अधिकांश छोटे व्यवसाय मालिकों को ईमेल में दफनाया जाता है। यह हतोत्साहित करने वाला है क्योंकि वे हमेशा महत्वपूर्ण लोगों को जवाब देने के लिए नहीं मिलते हैं। बिजनेस शिष्टाचार बताता है कि प्रत्येक ईमेल को 24 घंटे के भीतर जवाब दिया जाना चाहिए।
संदेश को लंबे समय तक अनुत्तरित रहने दें, इससे उनके व्यवसाय में रिश्तों पर गहरा नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। प्रेषक चिंतित है कि ईमेल प्राप्त नहीं हुआ या "उत्तर नहीं" का अर्थ नकारात्मक उत्तर है। कई मामलों में, इसका मतलब न तो इन चीजों में से है।
$config[code] not foundउचित ईमेल शिष्टाचार महत्वपूर्ण है क्योंकि व्यवसायिक भाग्य आर्थिक समय के साथ बढ़ता और गिरता है। आप वैसे ही लोगों से मिलते हैं जैसे आप नीचे के रास्ते पर मिलते हैं। दूसरे शब्दों में, आज आपको मुझसे कुछ चाहिए और कल मुझे आपसे कुछ चाहिए। अगर मुझे आपकी ज़रूरत के समय मैंने आपका ईमेल कभी नहीं लौटाया, तो आपको क्या लगता है कि क्या भूमिकाएँ उलट जाएंगी?
एक दिन में मेलों की बाढ़ का जवाब देने के 10 तरीके
यहां बताया गया है कि 24 घंटे के भीतर हर ईमेल का जवाब कैसे दिया जाता है, खासकर व्यस्त दिन पर।
1. ऑटो रिस्पॉन्स का उपयोग करें
ईमेल भेजने के लिए आपके ईमेल सिस्टम से ऑटोमैटिक रिस्पांस सेट अप करने के लिए भेजने वाले को सूचित करने में औसतन कितना समय लगता है। इस अपेक्षा को निर्धारित करने से, प्रेषक जानता है कि उनका ईमेल प्राप्त हुआ था और लगभग जब वे आप से सुनेंगे। महत्वपूर्ण बात यह है कि उत्तर देने के समय वादा किए गए समय सीमा के अनुसार रहें।
2. छोटा हो
एक उपन्यास या किसी ऐसी चीज़ के साथ जवाब न दें जिसे व्यक्तिगत फोन कॉल या व्यक्तिगत बातचीत में कहा जाना चाहिए। कुछ शब्दों या एक ही वाक्य के जवाब रखने से, इसमें कम समय लगता है। याद रखें, स्मार्टफ़ोन पर लंबे ईमेल उत्तरों को पढ़ना और भी मुश्किल हो जाता है।
3. गिने हुए प्रश्न पूछें
इससे उत्तर देना बहुत आसान हो जाता है जहां आप ईमेल से प्रश्नों को कॉपी कर सकते हैं और हर एक का संक्षिप्त उत्तर दे सकते हैं।
4. समय सीमा
एक समय सीमा के लिए देखें जिसमें एक उत्तर अपेक्षित है। फिर उस समय के उत्तर पर विचार करने के लिए इस तिथि के लिए एक अनुवर्ती सेट करें। विभिन्न श्रेणियों या ग्राहकों के लिए विशिष्ट फ़ोल्डर में ईमेल रखें।
5. समझ गया, बाद में
यदि आपके पास अब इसका उत्तर देने का समय नहीं है। "यह समझे, उत्तर देगा" टाइप करें। वास्तव में, यह आपके डेस्कटॉप या हैंडहेल्ड डिवाइस पर कुछ स्ट्रोक के साथ शॉर्ट कट के रूप में सेट किया जा सकता है। ये पाठ विस्तारक बहुत समय बचा सकते हैं। फिर एक अनुवर्ती सेट करें ताकि आप बाद में जवाब दे सकें।
6. मेस में न जोड़ें
सभी को भूल जाओ। यह सिर्फ किसी और को पढ़ने के लिए एक और ईमेल जोड़ता है।
7. गुस्से को बाहर रखें
पागल होने पर कभी जवाब न दें। यह बहुत अधिक ऊर्जा जलाता है और इसके बुरे परिणाम हो सकते हैं। यदि आपको अपने आप को व्यक्त करना है, तो अपने आप को एक उत्तर टाइप करें और इसे 24 घंटे बाद पढ़ने के लिए इच्छित प्राप्तकर्ता को भेजने से पहले पढ़ें। फोन या व्यक्तिगत वार्तालाप हमेशा गुस्से वाले ईमेल की तुलना में अधिक उत्पादक होते हैं।
8. अधिसूचनाएँ बंद करें
दिन के दौरान विशेष रूप से सेट करें आप वास्तव में मल्टीटास्किंग के बिना ईमेल का जवाब देने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। आप बहुत अधिक पूरा करेंगे और प्रभावी होंगे।
9. नियम और फ़ोल्डर का उपयोग करें
अपने मेल सिस्टम के भीतर नियम सेट करें ताकि विशेष शीर्षक वाले विशिष्ट ईमेल विशेष फ़ोल्डरों में जाएं ताकि आप पहले या एक निर्धारित समय सीमा के भीतर समीक्षा कर सकें। यह आपको एक अखंड इनबॉक्स को देखने से रोकता है, जो भारी हो सकता है।
10. भविष्य के लिए अनुसूची
कई ईमेल प्रोग्राम आपको भविष्य के लिए शेड्यूल करने देंगे। अभी इसका उत्तर दें और सिस्टम को बाद में भेजें।
समयबद्ध तरीके से प्रभावी ढंग से संवाद करना हमेशा सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने व्यापार की सफलता के लिए जिस संबंध पूंजी की आवश्यकता होगी, वह आपको एक दिन में ईमेल की बाढ़ का जवाब देने में मदद करेगी।
अनुमति द्वारा पुनर्प्रकाशित। यहां मूल।
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