होगी, लेकिन अनुमानित 67 प्रतिशत बैठकों को आमतौर पर राइट-ऑफ के रूप में वर्गीकृत किया जाता है - खो उत्पादकता में $ 37 बिलियन से अधिक प्रति वर्ष।
$config[code] not foundइस बात को ध्यान में रखते हुए, यह केवल व्यर्थ बैठकों पर प्रयास करने और कटौती करने के लिए समझ में आता है। और अगर आप अपनी कंपनी में काम करने के तरीके को सुधारने के लिए नए साल के संकल्प के बिना एक छोटे व्यवसाय के मालिक हैं, तो आपके कार्य सप्ताह से सुस्त बैठकों को हटाने से मनोबल को मजबूत करने और धमाके के साथ 2017 की शुरुआत करने का सही तरीका हो सकता है।
मीटिंग में समय बिताने के तरीके को कैसे कम करें
आरंभ करने में आपकी सहायता करने के लिए, आपकी 2017 की सभी बैठकों को समाप्त करने या उन्हें तेज करने के 15 तरीके यहां दिए गए हैं:
एक एजेंडा लाओ
किसी भी बैठक में सबसे बड़ी टाइमवेस्टर में से एक उद्देश्य की कमी है। चीजों को सही गति से आगे बढ़ाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपको अपनी बैठक के माध्यम से मार्गदर्शन करने के लिए एक विस्तृत एजेंडा मिल गया है जितनी जल्दी हो सके।
इसे बाहर ले जाएं
यदि आप एक छोटी टीम के साथ जाँच कर रहे हैं, तो व्यक्तित्वों को शामिल करने और लोगों से बात करने का सबसे अच्छा तरीका बाहर की बैठक लेना है। न केवल थोड़ी सी ताजी हवा और धूप सहकर्मियों को जगाएगी और रक्त प्रवाहित करेगी, बल्कि यह रचनात्मक सोच को भी प्रोत्साहित करेगी। पर्यावरण में बदलाव लगभग हमेशा श्रमिकों के सोचने और सहयोग करने के तरीके में बदलाव लाएगा।
उठो और चलो
बैठक के समय में कटौती करने का एक तरीका यह है कि हर कोई अपने पैरों पर खड़ा हो और आगे बढ़े। आपकी बैठकों से कुर्सियां हटाकर, कार्यकर्ता आम तौर पर किसी भी महत्वपूर्ण बात को बोलने के लिए इच्छुक होते हैं, और समय-बर्बाद करने वाले विषयों को दूसरी बार दर्ज करते हैं। यदि आप वास्तव में तात्कालिकता की भावना पैदा करना चाहते हैं, और आपको स्थान मिल गया है, तो इस कदम पर बात करने के लिए कर्मचारियों को मना लें।
दावतें लाओ
लंच मीटिंग बोरिंग, दिन भर के मामलों के लिए एक खराब प्रतिष्ठा प्राप्त करती है। लेकिन एक मेज के आसपास स्टाफ के सदस्यों को प्राप्त करना वास्तव में एक दूसरे के साथ खुलकर बात करने के लिए प्रोत्साहित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक हो सकता है। भोजन लोगों को एक साथ लाने के लिए जाता है, और हमेशा बात करने वाले लोगों को मिलता है - और इसलिए यदि आपकी बैठकें अजीब चुप्पी से भरी होती हैं, तो श्रमिकों को थोड़ा पिज्जा (या कुछ थोड़ा स्वस्थ) के साथ लुभाने की कोशिश करें।
समय का ध्यान रखो
आमतौर पर यह केवल एक लंबे समय तक चलने वाले मध्य प्रबंधक और तीन बेवकूफ सवालों को एक त्वरित चेक-इन को एक भयानक, दो घंटे की बैठक में बदलने के लिए लेता है। एक बैठक के दौरान टीम के सदस्यों और अधिकारियों को काम पर रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक स्टॉप वॉच को पकड़ना है, इसे 15 मिनट के लिए सेट करें और सभी को बता दें कि जब घड़ी चलती है, तो मीटिंग खत्म हो जाती है। इससे न केवल आपको चीजों को और अधिक स्पष्ट रूप से समझाने में मदद मिलेगी, बल्कि कार्यकर्ता यह जानने में सक्षम होंगे कि वे कब इसे वापस प्राप्त कर पाएंगे।
इसे तोड़ दो
यदि आप वास्तव में चार घंटे की बैठक से बच सकते हैं, तो यदि आप इसे अलग-अलग अध्यायों में विभाजित करने में सक्षम हैं तो यह जीवन को बहुत आसान और अधिक सुखद बना देगा। अपनी बैठक की शुरुआत में, सहकर्मियों को बताएं कि आप इसे कुछ काटने के आकार के टुकड़ों से निपटने जा रहे हैं। प्रत्येक समूह को किसी एक समूह को संबोधित करने के लिए उपयोग करें, और अन्य टीमों के साथ जांच करने के लिए, प्रत्येक ताजा हवा को प्राप्त करने और फिर से इकट्ठा करने के लिए प्रत्येक मुद्दे को संबोधित करने के बाद ब्रेक करें।
PowerPoint का उपयोग करना बंद करें
2017 में भी, पावरपॉइंट अभी भी व्यापार का पर्याय है। हम व्यय रिपोर्ट और बिक्री पिचों से लेकर मार्केटिंग अपडेट तक - हर चीज के लिए पावरपॉइंट का उपयोग करते हैं। और जब तक यह अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हो सकता है, आप इसे थोड़ा थक नहीं सकते। सम्मेलन कक्ष में फेरबदल करने और अपने लाइन प्रबंधक को 30-स्लाइड प्रस्तुति को लोड करने से बदतर कुछ भी नहीं है - इसलिए यदि आप अपने सहयोगियों को जागृत रखना चाहते हैं, तो रोशनी चालू रखें और मौखिक रूप से संलग्न करें। यह हर किसी को जागृत रखेगा और विचारों को प्रवाहित करेगा।
