ऑडियो और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग पर व्यावसायिक बैठकें किसी भी संगठन का एक हिस्सा और पार्सल बन गई हैं। वे दिन गए जब इंटरनेट पर व्यावसायिक बैठकें करने के लिए केवल आईटी दिग्गज ऑनलाइन सहयोग सॉफ़्टवेयर खरीदते थे।
आज, यहां तक कि छोटे व्यवसाय भी वेब कॉन्फ्रेंसिंग के लिए सहयोग उपकरणों का उपयोग करने के लाभों को महसूस कर रहे हैं।
परिणाम आमने-सामने की बैठकों की धीमी मौत है, जिसे हमने लगभग चार साल पहले ही देखा था।
$config[code] not found- सिस्को सिस्टम्स ने 2009 में अपने बिक्री प्रशिक्षण को रद्द कर दिया।
- Apple ने अपने भविष्य के Macworlds से बाहर निकाला।
- कई कंपनियों ने इवेंट-एंड-मीटिंग डिपार्टमेंट में अपनी टीम की ताकत को कम कर दिया है और इसके बाद वर्चुअल मीटिंग्स में तेजी देखी गई है।
ऑनलाइन मीटिंग टूल और सॉफ्टवेयर को अपनाने से, आप 50-80 प्रतिशत लागत बचा सकते हैं, जो अन्यथा होटल के कमरे, किराये, परिवहन, पैकेजिंग और मार्केटिंग डिस्प्ले पर खर्च की जाती हैं। किसी भौतिक घटना के लिए $ 200 से $ 1,000 के निवेश के विपरीत वर्चुअल ईवेंट की मेजबानी आपको प्रति दिन $ 10 से कम हो सकती है।
इसका मतलब है कि आप कम के लिए समान हैं।
हालाँकि, सिर्फ एक वेब कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण होने से ऑनलाइन मीटिंग आयोजित करने में सफलता सुनिश्चित नहीं होती है।
इसे देखने के दो तरीके हैं।
- सबसे पहले, आपके ऑनलाइन मीटिंग टूल को सुचारू ऑडियो और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए सभी मनोरम और आवश्यक सुविधाओं के साथ आशीर्वाद दिया जाना चाहिए।
- दूसरा, इंटरेक्टिव सत्र जारी रखने के लिए प्रस्तुति सामग्री पर्याप्त आकर्षक होनी चाहिए।
आपको सभी संभावित सहयोग सुविधाओं के साथ ऑनलाइन बैठकों की मेजबानी करने के लिए सही मंच की आवश्यकता है और साथ ही लोगों को लंबे समय तक रखने के लिए अच्छी तरह से संरचित सामग्री प्रस्तुति रणनीतियों को अपनाना है।
जब तक इन दोनों पहलुओं पर अच्छी तरह से ध्यान नहीं दिया जाता, तब तक वर्चुअल मीटिंग सफल नहीं हो सकती। यहां वेब सम्मेलन युक्तियों की एक सूची दी गई है, जिन्हें आप उपयोगी भी पा सकते हैं।
दोनों आवश्यकताओं को कैसे प्रबंधित करें
ऑनलाइन बैठकों में व्यवसायों को जीतना यह सब है कि आप अपने ग्राहकों और अपने साथियों के बीच संचार को आसान कैसे बनाते हैं।
बस उन्हें अपने स्वयं के कार्यालय या घर के आराम में प्रस्तावित करने, चर्चा करने, समीक्षा करने या प्राप्त करने के लिए हर चीज पर सहज सहयोग करने में मदद करें। और, आप घर पर हैं।
इस तथ्य को देखते हुए कि ऑनलाइन बैठकों के दौरान संलग्नताओं और बातचीत की प्रकृति पूरी तरह से प्रस्तुति रणनीतियों, व्यावसायिक अपेक्षाओं और भाग लेने वाले व्यक्तियों के बीच सामग्री पर ध्यान केंद्रित करती है, यह उनके ऊपर है कि वे कैसे उपलब्ध टूल और संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग कर सकते हैं।
किसी मीटिंग में आपके द्वारा प्रस्तुत की गई विशिष्ट, सारांशित और एक्शन-चालित सामग्री, उच्चतर आप सभी के व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा कर सकते हैं और इस प्रकार, त्वरित सौदों को बंद कर सकते हैं।
अब प्राथमिक आवश्यकता पर आ रहे हैं, वह सही उपकरण का चयन कर रहा है। आप किसी भी प्रीमियम फीचर्स से समझौता नहीं कर सकते हैं जो प्रमुख विक्रेता आपको दे सकते हैं। वास्तव में, बाजार पर अच्छे वेब कॉन्फ्रेंसिंग टूल की कोई कमी नहीं है।
