हमें बताओ अगर यह परिचित लगता है। आपको हर किसी को एक बड़ी बैठक में भाग लेने या सम्मेलन बुलाने की आवश्यकता है, जिसका अर्थ है कि हर कोई कुछ घंटों के लिए अपने डेस्क से दूर रहने वाला है। बैठक महत्वपूर्ण है, लेकिन ऐसा काम है कि बैठक बाधित होगी।
ऐसे तरीके हैं जिनसे आप काम पर दोनों जरूरतों को संबोधित कर सकते हैं। नीचे कुशलता, स्वचालन और प्रौद्योगिकी के उपयोग के माध्यम से उत्पादन पर नज़र रखते हुए बैठकें आयोजित करने के तरीके के बारे में सुझाव दिए गए हैं।
$config[code] not foundदक्षता
- अपनी आंतरिक प्रक्रियाओं की समीक्षा करें। आपके कुछ कार्य हो सकते हैं जो आपकी दिनचर्या का हिस्सा हैं जिन्हें आप बिना कर सकते हैं। एक बार जब आप जानते हैं कि वे क्या हैं, तो आप महत्वपूर्ण कार्यों को उन लोगों से अलग कर सकते हैं जो अब आवश्यक नहीं हैं।
- प्रतिनिधि। अपनी टीम के साथ संवाद करना सुनिश्चित करें कि वे परियोजनाओं को कारगर बनाने के लिए क्या कर सकते हैं। जानिए कि आप खुद क्या कर सकते हैं, और क्या सुदृढीकरण की आवश्यकता होगी।
- विराम लीजिये। यह विरोधाभासी लग सकता है, लेकिन कभी-कभी आपको काम करने से रोकने के लिए काम करने की आवश्यकता होती है। जैसा कि फोर्ब्स कहते हैं: "जब गतिहीन, एंजाइम लिपोप्रोटीन लाइपेस (एलपीएल), रक्तप्रवाह में वसा को तोड़ने और इसे ऊर्जा में परिवर्तित करने के लिए जिम्मेदार होता है, तो काफी हद तक गिर जाता है, जिससे वसा कोशिकाओं का निर्माण होता है। संक्षेप में, आंदोलन की कमी ऊर्जा में गिरावट के बराबर है। "
- दोपहर के भोजन के आसपास अपने दिन की योजना बनाएं। हम में से कई लोग सुबह के समय तेज होते हैं, इसलिए उस समय का उपयोग उस काम के लिए करें जिसमें गहन विश्लेषण और विचार की आवश्यकता होती है। बैठते ही रिपोर्ट और क्रंच नंबर लिखें। दोपहर के भोजन के बाद, जब आप ईंधन भरते हैं, तो उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करें, जिनके लिए आपको बातचीत और साझा करने की आवश्यकता होती है, जैसे बैठकें और सम्मेलन कॉल।
- एक सूची बनाना। प्राथमिकता के क्रम में आपको वह सब कुछ करना होगा जो आपको करना है। जैसा कि आप प्रत्येक कार्य की जांच करते हैं, आप जान सकते हैं कि दिन के कौन से समय सबसे अधिक उत्पादक हैं।
स्वचालन
- सोशल मीडिया कार्यों को स्वचालित करें। Hootsuite शायद सबसे प्रसिद्ध है, लेकिन साथ ही कई अन्य सोशल मीडिया ऐप और टूल भी हैं। उदाहरण के लिए, बफ़र आपको एक विशिष्ट पैटर्न के अनुसार पदों को शेड्यूल करने की अनुमति देता है। इसलिए यदि आप कहना चाहते हैं, तो सप्ताह के 10 बजे पोस्ट करें, बफ़र आपको ऐसा करने में मदद कर सकता है। एक अन्य प्लेटफॉर्म, Dlvr.it, आपको अपनी साइट को फेसबुक, ट्विटर और लिंक्डइन के साथ सिंक करने की अनुमति देता है।
- आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए टेम्पलेट बनाएं। मान लें कि आप हर सप्ताह एक ही प्रकार का चालान या पत्र भेजते हैं। आप इसके लिए एक टेम्प्लेट बनाकर समय की बचत कर सकते हैं, और फिर बस उपयुक्त नामों, तिथियों और संख्याओं को भरने की आवश्यकता है।
- क्लाउड में ऑनलाइन कैलेंडर का उपयोग करें और उन्हें साझा करें। मीटिंग्स में बैठने में समय लग सकता है, लेकिन इसलिए मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं। अपने सहयोगियों और अपने ग्राहकों को यह बताने से कि आप क्या कर रहे हैं और जब आप ऐसा कर रहे होंगे, तो आप बहुत सारे ईमेल और कॉल को बचा सकते हैं।
