आवधिक ऑडिट किसी कंपनी को यह निर्धारित करने में मदद करते हैं कि यह गुणवत्ता प्रबंधन पर निशान मार रहा है या नहीं। गुणवत्ता प्रबंधन के मानक, सरकारी विनियमों, अंतर्राष्ट्रीय दिशानिर्देशों और एक कंपनी के अपने प्रोटोकॉल के आधार पर, गुणवत्ता ऑडिट रिपोर्ट के लिए महत्वपूर्ण मानक हैं। ऑडिटर कंपनी की गुणवत्ता आश्वासन कार्यक्रम की प्रभावशीलता का न्याय करने के लिए इन मानकों पर भरोसा करते हैं। लेखा परीक्षा रिपोर्ट प्रबंधकों को कंपनी संचालन के लिए सचेत करती है जो मौजूदा मानकों के अनुरूप नहीं हैं और उन्हें संशोधित करने की आवश्यकता है।
$config[code] not foundकवर पेज डिजाइन करें। ऑडिट के तहत रिपोर्ट का शीर्षक, लेखक, पूरा होने की तारीख और कंपनी की पहचान करें।
15 पृष्ठों से अधिक की रिपोर्ट के लिए एक कार्यकारी सारांश लिखें। ऑडिट आयोजित होने पर तारीखें प्रदान करें। विषय पर पृष्ठभूमि की जानकारी दें ताकि पाठक ऑडिट के उद्देश्य को समझें। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट में टीके बनाने वाले उपकरणों के लिए नए नियमों पर चर्चा हो सकती है। सारांश यह बताता है कि जब मूल मानक प्रभावी हो गए, तो उनकी कमियों को पहचानें और फिर समझाएं कि नए मानक कैसे भिन्न हैं।
एक परिचय ड्राफ़्ट जो ऑडिटर के उद्देश्यों को बताता है और मुख्य निष्कर्षों को संक्षेप में प्रस्तुत करता है। उदाहरण के लिए, “A & E कंपनी के आंतरिक गुणवत्ता नियंत्रण ऑडिट का मुख्य उद्देश्य टीकों की वर्तमान निर्माण प्रक्रियाओं के बारे में जानकारी प्रदान करना था ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि नए संघीय दिशानिर्देश टीकों की प्रभावशीलता को कैसे प्रभावित करेंगे। सबसे महत्वपूर्ण खोज यह थी कि कंपनी को नए सेंट्रीफ्यूज में निवेश करना होगा। ”
"शब्दावली" पर एक अनुभाग प्रदान करें। रिपोर्ट में प्रयुक्त प्रमुख शब्द परिभाषित करें। उल्लेख किए गए कार्यक्रमों, एजेंसियों या संगठनों की पहचान करें। उदाहरण के लिए, यदि रिपोर्ट में NAHB का उल्लेख है, तो इसे 1942 में शुरू किए गए एक व्यापार संगठन नेशनल एसोसिएशन ऑफ होम बिल्डर्स के संदर्भ के रूप में समझाएं।
"वर्तमान गुणवत्ता आश्वासन प्रणाली" नामक एक खंड में कंपनी की वर्तमान गुणवत्ता आश्वासन प्रक्रियाओं पर चर्चा करें, उनके उद्देश्यों और प्रभावशीलता को समझाते हुए।
"लेखा परीक्षा योजना" के लिए एक अनुभाग बनाएं। लेखा परीक्षकों और उनकी योग्यता की पहचान करें। परीक्षण किए गए दस्तावेजों और लोगों के साक्षात्कार की सूची बनाएं।
अपनी प्रक्रिया का विवरण देकर ऑडिट योजना का वर्णन करना जारी रखें। ऑडिटरों के चरणों की पहचान करने के लिए फ्लोचार्ट का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक फ्लोचार्ट में पहले एक बैठक बुलाकर ऑडिटर हो सकते हैं, फिर ऑडिट मानदंड की पहचान कर सकते हैं और उसके बाद जिम्मेदारियों को सौंप सकते हैं और एक दस्तावेज़ समीक्षा शुरू कर सकते हैं।
बताएं कि कैसे ऑडिटर निर्धारित करते हैं कि कौन से दस्तावेजों की जांच और लोगों को साक्षात्कार करना है। प्रक्रिया के दौरान सिस्टम जांच की पहचान करें। उदाहरण के लिए, बताएं कि क्या समीक्षा के लिए टैग किए गए दस्तावेजों को एक सहकर्मी समूह द्वारा अनुमोदित किया जाना था।
"लेखा परीक्षा प्रक्रियाओं की तालिका" तैयार करें। ऑडिटरों द्वारा की गई कार्यवाहियों की सूची, समय सीमा, किसी भी मानक रूप को पूरा करना और सिफारिशें करना। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट कह सकती है कि ऑडिटरों ने जनवरी से जून तक मानव संसाधन दस्तावेजों की जांच की, फिर "मानव संसाधन दस्तावेज़ ऑडिट फॉर्म" पूरा किया और निष्कर्ष निकाला कि दस्तावेजों को प्राप्त करते समय कर्मचारी अधिक कुशल होना चाहिए।
"अनुशंसाओं" के लिए एक अनुभाग के साथ समाप्त करें। सुझाव दें कि मानकों के अनुपालन के लिए संचालन में कैसे सुधार किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट यह निष्कर्ष निकाल सकती है कि परिचालन कर्मचारियों को संघीय दिशानिर्देशों का पालन करने के लिए सुरक्षा प्रशिक्षण में अधिक समय बिताना होगा।