आपकी चेकलिस्ट में अगली महत्वपूर्ण बात यह है कि आप ऑनलाइन मीटिंग टूल को कितना बेहतर बना सकते हैं और अपने व्यवसाय के लिए उपयुक्त विकल्प चुन सकते हैं। यद्यपि हम में से बहुत से लोग वीओआईपी और फोन पर बैठकों के संचालन के बारे में जानते हैं, लेकिन उनके उपयोग को बेहतर बनाने के बेहतर तरीके हैं।
इस लेख में, हम उन सभी 5 संभावनाओं पर एक नज़र डालेंगे।
कहीं भी सरल, उपलब्ध और दिलचस्प सहयोग करें
आपके ऑनलाइन मीटिंग सॉफ़्टवेयर में वे सब होने चाहिए:
- क्रोम, फ़ायरफ़ॉक्स और सफारी जैसे सभी लोकप्रिय ब्राउज़रों के साथ पूर्ण संगतता, जो प्रतिभागियों का उपयोग करते हैं, ताकि कोई भी अलग-थलग महसूस न करे
- इंटरैक्टिव प्रस्तुतियों, उत्पाद प्रदर्शन और उत्पाद समीक्षा की मेजबानी के लिए समर्थन, या यहां तक कि एक साथ व्यापार अनुबंधों की समीक्षा … आपके ग्राहक की सुविधा पर सभी
- रिकॉर्ड, संग्रह, साथ ही पुन: उपयोग करने की क्षमता टीम और संगठन में आंतरिक रूप से आउटपुट का पुन: उपयोग करती है ताकि ग्राहकों की आवश्यकताओं और प्रतिक्रिया का बेहतर ढंग से विश्लेषण किया जा सके।
- अपने स्वयं के मीडिया को अपलोड करने या फ़्लिकर से अपने व्हाइटबोर्ड में छवियां जोड़ने का शानदार तरीका, ताकि आप प्रतिभागियों को संदर्भ के रूप में मल्टीमीडिया सामग्री साझा कर सकें, भले ही मीटिंग चालू हो
- वास्तविक समय और स्वाभाविक रूप से, सभी प्रकार के इंटरैक्शन (वर्तमान, शेयर, चर्चा, संपादन और मंथन) के प्रबंधन के लिए समर्थन और साथ ही साथ एक विस्तृत दृष्टिकोण के लिए व्हाइटबोर्ड विश्लेषण पर जाने के लिए लचीलापन।
मीटिंग रूम को भव्य और महँगा बनाएँ
हां, देखो और महसूस करना बहुत मायने रखता है।
जितना अधिक आप अपने मीटिंग रूम और वेटिंग रूम को दिलचस्प और ग्राहकों के लिए आकर्षक बनाते हैं, उतना ही बेहतर आपके ब्रांड के लिए होता है।
घोषणाओं के लिए ब्रांड के रंगों और आकर्षक बैनरों का उपयोग करके कंपनी का लोगो जोड़ना, आपके ग्राहक को यह सोचने पर मजबूर कर सकता है कि आपने मीटिंग को एक विशेष और गंभीर के रूप में व्यवहार करने के लिए एक कस्टम डिज़ाइन लागू किया है।
यह पूरी तरह से एक ब्रांड अनुभव है जिसे आपके ग्राहक अपनी अगली बैठकों में ले जाएंगे।
शायद, अच्छी प्रतिक्रिया के साथ आपको एक महत्वपूर्ण सौदा बंद करने में मदद मिल सकती है।
ब्रांड टेम्पलेट सूट के साथ, आप संगठन के अंदर और बाहर प्रत्येक विभाग या समूहों के लिए अद्वितीय मीटिंग थीम बना सकते हैं, और इस प्रकार अपने ब्रांड की कॉर्पोरेट पहचान को बनाए रख सकते हैं।
डेस्कटॉप शेयरिंग और रिमोट स्क्रीन कंट्रोल को सक्षम करें
दर्शकों की व्यस्तता बढ़ाने का सबसे आसान और प्रभावी तरीका प्रतिभागियों में नियंत्रण साझा करना है।
रिमोट स्क्रीन कंट्रोल साथी श्रमिकों, ग्राहकों, मेहमानों और आगंतुकों को स्वतंत्रता प्रदान करता है कि वे अपने स्वयं के पिचों और प्रस्तुतियों के साथ कैसे आगे बढ़ना चाहते हैं।
डेस्कटॉप साझाकरण विकल्पों के साथ, टीम लाइव कार्यक्रमों जैसे उत्पाद प्रदर्शन वीडियो, दस्तावेज़ समीक्षा, कॉर्पोरेट पावर प्वाइंट प्रस्तुतियों, स्प्रेडशीट चार्ट, या किसी भी चल रही परियोजनाओं पर सहयोग कर सकती है। वे अपने व्यक्तिगत सत्रों पर बेहतर नियंत्रण हासिल करते हैं और साथ ही साथ चर्चाओं को 360 डिग्री के विचारों के लिए खुला रखते हैं।
स्थान, समय क्षेत्र, उपस्थित लोगों की संख्या … कुछ भी आपके संदेश को दूसरों द्वारा सुनने और कार्य करने में कोई बाधा नहीं हो सकता है।
