जब आप एक छोटे व्यवसाय के स्वामी या सलाहकार होते हैं तो हर दिन उत्पादकता के लिए एक लड़ाई होती है। और, अगर हम ईमानदार हैं, तो उत्पादकता विशेष रूप से इन गर्म गर्मी के महीनों के दौरान पकड़ना मुश्किल हो सकता है जब बीबीक्यू और समुद्र तट के दिन हमारे दिन कहर बरपाते हैं।
यदि आप कभी पीछे बैठे हैं और यह सोचते हैं कि 9-5 के बीच क्या हुआ है, तो ऑफिसटाइम के रचनाकारों का एक नया सर्वेक्षण आपकी दिलचस्पी ले सकता है। यहां, टाइम ट्रैकिंग साइट ने उत्तरदाताओं को इस सवाल का जवाब देने के लिए चुना है कि "हमारा समय कहाँ जाता है" और कार्यस्थल उत्पादकता में कुछ सबसे बड़े दोषियों की पहचान की।
इस साल की शुरुआत में, ऑफिसटाइम ने टॉप 5 टाइम किलर और औपचारिक रूप से ईमेल (47 प्रतिशत), प्रोक्रैस्टिनेशन (42 प्रतिशत), सोशल नेटवर्किंग (36 प्रतिशत), मीटिंग्स (34 प्रतिशत) और इंटरनेट सर्फिंग (30 प्रतिशत) को शीर्ष पुरस्कार के रूप में घोषित किया। हमारे दिन से घंटों की चोरी। इस बार, OfficeTime ने यह देखने के लिए वापस जाँच की कि हम इस पाँच समय-चूसने वाले क्षेत्रों में कितना समय व्यतीत कर रहे हैं।
चेतावनी, निष्कर्ष आपको डरा सकते हैं:
- 64 प्रतिशत प्रत्येक दिन सोशल नेटवर्किंग साइटों पर 1 घंटे तक खर्च करते हैं
- 59 प्रतिशत प्रत्येक दिन इंटरनेट पर सर्फिंग में 1 घंटे तक खर्च करते हैं
- बैठकों में प्रति दिन 1 घंटे तक 49 प्रतिशत खर्च होते हैं
- 40 प्रतिशत ईमेल से निपटने में औसतन 1-3 घंटे खर्च करते हैं
- 34 प्रतिशत 30 मिनट से लेकर 1 घंटे तक की अवधि का "निस्संकोच"
उन संख्याओं के उच्च अंत को जोड़ें और यह समझना बहुत आसान है कि हम में से कुछ लोग यह सोचकर कार्यालय क्यों छोड़ देते हैं कि हमने पहले स्थान पर क्या पूरा किया था।
यदि आपको ऐसा लगता है कि आप अपने दिनों को तब तक नहीं बढ़ा रहे हैं, जब तक आप नीचे दिए गए कुछ समय के जाल से बचने में मदद करने के लिए कुछ त्वरित उत्पादकता सुझाव नीचे दिए गए हैं।
1. एक योजना बनाएँ
प्रत्येक रविवार को मैं अपने कंप्यूटर पर बैठ जाता हूं, यह पता लगाता हूं कि अगले सप्ताह में मुझे क्या करना है, और प्रत्येक कार्य को कैसे / कब पूरा करना है, इस पर अगले 5-6 दिनों के लिए एक नक्शा बनाएं। निश्चित रूप से, यह अपरिहार्य है कि अन्य चीजें पॉप हो जाएंगी और मुझे अपनी योजना को स्थानांतरित करना होगा, लेकिन सप्ताह में एक सेट संरचना के साथ जाने से मुझे उस काम पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है जो कि वास्तव में जरूरी। अन्यथा, सप्ताह को उसी तरह से छोड़ना आसान है जिस तरह से आप आए थे - टेबल पर अभी भी काम के ढेर के साथ क्योंकि आपको अन्य क्षेत्रों में "साइड-ट्रैक" मिला है। जानिए आपको अपने दिन और सप्ताह में क्या करने की आवश्यकता है, और अपने आप को उसके प्रति जवाबदेह रखें।
2. ईमेल अनुसूची
यह आश्चर्य की बात नहीं है कि ईमेल समय और समय फिर से उत्पादकता के लिए सबसे बड़े अपराधी के रूप में सूचीबद्ध है। ऊपर उल्लिखित सर्वेक्षण में, 40 प्रतिशत उत्तरदाताओं ने कहा कि वे 1-3 घंटे के बीच खर्च करते हैं एक दिन ईमेल का जवाब देना, और मुझे यकीन है कि आपके पास वे दिन हैं जहां आपने उससे कहीं अधिक खर्च किया है। उस समय को निर्धारित करने का प्रयास करें जहां आप ईमेल का जवाब देते हैं ताकि आप अपना पूरा दिन अंदर और बाहर की ओर खर्च न करें। हो सकता है कि आप सुबह एक घंटे के लिए ईमेल संभालते हैं और फिर दोपहर के भोजन से पहले और शाम को बाहर निकलने से पहले 20 मिनट तक चेक करते हैं। आपके लिए जो कुछ भी काम करता है, उसे चुनें, लेकिन उस बिंदु पर जाएं जहां आप अपने ईमेल का प्रबंधन कर रहे हैं, न कि दूसरे तरीके से। और, यदि संभव हो, तो कार्यालय में आते ही ईमेल का जवाब देने से बचें। आप पाएंगे कि सबसे पहले आपकी प्लेट से कुछ चीजें खटखटाने में सक्षम होने से आपको बाकी दिनों के लिए गति निर्धारित करने में मदद मिलेगी।
