स्विचबोर्ड ऑपरेटरों के कारोबार के भीतर एक बहुत ही महत्वपूर्ण स्थान है। जैसा कि वे अक्सर फोन पर ग्राहकों को बधाई देने वाले पहले व्यक्ति होते हैं, उन्हें अपने परिचालन प्रक्रियाओं में उत्साहित और प्रभावी रहना चाहिए। स्विचबोर्ड मल्टी-लाइन फोन सिस्टम हैं जो उपयोगकर्ताओं को विभिन्न लाइनों में कॉल स्थानांतरित करने की अनुमति देते हैं, कॉन्फ्रेंस कॉल करते हैं और एक ही बार में कई कॉल का जवाब देते हैं। हालांकि सभी स्विचबोर्ड में अलग-अलग विशेषताएं हैं, कुछ ऑपरेशन प्रक्रियाएं स्विचबोर्ड प्रकार की परवाह किए बिना सार्वभौमिक हैं।
$config[code] not foundअपने कार्यालय में कर्मचारियों के विस्तार के साथ खुद को परिचित करें। इससे आपको कॉल तेजी से ट्रांसफर करने में मदद मिलेगी।
हेडसेट उठाकर और अपनी कंपनी के ग्रीटिंग कहकर रिंगिंग फोन का जवाब दें। कुछ स्विचबोर्ड से आपको फोन का जवाब देने के लिए रिंगिंग लाइन द्वारा इंगित बटन को धक्का देने की आवश्यकता होती है, खासकर यदि आप पहले से ही एक अलग लाइन पर हैं।
बस अपने एक्सटेंशन डायल करके कंपनी के कर्मचारियों को बुलाओ। कई स्विचबोर्ड, हालांकि, आपको कॉल करने से पहले एक नंबर डायल करने की आवश्यकता होती है, जैसे "9." डायल करने के तरीके के बारे में अपने स्विचबोर्ड मैनुअल या किसी अन्य कर्मचारी से परामर्श करें।
यदि आवश्यक हो तो "होल्ड" बटन दबाकर कॉल को होल्ड पर रखें। दूसरी बार "होल्ड" बटन दबाकर कॉल को पुनः प्राप्त करें। हालांकि कॉल होल्ड पर हैं, आप आंतरिक या बाहरी फोन कॉल को पूरा कर सकते हैं, अन्य रिंगिंग लाइनों का जवाब दे सकते हैं या आमने-सामने के ग्राहकों को संबोधित कर सकते हैं। बस पकड़ पर कॉल को पुनः प्राप्त करने के लिए मत भूलना।
"स्थानांतरण" बटन दबाकर कॉल स्थानांतरित करें, फिर एक डायल टोन सुनने के लिए प्रतीक्षा कर रहा है। उस व्यक्ति का एक्सटेंशन डायल करें जिसे आप कॉल स्थानांतरित कर रहे हैं, फिर "ट्रांसफर" दबाएं। कॉल को स्थानांतरित करने के लिए "रिलीज़" बटन दबाएं, या बस फोन को लटका दें।
एक आने वाली कॉल का जवाब देकर या एक नंबर डायल करके एक सम्मेलन कॉल शुरू करें। "सम्मेलन" बटन दबाएं, फिर डायल टोन की प्रतीक्षा करें। कॉन्फ्रेंस कॉल प्राप्त करने वाले व्यक्ति की संख्या या विस्तार डायल करें। एक बार जब वह जवाब देती है, तो उसे कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए सतर्क करें, फिर पार्टियों को जोड़ने के लिए फिर से "कॉन्फ्रेंस" बटन दबाएं। कॉन्फ्रेंस कॉल में शामिल सभी पक्षों के साथ इस प्रक्रिया को दोहराएं, फिर कॉल से खुद को निकालने के लिए "रिलीज़", या लटकाएं।
"स्पीकर" बटन पर नीचे दबाकर स्पीकरफ़ोन पर कॉल रखें। फिर से "स्पीकर" पर नीचे दबाकर स्पीकरफ़ोन का कॉल बंद करें।
अपने स्विचबोर्ड सिस्टम की बारीकियों के बारे में अतिरिक्त जानकारी के लिए अपने स्विचबोर्ड मैनुअल से परामर्श करें।