आगे की योजना
बैठकों में सबसे बड़ी टाइमवेस्टर्स में से एक लोगों को सुझाव देने और मुद्दों को उठाने की प्रतीक्षा कर रही है। अजीब सी चुप्पी को खोने और हर किसी को कमरे से जल्दी बाहर निकलने के लिए, बैठक में आने से पहले सभी उपस्थित लोगों को कम से कम एक विचार या बात करने वाले बिंदु के साथ आने के लिए प्रोत्साहित करें।
प्रेस रिकॉर्ड
यदि आप जल्दी से एक बैठक के माध्यम से प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं, तो कुछ कार्रवाई बिंदुओं के लिए मैदान में खो जाना आसान है। जैसा कि आप हर किसी को कमरे से बाहर निकालने की कोशिश कर रहे हैं, और अक्सर समय पर एक प्रमुख नाली हो सकती है। यदि आप प्रश्नों को खोदने के इच्छुक हैं, तो यह आपके फोन पर बैठक को रिकॉर्ड करने और फिर आपके टूटने के बाद सभी उपस्थित लोगों को ऑडियो फ़ाइल भेजने के लायक है। इस तरह, हर कोई जानता है कि उन्हें क्या करना है और कब इसकी आवश्यकता है।
पॉपकॉर्न वाक्य
यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई योगदान दे रहा है? इसे प्राथमिक विद्यालय में वापस ले जाएं और अपनी टीम को थोड़े से पॉपकॉर्न सोच में संलग्न करें। एक वाक्य शुरू करें, इसे एक घेरे में लें और प्रत्येक स्टाफ सदस्य को अपने विचारों को ज्ञात करने के लिए वाक्य को पूरा करें। न केवल लोगों को जोड़े रखना होगा, बल्कि यह योगदान करने के लिए श्रमिकों को बॉक्स के बाहर सोचने के लिए मजबूर करेगा।
एक जगह लो
यदि आप अक्सर अपनी टीम को घंटों का समय बर्बाद करते हुए प्रतीत होता है कि सामान्य समूह निर्णय लेने की कोशिश कर रहे हैं, तो उन्हें अपने पैरों से उतरने का प्रयास करें और किसी निर्णय पर पहुंचने के लिए वस्तुतः रुख अपनाएं। कमरे के बीच में एक रेखा खींचना, और प्रत्येक कार्यकर्ता को उस पक्ष पर खड़े होने के लिए कहें जो उनकी राय के अनुरूप हो। फिर, सभी को अपनी पसंद को तर्कसंगत बनाने और आगे बढ़ने के लिए मजबूर करने के लिए रैपिड स्प्रिंगबोर्ड के रूप में उपयोग करें।
सबको नौकरी दो
प्रत्येक बैठक में चीजों को जल्दी से सुनिश्चित करने का एक और तरीका प्रत्येक सहभागी को उस बैठक में प्रदर्शन करने का काम दे रहा है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति को नोट्स लेने के लिए कहें, एक समय रखने के लिए और एक स्नैक्स लाने के लिए। प्रत्येक व्यक्ति को प्रदर्शन करने के लिए अपना कर्तव्य देने से, बैठक को अधिक सुचारू रूप से चलना चाहिए और व्यक्तियों पर अधिक ध्यान केंद्रित किया जाएगा।
आभासी जाओ
क्या आप टीमों के साथ मिलने के लिए कार्यालयों और स्थानों के बीच यात्रा के समय का भार उठा रहे हैं? स्काइप, Google हैंगआउट या फेसटाइम जैसे टूल का उपयोग करना शुरू कर दें। इस तरह, श्रमिक अपने काम के स्टेशनों को छोड़ने के बिना भी आप क्या कर रहे हैं और वे क्या कर रहे हैं इसका सार प्राप्त कर सकते हैं।
बात - चीत बंद करें
यदि आपको ऐसा लगता है कि आपकी कई बैठकें बेकार मोनोलॉग हो रही हैं, तो यह संभवत: इसलिए है क्योंकि आपकी बैठकें बेकार मोनोलॉग हैं। आपको जो कहने की ज़रूरत है, उसे कहिए, फिर खुद को काटिए और बाकी लोगों से पूछिए कि वे क्या सोचते हैं। न केवल आप बैठकों में खर्च कर रहे समय को वापस ले सकते हैं, बल्कि यह दूसरों को अपने विचारों को आवाज़ देने और नए विचारों को तालिका में लाने का मौका भी देगा।
परीक्षण त्रुटि विधि
दिन के अंत में, कोई भी दो कंपनियां समान नहीं हैं। आपकी मीटिंग्स के लिए अन्य कंपनियों के लिए क्या काम नहीं हो सकता है, और इसलिए आपको यह पता लगाने के लिए कि आपको और आपकी टीम के लिए किस तरह की बैठकें सबसे अच्छी हैं, यह जानने के लिए आपको थोड़ा परीक्षण और त्रुटि करने की आवश्यकता है। बस याद रखें धैर्य रखें और अपनी बैठकों को तेज और कम दर्दनाक बनाने के लिए सही तरीके खोजने में ध्यान केंद्रित करें।
शटरस्टॉक के माध्यम से फोटो मिलना
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