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3. जवाबदेही उपकरण का पता लगाएं
मैं आपके बारे में नहीं जानता, लेकिन उत्पादकता के लिए मेरी सबसे बड़ी बाधा खुद को जवाबदेह रखना है। जब आप अपने लिए काम करते हैं, तो आपके पास कोड़ा को फोड़ने और आपको काम पर रखने के लिए कोई और नहीं होता है। हो सकता है कि आप अनुशासित हों और आपको इसकी जरूरत नहीं है या हो सकता है कि आप भी मेरी तरह हों और आपको यथासंभव जवाबदेह और उत्पादक बनाए रखने के लिए साधनों पर निर्भर हों।
हार्वेस्ट, टॉगल, और ऑफिसटाइम (सर्वेक्षण के निर्माता) जैसे ऑनलाइन समय पर नज़र रखने वाले उपकरण किसी व्यक्ति या टीम के लिए अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हो सकते हैं कि वह सही समय पर नज़र रखने और इसके खर्च का विश्लेषण करने में मदद करे। यदि आप घंटे के हिसाब से चार्ज करते हैं, तो ये टूल क्लाइंट बजट पर नज़र रखने में मदद कर सकते हैं और उन्हें दिखा सकते हैं कि आप उनके डॉलर कैसे खर्च कर रहे हैं।
यदि आप लाइन टूल ट्रैकर्स के प्रशंसक नहीं हैं, तो शायद एक भरोसेमंद पुराने अंडा टाइमर ट्रैक पर बने रहने का आपका पसंदीदा तरीका है। मैं अपनी मेज पर अंडे का टाइमर रखता हूं और सामग्री लिखते समय इसका धार्मिक रूप से उपयोग करता हूं। आप जो भी उपकरण का उपयोग करते हैं, वह आकर्षक नहीं होना चाहिए, बस कुछ ऐसा होना चाहिए जिसके प्रति आप जवाबदेह हों।
4. पहचान और सीमा भेद
कुछ विकर्षण जो हम अच्छी तरह से जानते हैं - यह हमारे स्मार्ट फोन, यह ट्विटर, या यह हमारे पसंदीदा ब्लॉग है कि काम के साथ कुछ नहीं करना है पर निमिष प्रकाश है। पहचाने जाने के बाद, जब हम चाहते हैं, तो इन पर अंकुश लगाना काफी आसान है। अपने इंटरनेट को मारें यदि आपको इस समय इसकी आवश्यकता नहीं है, तो अपने फोन को एक दराज में फेंक दें जहां आप इसे नहीं देख सकते हैं, आदि।
लेकिन ऐसे और भी विक्षेप हैं जो हमारे दिन में आते हैं जिन्हें हम महसूस नहीं कर सकते हैं।
आपके कार्यालय मैसेंजर सिस्टम (स्काइप, शायद) की तरह, जो काम की तुलना में दोपहर के भोजन के विकल्पों के बारे में अधिक बातचीत से भरा है, या वह व्यक्ति जो किसी ईमेल के अधिक कुशल होने पर बैठकों को कॉल करना पसंद करता है। एक ऑनलाइन समय ट्रैकिंग उपकरण का उपयोग करने के भत्तों में से एक यह है कि आप उस समय के बेकार होने पर मदद कर सकते हैं जिसे आपने नहीं देखा होगा। यदि आपने पहले एक का उपयोग नहीं किया है, तो शायद कुछ हफ़्तों के लिए इसे आज़माएं, ताकि आप यह विश्लेषण कर सकें कि आप अपना दिन कैसे व्यतीत करते हैं। हो सकता है कि आप अपने दिन का एक तिहाई हिस्सा बैठकों में बिता रहे हों या आपका कोई मित्र हो जो आपको हर घंटे पाठ करता हो। एक बार जब आप जानते हैं, तो शोर को काट दें। आप आश्चर्यचकित होंगे कि आपके दिन में कितने आसान सुधार घंटों को जोड़ सकते हैं।
कार्यस्थल उत्पादकता के लिए आपके कुछ सबसे बड़े अपराधी क्या हैं? क्या वे सूची में आते हैं या क्या आपके पास अन्य गुप्त विसेस हैं?
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