छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए, सोशल मीडिया पॉलिसी बनाना आपके कर्मचारियों को ग्राहकों के साथ बातचीत करने, आपके मार्केटिंग संदेशों को स्पष्ट करने और ऑनलाइन अपने क्रेडेंशियल्स को सुरक्षित रखने में मदद करने का एक प्रभावी तरीका है। आइए देखें कि कैसे सोशल मीडिया पॉलिसी बनाई जाए।
सामाजिक मीडिया नीति क्या है?
यहाँ एक परिभाषा है:
"एक सामाजिक मीडिया नीति दिशानिर्देशों का एक समूह है जो बताता है कि कर्मचारियों को ग्राहकों के साथ ऑनलाइन कैसे बातचीत करनी चाहिए।"
सामान्य तौर पर, अधिकांश नीतियां इसके लिए दिशानिर्देश प्रदान करती हैं:
- कॉर्पोरेट ब्लॉग
- फेसबुक
- ट्विटर
- लिंक्डइन
याद रखें, आपको प्रत्येक सोशल मीडिया साइट के लिए अलग-अलग नीतियां नहीं बनानी होंगी। इसके बजाय आप एक मास्टर पॉलिसी दस्तावेज़ बना सकते हैं और प्रत्येक विशिष्ट साइट के लिए छोटे अध्याय विकसित कर सकते हैं। इससे दस्तावेज़ को प्रबंधित करना और परिवर्तनों को नियंत्रण में रखना आसान हो जाता है।
कर्मचारी पुस्तिकाएं और सामाजिक मीडिया नीति
एक कोण से, आप अपनी सामाजिक मीडिया नीति को अपनी कर्मचारी पुस्तिका के सबसेट के रूप में विकसित कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि जब कोई कंपनी में शामिल होता है, तो ऑनलाइन बातचीत करने के दिशानिर्देश हैंडबुक में उस अध्याय के तहत आते हैं।
या, आप एक स्वसंपूर्ण दस्तावेज बना सकते हैं और जहां आवश्यक हो, कर्मचारी पुस्तिका को देखें। यह शब्द संख्या को कम कर देता है, उदाहरण के लिए, आप इस दस्तावेज़ में कानूनी जानकारी और मानव संसाधन नीतियों का संदर्भ दे सकते हैं।
शुरू करना
कई चीजों की तरह, पहला कदम उठाना सोशल मीडिया पॉलिसी को विकसित करने का सबसे कठिन हिस्सा है। तो आप कहां से आरंभ करने वाले हैं? एक दृष्टिकोण यह है कि अपने क्षेत्र की कंपनियों को देखें, उनकी नीतियों की जाँच करें (कई सार्वजनिक हैं), और इनका उपयोग अपने दस्तावेज़ों के निर्माण ब्लॉक के रूप में करें।
जब आप नीतियों की जांच कर रहे हों, तो निम्नलिखित पर विचार करें:
- सुर - क्या नीति औपचारिक है या यह एक अधिक आराम से संवादी शैली का उपयोग करती है? कौन सा आपको लगता है कि सबसे अच्छा काम करता है? कुछ दस्तावेज़ वाक्यांशों का उपयोग करते हैं जैसे कि shall उपयोगकर्ता करेगा…’जो थोड़ा कठोर लगता है। ऐसा स्वर अपनाने की कोशिश करें जो पेशेवर, सहायक और सम्मानजनक हो।
- लंबाई - कुछ नीतियां बहुत कम हैं, जबकि अन्य सघन हैं और कानूनी दस्तावेजों की तरह पढ़ी जाती हैं। फिर से, देखें कि आपके लिए कौन सा सबसे अच्छा काम करता है। कोई सही या गलत नहीं है
- सूचना का स्तर - कुछ नीतियां सामान्य दिशानिर्देश प्रदान करती हैं, जबकि अन्य अधिक बारीक जानकारी प्रदान करते हैं, उदाहरण के लिए, कंपनी ब्लॉग पर नकारात्मक टिप्पणी का जवाब देने के तरीके का विवरण।
- क्षेत्र - क्या नीतियां व्यक्तिगत आधार पर सोशल मीडिया नेटवर्क को कवर करती हैं या वे व्यापक दृष्टिकोण लेती हैं? आपकी कंपनी के लिए कौन सा दृष्टिकोण सबसे अच्छा काम करेगा? जिसे प्रबंधित करना आसान होगा?
- प्रयोग - क्या आप इन दस्तावेजों का उपयोग करके अपने कर्मचारियों को देख सकते हैं? यदि नहीं, तो क्यों? उन उदाहरणों के लिए देखें जिन्हें पढ़ने में आपको आनंद आता है और आपको लगता है कि आपकी टीम के लिए अच्छा काम करेगा।
ड्राफ्ट दस्तावेज़ बनाना
अगर सोशल मीडिया पॉलिसी लिखने का विचार आपको भय से भर देता है, तो दिल थाम लीजिए। यह मुश्किल नहीं है और मैं आपको दिखाता हूँ कि क्यों। उसी तरह से जिसे रोम एक दिन में नहीं बनाया गया था, आपके नीति दस्तावेज़ बनाने में थोड़ा समय लगेगा … लेकिन आप वहाँ पहुँचेंगे। चाल को प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ना है - उदाहरण के लिए, प्रति सप्ताह एक नीति।
उदाहरण के लिए, आइए अपने फेसबुक पेज के लिए एक पॉलिसी शुरू करें:
- उद्देश्य - एक वाक्य में इस नीति के उद्देश्य का वर्णन करें। इसे केंद्रित रखें और किसी भी अस्पष्टता को दूर करें। सकारात्मक लहजे में लिखें।
- उद्देश्य - यह नीति पाठकों (यानी आपके कर्मचारियों और फेसबुक प्रशंसकों) को बातचीत करने में मदद करेगी।
- नीति - एक छोटी नीति लिखें जो इन दिशानिर्देशों के भंग होने पर आपकी उम्मीदों, स्थिति और कार्यों को रेखांकित करती है।
- संपर्क - संपर्क जानकारी शामिल करें यदि पाठक को स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।
मदद या बाधा?