निजी और संचालित चैट सत्र की शक्ति को सक्षम करें
ऑनलाइन मीटिंग को कई बार स्वाभाविक, इंटरैक्टिव और गोपनीय माना जाता है।
चल रही वेब मीटिंग के दौरान निजी चर्चाएँ बहुत सारे प्रश्नों को स्पष्ट करने में मदद करती हैं जिन्हें अन्यथा हल नहीं किया जाएगा।
$config[code] not foundसमूह की बैठक में, यह स्पष्ट है कि प्रत्येक सदस्य एक ही गति से चर्चा के प्रत्येक विषय को नहीं समझता है। कई बार, उपस्थित लोगों को अनसुलझे सवालों के साथ छोड़ दिया जाता है जिसके परिणामस्वरूप भ्रम और प्रमुख मुद्दे होते हैं।
गलतफहमी और छोटे प्रश्नों के कारण एक सामान्य व्यवसाय लक्ष्य पर असहमति हो सकती है। इस तरह के संचार अंतराल को बैठक के दौरान त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, अन्यथा एक आम सहमति में आना मुश्किल होता है। और यह किसी भी समूह की बैठक का अंतिम उद्देश्य है।
निजी चैट विकल्प यह सुनिश्चित करता है कि एक सहभागी को किसी विशेष एजेंडा पर वास्तविक समय की प्रतिक्रिया और प्रतिक्रियाएं मिलती हैं या बैठक कक्ष में अन्य लोगों को परेशान किए बिना किसी अन्य सहभागी से एक क्रिया आइटम। इससे उपस्थित लोगों को एक-दूसरे की टिप्पणियों और कार्यों को निजी और बेहतर तरीके से समझने में मदद मिलती है। यह अधिक ऊंचाई तक ऑनलाइन सहयोग लेता है।
त्वरित एक-से-एक चैट वार्तालापों को गोपनीय बना देता है, ताकि सामान्य सत्र को बाधित किए बिना मुद्दों को जल्दी और चुपचाप हल किया जाए।
वैश्विक बातचीत के लिए भाषा अनुवाद लागू करें
व्यापार की संभावनाएं, साझेदार और सहकर्मी दुनिया के किसी भी हिस्से से हो सकते हैं। इसलिए, वैश्विक व्यापार संचार किसी भी भाषा में हो सकता है।
इसलिए, भाषा वरीयता ऑनलाइन कॉन्फ्रेंसिंग में एक बाधा नहीं होनी चाहिए, खासकर जब उपस्थित लोग मूल वक्ता होते हैं।
आपको ऐसे ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म की आवश्यकता है जो सदस्यों को 50 से अधिक विभिन्न भाषाओं में से चुनने की अनुमति देता है जिन्हें वे अनुवाद करना पसंद करते हैं, सभी वास्तविक समय में। यह संचार बाधाओं को दूर करता है और स्पीकर की मूल भाषा में वार्तालाप को प्रवाहित करता है।
एक ऑनलाइन बैठक के मेजबान के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि हर सदस्य a ट्रांसलेट’बटन पर एक साधारण माउस क्लिक के साथ भाषा वरीयता को लागू करने में सक्षम है।
बहुभाषी चैट वार्तालाप ग्राहक प्रशिक्षण और समर्थन टीमों के लिए भी सहायक हो सकता है। त्वरित चैट अनुवाद सेवा के साथ, ग्राहक अपनी मूल भाषा में उत्पाद प्रदर्शनों के दौरान प्रश्न पूछ सकते हैं, मध्यम आवेदन कर सकते हैं और अधिक कर सकते हैं। यह अधिक व्यापारिक सौदों को बंद करने और खुश ग्राहकों को बनाए रखने के आपके अवसर को बढ़ाता है।
अंतिम लेकिन कम से कम, आपके ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म को भौगोलिक स्थिति, ऑपरेटिंग सिस्टम और समय क्षेत्र की परवाह किए बिना काम करना चाहिए।
यदि आपके मौजूदा ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म ने अभी तक इन सभी आवश्यक सुविधाओं को शामिल नहीं किया है, तो विकल्प की तलाश करने का सही समय है। अच्छे ऑनलाइन सहयोग उपकरण न केवल आपकी टीम की उत्पादकता में सुधार करते हैं, बल्कि दूसरों के लिए आपके ब्रांड की छाप भी बनाते हैं।
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