कैसे एक निमंत्रण लिखने के लिए

चाहे वह ऑफिस की हॉलिडे पार्टी हो, किसी सहकर्मी का जन्मदिन हो, सालगिरह का पर्व हो या कोई अन्य सामाजिक समारोह, आपके द्वारा बनाए गए निमंत्रण घटना के बारे में सभी महत्वपूर्ण विवरण शामिल करें, और प्रत्येक प्राप्तकर्ता को सही तरीके से संबोधित किया जाए। यदि आप अपनी कंपनी की ओर से निमंत्रण लिख रहे हैं, तो आपके निमंत्रण को कंपनी को अनुकूल प्रकाश में चित्रित करना चाहिए और उसकी हस्ताक्षर शैली को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

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निमंत्रण को संबोधित करना

निमंत्रण का एक बड़ा हिस्सा अतिथि सूची है - और व्यावसायिक निमंत्रण के साथ, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि सभी प्रासंगिक जानकारी सही हो। गलत तरीके से किसी महत्वपूर्ण ग्राहक के नाम को गलत बताना या किसी व्यक्ति को "सुश्री" कहना सामाजिक अशुद्धियाँ हैं जो उस ग्राहक के व्यवसाय को खो सकती हैं। इससे पहले कि आप लिफाफे को संबोधित करना शुरू करें और निमंत्रण का अभिवादन लिखें, वर्तमान जानकारी और प्रत्येक व्यक्ति के नाम की सही वर्तनी सुनिश्चित करने के लिए अतिथि जानकारी की समीक्षा करें। इसके लिए थोड़े शोध की आवश्यकता हो सकती है, जैसे क्लाइंट फ़ाइलों की समीक्षा करना या किसी पते की पुष्टि के लिए ग्राहक के कार्यालय को कॉल करना।

औपचारिक या अनौपचारिक चुनें

घटना के आधार पर एक औपचारिक या एक अनौपचारिक निमंत्रण शैली चुनें। एक सफेद टाई के लिए, अधिक औपचारिक शैली अपनाएं। आकस्मिक घटनाओं के लिए, जैसे कि कंपनी बारबेक्यू, थोड़ा और आकस्मिक। औपचारिक निमंत्रण के साथ, दिनांक, समय, पते और पूर्ण नाम - "नवंबर का दूसरा", उदाहरण के लिए - और अधिक औपचारिक पेपर स्टॉक सहित चीजों को वर्तनी दें।

"श्री," "श्रीमती" का उपयोग करें और "सुश्री" लोगों के नामों के सामने, और घटना के औपचारिक स्वरूप को इंगित करने के लिए "आप सौहार्दपूर्वक आमंत्रित हैं …" या "हम आपकी उपस्थिति का अनुरोध करते हैं …" जैसे शब्द। एक आकस्मिक घटना के साथ आपको तिथियों और समय को लिखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आप किसी व्यावसायिक संपर्क को संबोधित कर रहे हैं, तब भी "Mr." का उपयोग करें या अन्य उपयुक्त मानदंड। यदि किसी व्यक्ति को अतिथि लाने का स्वागत है, तो "श्री जॉन स्मिथ और अतिथि" लिखें। एमिली पोस्ट के शिष्टाचार गाइड (http://www.emilypost.com/invitation) एक सहायक संसाधन हो सकता है जब आपको किसी को सही तरीके से संबोधित करने के लिए अधिक मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है।

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Pertinent Information शामिल करें

व्यावसायिक निमंत्रण के लिए, निमंत्रण पर एक कंपनी का लोगो, साथ ही साथ मेजबानों के नाम भी शामिल हैं शीर्ष के पास कहीं, शिष्टाचार विद्वान द्वारा अनुशंसित के रूप में। अन्य महत्वपूर्ण जानकारी में एक शामिल है घटना और उसके उद्देश्य का वर्णन। स्वाभाविक रूप से, आपको शामिल करने की आवश्यकता होगी दिनांक, समय और स्थान - दिशाओं सहित। किसी विशेष निर्देश को शामिल करें जिसमें आमंत्रित करने की आवश्यकता हो, जैसे कि क्या पहनना है या आपका कार्यालय भवन में कहां है, उदाहरण के लिए। औपचारिक कार्यक्रमों के लिए जिनके लिए मेहमानों को यात्रा की व्यवस्था करने की आवश्यकता हो सकती है, छह से आठ महीने पहले एक "तारीख को बचाएं" भेजें, और फिर छह से आठ सप्ताह पहले निमंत्रण भेजें। कम औपचारिक घटनाओं के लिए, दो से चार सप्ताह ठीक होना चाहिए।

एक RSVP नोट शामिल करें

अपने ईवेंट को ठीक से प्लान करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि कितने लोग भाग ले रहे हैं। उस कारण से, RSVP आपके निमंत्रण का एक अनिवार्य हिस्सा है। आपके द्वारा सभी प्रासंगिक विवरण शामिल करने के बाद, व्यक्ति आमंत्रण पर प्रतिक्रिया कैसे दे सकता है, इसके लिए निर्देश दें। एक स्व-संबोधित लिफाफा और एक कार्ड प्रदान करें जो मेहमानों को आपको मेल के माध्यम से एक नोट भेजने की अनुमति देता है, या एक ईमेल पता या फोन नंबर प्रदान करता है। हालाँकि आप इसे करते हैं, एक समय सीमा भी प्रदान करते हैं जिसके द्वारा व्यक्ति को प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है।