तो, आपने एक कार्यालय में काम करने की स्थिति हासिल कर ली है, शायद एक प्रशासनिक सहायक या सचिव के रूप में। अब आपको अपने कार्यालय में उपकरण का उपयोग करने का उचित तरीका सीखने की आवश्यकता है, क्योंकि आपकी नौकरी कंप्यूटर का उपयोग करने, फैक्स भेजने, फोटोकॉपी बनाने और बहुत कुछ करने की आवश्यकता होगी। उचित हैंडलिंग के साथ, आपके कार्यालय में उपकरण कई वर्षों तक चलने चाहिए और वास्तव में आपके काम को आसान बनाना चाहिए। जितना बेहतर आप उपकरण का उपयोग करना जानते हैं, उतना ही बेहतर होगा कि आप अपना काम कर पाएंगे।
$config[code] not foundPhotocopier का उपयोग करना
फोटोकॉपीयर के लिए दिए गए निर्देश मैनुअल को पढ़ें। पावर स्विच का पता लगाएँ और मशीन को चालू करें। मशीन को गर्म करने के लिए पर्याप्त समय दें; पुरानी मशीनें नए मॉडल की तुलना में अधिक समय ले सकती हैं।
कवर उठाएं और उस दस्तावेज़ को रखें जिसे आप ग्लास पर अंकित करना चाहते हैं। ध्यान रखें कि इसे ठीक से रखें; अधिकांश फोटोकॉपी में ऐसे निशान होते हैं जो दिखाते हैं कि दस्तावेजों को कहां रखा जाए। कवर को कम करें और, नियंत्रण कक्ष का उपयोग करके, उन प्रतियों की संख्या का चयन करें जिन्हें आप बनाना चाहते हैं। पुश "प्रारंभ" और नकल शुरू होनी चाहिए।
दस्तावेजों को लंबाई में कई पृष्ठों की प्रतिलिपि बनाने के लिए अपने कोपियर पर स्वचालित फ़ीड का उपयोग करें। फ़ीड के बगल में गाइड के बाद, दस्तावेजों के अपने ढेर को स्थिति दें; कई फोटोकॉपीयर ऑटो-फीड दस्तावेजों का सामना करते हैं। देखें कि आपके फोटोकॉपीयर में आपके दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से टकराने और स्टेपल करने के विकल्प हैं - सबसे नए मॉडल करते हैं। डिजिटल डिस्प्ले पर इन विकल्पों का चयन करें, "स्टार्ट" दबाएं, और दस्तावेजों के आपके स्टैक को आपके द्वारा फोटोकॉपी, कोलाज और स्टेपल किया जाएगा।
फैक्स मशीन का उपयोग करना
निर्माता के निर्देशों को पढ़ें।जाँच करें कि फ़ैक्स मशीन को चालू करने से पहले पावर स्रोत और फोन जैक में प्लग किया गया है। आप जो फैक्स भेज रहे हैं उसके गंतव्य के लिए फैक्स नंबर प्राप्त करें। आपके द्वारा भेजे जा रहे दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करें।
अपने फैक्स के लिए एक कवरशीट भरें; इसमें प्राप्तकर्ता का नाम और फैक्स नंबर, आपके बॉस या कार्यालय का नाम, आपके कार्यालय का फैक्स नंबर, प्राप्तकर्ता को एक छोटा संदेश और कवरशीट सहित पृष्ठों की संख्या शामिल होगी।
फीडर ट्रे में दस्तावेजों का सामना करें। प्राप्तकर्ता का फैक्स नंबर डायल करें। दस्तावेज़ को भेजने के लिए "भेजें 'या" फ़ैक्स "दबाएं, आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली मशीन पर निर्भर करता है।
सुनिश्चित करें कि आपकी मशीन के टोनर कार्ट्रिज में बहुत स्याही हो और उसमें बहुत सारे कागज हों, ताकि आप आसानी से फैक्स प्राप्त कर सकें। फोन की घंटी बजने की प्रतीक्षा करें, लेकिन इसका उत्तर न दें; यह इंगित करता है कि एक फैक्स आ रहा है। "हैंडशेक" टोन के लिए सुनो जो आपको प्रेषक के फैक्स मशीन को बताता है और आपका फैक्स मशीन संचार कर रहा है। अपनी फ़ैक्स मशीन को प्रिंट करना शुरू करें और तब तक प्रतीक्षा करें जब तक कि पूरा दस्तावेज़ न आ जाए।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि कवर शीट पर दिए गए नंबर के विरुद्ध आपके द्वारा प्राप्त किए गए पृष्ठों की संख्या सुनिश्चित करें कि पूरा फैक्स आया है। इस दस्तावेज़ की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए प्रेषक से संपर्क करें।
टिप
अपने कार्य दिवस के अंत में सभी कार्यालय उपकरण बंद करना सुनिश्चित करें, जब तक कि आपको अन्यथा निर्देश न दिया जाए।
