फाइलिंग सिस्टम कार्यालय प्रक्रियाओं को स्थापित करता है जो सुसंगत नियमों के अनुसार जानकारी को व्यवस्थित करता है जिससे जानकारी प्राप्त करना आसान हो जाता है। फाइलिंग सिस्टम उन दस्तावेजों को व्यवस्थित करता है जो अन्य व्यक्ति और संगठन कंपनी को भेजते हैं, कंपनी की आंतरिक गतिविधियों के रिकॉर्ड और जानकारी के रिकॉर्ड जो कंपनी अन्य कंपनियों और व्यक्तियों को भेजती है।
इनबॉक्स और आउटबॉक्स
वितरित करने से पहले आउटबॉक्स आउटगोइंग दस्तावेज़ रखता है। आउटगोइंग दस्तावेज़ों में आउटगोइंग मेल, फ़ैक्स या दस्तावेज़ स्कैन करने और ईमेल को संगठन के बाहर संस्थाओं को भेजने के लिए शामिल हैं। इनबॉक्स आने वाले दस्तावेजों को दायर करने या आंतरिक रूप से वितरित करने से पहले रखता है। इन दस्तावेजों में मेमो शामिल हैं; दस्तावेज़ जो एक नई परियोजना, पहल या ग्राहक का विस्तार करते हैं; और डाक में आने वाले दस्तावेज। कुछ इनबॉक्स में दो खंड होते हैं। एक खंड उन दस्तावेजों को रखता है जिनमें मौजूदा फाइलें होती हैं और दूसरा खंड उन दस्तावेजों को रखता है जिन्हें नई फाइल की जरूरत होती है।
$config[code] not foundफ़ाइलें और श्रेणियाँ
फाइलें वे फोल्डर हैं जो नाम, तिथि, विषय, स्थान, परियोजना या अन्य डेटा के अनुसार एक साथ होने वाली जानकारी रखती हैं। एकाधिक फ़ाइलों को श्रेणियों द्वारा समूहीकृत किया जाता है। अक्सर इन श्रेणियों को एक रंग दिया जाता है और इन श्रेणियों के आसान संदर्भ के लिए रंगीन-कोडित फ़ोल्डर या स्टिकर का उपयोग किया जाता है। फाइलिंग सिस्टम एक श्रेणी के भीतर व्यक्तिगत फाइलों के तार्किक प्लेसमेंट को स्थापित करता है। उदाहरण के लिए, डॉक्टर के कार्यालय में रंग-कोडित श्रेणियां हो सकती हैं जो रोगी के अंतिम नामों के वर्णमाला के प्रत्येक अक्षर के साथ मेल खाती हैं। अन्य फाइलिंग सिस्टम विषय, संख्यात्मक, भौगोलिक और कालानुक्रमिक श्रेणियों और पदों द्वारा फाइलों की व्यवस्था करते हैं।
दिन का वीडियो
आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायापत्र - व्यवहार
इनकमिंग मेल को फाइलों में संग्रहीत किया जाता है जो दस्तावेजों पर जानकारी से संबंधित है। कंपनियों ने आने वाले मेलों की प्रतिक्रियाओं की प्रतियां मूल आवक दस्तावेजों के समान फ़ाइल में डाल दीं। कुछ कंपनियां उन प्रतिक्रियाओं की फोटोकॉपी पर मुहर लगाती हैं जो उन्हें उन प्रतिक्रियाओं से अलग करती हैं जो अभी तक वितरित नहीं की गई हैं। इसी तरह, आउटगोइंग डॉक्यूमेंट्स की फोटोकॉपी उन फाइलों में स्टोर होती है, जो डॉक्यूमेंट्स की जानकारी से संबंधित होती हैं, और उसी फाइल में स्टोर की जाती हैं, जो कंपनी को उन डॉक्यूमेंट्स से मिलती है।
आंतरिक वितरण
इनबॉक्स उन दस्तावेजों को रखता है जो एक संगठन के भीतर वितरित किए जाते हैं, जिसमें व्यक्तिगत कर्मचारियों, मेमो और अन्य शारीरिक दस्तावेजों के लिए मेल शामिल होते हैं जो व्यक्तिगत कर्मचारी प्राप्त करते हैं। कर्मचारियों को कर्मचारी ड्रॉप बॉक्स में और कभी-कभी दस्तावेजों को स्कैन करके या दूरस्थ कर्मचारियों को फैक्स करके आंतरिक इनबॉक्स दस्तावेज़ वितरित किए जाते हैं।
फाइलिंग की
यदि कोई मौजूदा फ़ाइल नहीं है जो तार्किक रूप से एक नए दस्तावेज़ के साथ मेल खाती है तो इसे संग्रहीत करने के लिए एक नई फ़ाइल बनाई जाती है। इसी तरह, एक नया वर्ग एक नए दस्तावेज़ के लिए बनाया जाता है यदि कोई मौजूदा श्रेणी नहीं है जो दस्तावेज़ के साथ फिट बैठता है। फाइल कीज़ एक फाइलिंग सिस्टम के लिए एक इंडेक्स प्रदान करती हैं। फ़ाइल कुंजी सूची और फाइलिंग सिस्टम में सभी श्रेणियों को संहिताबद्ध करें, और इंगित करें कि प्रत्येक श्रेणी के भीतर सूचना का आयोजन कैसे किया जाता है। किसी भी समय एक नई श्रेणी बनाई जाती है, फ़ाइल कुंजी को अपडेट किया जाता है और बाकी कर्मचारियों को वितरित किया जाता है या केंद्रीय संदर्भ बिंदु पर प्रदर्शित किया जाता है।
