एक आवश्यकता पत्र किसी व्यक्ति या कंपनी के पक्ष की आवश्यकता या इच्छा व्यक्त करने का एक माध्यम है। यह एक औपचारिक पत्र माना जाता है, और इसलिए, आपको इसकी संरचना और वर्तनी और व्याकरण पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है। आपको प्रेरक भाषा का उपयोग करने की भी आवश्यकता है, क्योंकि यह माना जाता है कि आप जिस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं, वह आपके लिए कुछ ऐसा करने के लिए कह रहा है जिसे वे पहले नहीं मान सकते थे।
$config[code] not foundपहले पैराग्राफ में खुद को पेश करें और उस कारण को बताएं जो आप पत्र लिख रहे हैं। लिखने के अपने कारण के बारे में प्रत्यक्ष होते हुए भी विनम्र तरीके से लिखें। यदि आपको किसी व्यक्ति द्वारा संदर्भित किया गया था, तो उसका नाम इस अनुच्छेद में शामिल करें। यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता को याद दिलाएं कि वह आपको समीक्षा करके कैसे जानता है, संक्षेप में, आपके रिश्ते के कुछ उच्च बिंदु।
दूसरे पैराग्राफ में अपने अनुरोध की व्याख्या करें और अनुरोध के बारे में विवरण के साथ अपने स्पष्टीकरण का बैक अप लें। अपना अनुरोध करते हुए विनम्र स्वर अपनाकर सीधे उसके लिए कहें कि आप उसके लिए क्या करना चाहते हैं। प्राप्तकर्ता को दिखाएं कि वह आपके अनुरोध पर विचार करके कैसे लाभान्वित होगा।
अपनी पृष्ठभूमि को संक्षेप में बताएं और उस स्थिति को रेखांकित करें जिसके लिए आपको निर्णय लेने में मदद करने के लिए आवश्यक विस्तृत जानकारी प्रस्तुत करके प्राप्तकर्ता से सहायता की आवश्यकता होती है। उल्लेख करें कि आप फ़ोन कॉल के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करेंगे।
पत्र के शरीर में अपना ईमेल पता या टेलीफोन नंबर जोड़ें। हालाँकि, यह वैकल्पिक हो सकता है यदि आपने उन्हें पहले ही परिचय में अपने रिटर्न एड्रेस में शामिल कर लिया हो। मामले में आपसे संपर्क करने के लिए प्राप्तकर्ता को आमंत्रित करें कुछ ऐसा है जिसे वह आपके अनुरोध के बारे में समझ नहीं पाया है। अपने प्रत्याशित सहायता और विचार के लिए पाठक को धन्यवाद देते हुए अपने पत्र के मुख्य भाग को शामिल करें।
अपने नाम और अपने शीर्षक के बाद "ईमानदारी से" का उपयोग करते हुए, औपचारिक रूप से पत्र को बंद करें। सादे सफेद कागज पर पत्र प्रिंट करें और अपने शीर्षक के नीचे अपना नाम लिखें। व्यवसाय के आकार के लिफाफे में फिट होने के लिए पत्र को मोड़ो, लिफाफे पर अपने प्राप्तकर्ता का पता प्रिंट करें और प्राप्तकर्ता को मेल करें।