- ग्राहक के अनुवर्ती और इसी तरह के कार्यों को स्वचालित करें। आंतरिक प्रक्रियाओं की समीक्षा करने के बाद, आप पा सकते हैं कि ऐसे कई समय बर्बाद करने वाले कार्य हैं जिन्हें आप 30 मिनट या उससे कम समय में स्वचालित कर सकते हैं।
- ईमेल के लिए "डिब्बाबंद" ईमेल प्रतिक्रियाएं बनाएं जिन्हें एक ही प्रतिक्रिया समय और फिर से की आवश्यकता होती है। इस तरह से आपको हर बार जवाब देने के लिए एक ही ईमेल टाइप नहीं करना होगा। या फिर भी बेहतर, यदि आपसे एक ही प्रश्न बार-बार पूछा जाता है, तो एक FAQ पृष्ठ या दस्तावेज़ बनाएं और इसे ऑनलाइन प्रकाशित करें या अपने सहयोगियों को प्रदान करें, इसलिए उत्तर ऑन-हैंड हैं और संचार आवश्यकताएँ कम हो गई हैं।
प्रौद्योगिकी
- क्लाउड में चेकलिस्ट रखें ताकि आप उन्हें अपने साथ ले जा सकें और उन्हें साझा कर सकें। भूलने से आप उन्हें साझा कर सकते हैं या उन्हें निजी रख सकते हैं, और यहां तक कि आप एनिमेटेड जिफ़ जोड़ सकते हैं। और चेकली में कई समान विशेषताएं हैं, और आप अपनी सूचियों के पीडीएफ संस्करण बनाने की अनुमति देते हैं।
- मैक्रोज़ (उर्फ शॉर्टकट) से परिचित हों। Microsoft Word जैसे प्रोग्राम्स में एक अंतर्निहित विशेषता के रूप में मैक्रोज़ हैं जो उपयोगकर्ताओं को स्वचालित रूप से नियमित कार्य करने देता है। उन्हें बनाना और अनुकूलित करना आसान है। कुछ काफी आसान हैं (मैं के लिए नियंत्रण) इटैलिक)। एक बार जब आपको उन पर एक हैंडल मिल जाता है, तो आप लिखते समय अपना समय बचा लेंगे। Microsoft Word के लिए मैक्रोज़ बनाने के बारे में अधिक जानने के लिए, Microsoft Office समर्थन पृष्ठ पर जाएँ। और इस टुकड़े की भावना में, इस जानकारी को एक दस्तावेज के रूप में सहेजें और इसे अपने सहकर्मियों और कर्मचारियों के साथ साझा करें ताकि उनकी जरूरतों को पूरा करने में मदद मिल सके।
- यदि आप सीखना चाहते हैं कि वर्ड, एक्सेल या पॉवरपॉइंट में टेम्प्लेट कैसे बनाया जाता है, तो आपका सबसे अच्छा शर्त यह है कि कार्यालय को क्या कहना है. साथ ही, यह लेख उपयोगी है क्योंकि यह टीम के सहयोग पर केंद्रित है।
- चालान और बिलिंग कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। यह आवश्यक नहीं है कि ग्राहकों के लिए मैन्युअल रूप से इनवॉइस उत्पन्न किया जाए जो हर महीने एक ही सेवा के लिए एक ही राशि का बिल दे।
- अपने ईमेल इनबॉक्स में लेबल, फ़ोल्डर और टैग का उपयोग करें। यह आइटम को सॉर्ट करने और व्यवस्थित करने में मदद करता है, और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह संदेशों की त्वरित पुनर्प्राप्ति में मदद करता है।
आपकी मीटिंग्स में महत्वपूर्ण चीजें होती हैं, और उनके बारे में चिंतित होना एक अच्छा विचार नहीं है कि आप क्या याद कर रहे हैं। बैठकें कैसे आयोजित करें, इन युक्तियों में से कुछ का पालन करके, आप बोर्ड रूम में बड़े लोगों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कार्यालय के चारों ओर कुछ छोटे कार्यों में कटौती करने में सक्षम होंगे।
शटरस्टॉक के माध्यम से छवि की बैठक
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