इतने सारे लोगों को क्यों लगता है कि सोशल मीडिया नीतियां एक बुरी चीज हैं? मुख्य कारण नीतियां काम नहीं करती हैं (या एक खराब प्रतिष्ठा है) यह है कि वे कर्मचारियों के लिए अपना काम करना अधिक कठिन बना देते हैं। शायद यह पूरी तरह से सच नहीं है, लेकिन कई कर्मचारियों के लिए, ये नीतियां हैं महसूस एक घुसपैठ की तरह है और एक और नियम का पालन करना है। आप इसके आसपास कैसे पहुंच सकते हैं?
मुझे लगता है कि यह शब्द है नीति जो लोगों को परेशान करता है। यदि ऐसा है, तो दस्तावेज़ के स्वर को शिफ्ट करें और ऑनलाइन बातचीत करते समय अपने कर्मचारियों को अधिक आत्मविश्वास देने के लिए उन्हें दिशानिर्देश, निर्देश और उदाहरण के रूप में देखें। फिर, आपने नीतियाँ बनाने के बाद, एक अनौपचारिक कार्यशाला आयोजित की और दस्तावेज़ पेश किया। याद रखें, अधिकांश कर्मचारी अपना काम अच्छी तरह से करना चाहते हैं। लेकिन वे कभी-कभी निराश हो जाते हैं जब उन्हें अपने दैनिक कार्यों को करने के तरीके को बदलना पड़ता है। कार्यशाला को उनकी चिंता को कम करना चाहिए और उन्हें वह दिशा देनी चाहिए जो उन्हें चाहिए।
जब आप सत्र शुरू करते हैं, तो निम्नलिखित मदों के माध्यम से काम करें:
- मान्यताओं - नीतियों के बारे में उनकी कोई भी धारणा या गलतफहमी दूर करें।
- उदाहरण - नमूना नीतियों के माध्यम से उन्हें चलाएं ताकि वे समझ सकें कि नीति उनकी भूमिका पर कैसे लागू होती है।
- परिदृश्य - परिदृश्यों पर चर्चा करके सत्र को व्यावहारिक रखें जहां नीतियां उनकी मदद करेंगी।
कार्यशाला का परिदृश्य भाग बहुत महत्वपूर्ण है। वास्तविक दुनिया के उदाहरण दिखाएं जहां सोशल मीडिया समस्या पैदा कर सकता है, जैसे:
- दुर्घटना से गोपनीय जानकारी साझा करते कर्मचारी
- नकारात्मक टिप्पणियों पर प्रतिक्रिया और लौ युद्धों में हो रही है
- प्रतियोगियों की वेबसाइटों पर टिप्पणी छोड़ना
फिर दिखाएं कि इन समस्याओं को अधिक प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित किया जाए। आपके कर्मचारी दस्तावेजों का मूल्य देखेंगे और उनका उपयोग करने के लिए अधिक इच्छुक होंगे।
प्रकाशित करना
एक बार जब आप नीति दस्तावेजों को अंतिम रूप दे देते हैं, तो सभी कर्मचारियों को एक पीडीएफ भेजें। उन्हें इसे ध्यान से पढ़ने के लिए कहें और उत्तर दें कि क्या उन्होंने कोई अंतराल, त्रुटियों या टाइपो पर ध्यान दिया है। फिर अपनी वेबसाइट, ब्लॉग और अन्य सोशल मीडिया चैनलों पर पॉलिसी पोस्ट करें। दिनांक, संस्करण संख्या और दस्तावेज़ के स्वामी को जोड़ना याद रखें ताकि आप दस्तावेज़ परिवर्तनों को ट्रैक कर सकें।
मॉनिटर
नीतियां विकसित करना परिशोधन की एक प्रक्रिया है। हर छह महीने में, दस्तावेजों की समीक्षा करें और जहां आवश्यक हो अपडेट करें। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक मोबाइल साइट लॉन्च की है, तो आप दस्तावेज़ में इसके लिए नीतियां शामिल करना चाह सकते हैं। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपनी टीम से मिलने वाले फीडबैक को देखें और देखें कि इसका उपयोग कैसे किया जा सकता है।
निष्कर्ष
अपनी पहली सामाजिक मीडिया नीति लिखना जितना आप सोचते हैं उससे कहीं अधिक आसान है। इसे एक छोटी परियोजना के रूप में देखें, जिसे आप अगले चार सप्ताह में निपटा लेंगे। अच्छे लेखन कौशल और सोशल मीडिया के ज्ञान के साथ एक टीम बनाएं, फिर एक समय सीमा की दिशा में काम करें।
यदि आपने पहले से ही सोशल मीडिया नीतियां लिखी हैं, तो आपके लिए प्रक्रिया का सबसे कठिन हिस्सा क्या है? एक बार जब आप नीतियां बना लेते हैं, तो आप उन्हें कैसे लागू करते हैं?
डिर्क एर्केन / शटरस्टॉक से छवि
14 टिप्पणियाँ ▼
