लिपिक कौशल की सूची

कार्यालय फोन पर टाइपिंग, फाइलिंग और आंसरिंग जैसे लिपिक कार्यों को एक बार सचिवों, कार्यकारी सहायकों और प्रशासनिक कर्मचारियों को सौंप दिया गया था। लेकिन अधिक नौकरियों के लिए प्रौद्योगिकी कौशल की आवश्यकता होती है, यह पेशेवरों (वकीलों, डॉक्टरों, शिक्षकों, आदि सहित) के लिए एक असामान्य अपेक्षा नहीं है, ताकि वे अपने दैनिक कार्यों को करने के लिए लिपिक कौशल का उपयोग कर सकें। क्योंकि कई कार्यकर्ता कंप्यूटर का उपयोग करते हैं, लिपिकीय कार्य व्यावहारिक रूप से हर काम और व्यवसाय का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया है। GoodTemps अंशदाता कैरिसा दोशी ने चर्चा की कि ये छह लिपिक कौशल कार्यालय के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण क्यों हैं: टाइपिंग, फाइलिंग, डेटा प्रविष्टि, फोन का उपयोग, और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल के साथ प्रवीणता।

$config[code] not found

ठेठ कार्यालय कौशल

भले ही आप कार्यकारी सहायक या कर्मचारी वकील बनने के लिए आवेदन कर रहे हों, आपके पास कुछ लिपिक कौशल होना चाहिए। अपनी भूमिका के आधार पर, आप इन कौशलों को कड़ाई से लिपिक नहीं कह सकते हैं - उन्हें कार्यालय कौशल के रूप में वर्णित करना अधिक सटीक हो सकता है।उदाहरण के लिए, एक प्रशासनिक सहायक स्वाभाविक रूप से अपने कार्यदिवस के अधिकांश कार्य लिपिक कार्य करेगा। कहा कि, वकीलों, नर्सों और अन्य पेशेवरों ने भी क्लाइंट पत्रों का मसौदा तैयार करने में उनके टाइपिंग और संबंधित प्रौद्योगिकी कौशल पर भरोसा किया है, मेडिकल-ऑफिस विजिट सारांशों की रचना की, कानूनी संक्षेप लिखने या परीक्षण के दौरान लैपटॉप पर नोट्स ले रहे हैं। प्रशासनिक सहायक अपनी योग्यता का वर्णन करते समय अपने "लिपिक कौशल" का उल्लेख कर सकता है, जबकि कर्मचारी वकील केवल "कार्यालय कौशल" शब्द का उपयोग यह समझाने के लिए कर सकता है कि वह एक कीबोर्ड के आसपास अपना रास्ता जानता है। आप कंप्यूटर, लैपटॉप, टैबलेट और स्मार्टफ़ोन के लिए लिपिकीय और विशिष्ट कार्यालय कौशल के व्यापक और क्रॉस-फ़ंक्शनल उपयोग को पूरा करते हैं।

टाइपिंग, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल में अपनी योग्यता में सुधार करें

कीबोर्ड पर अक्षरों की नियुक्ति और उन अक्षरों को समझना जिन पर आप अपनी उंगलियों को आराम देते हैं, तेज और सटीक टाइपिंग करने के लिए महत्वपूर्ण (कोई वाक्य नहीं है)। इससे पहले कि आप एक आवश्यक योग्यता के रूप में टाइप करने के लिए कहें, एक नौकरी के लिए अपना आवेदन जमा करें, एक ऑनलाइन टाइपिंग परीक्षा दें जैसे कि लाइवचैट पर दी गई पेशकश। एक ऑनलाइन टाइपिंग टेस्ट आपकी गति (शब्द प्रति मिनट या WPM) और सटीकता को मापेगा। कई नियोक्ता गति से अधिक सटीकता की सराहना करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रति मिनट 100 शब्द लिखते हैं और आपकी सटीकता केवल 60 प्रतिशत है, तो आप अपनी गलतियों को सुधारने में समय व्यतीत करेंगे। आप 100 प्रतिशत सटीकता पर 50 WPM टाइप करने के लिए भी प्रयास कर सकते हैं। आपके टाइपिंग कौशल को बेहतर बनाने में आपकी मदद करने के लिए बहुत सारे ऑनलाइन ट्यूटोरियल हैं।

आजकल क्लेरिकल स्किल्स आम तौर पर कंप्यूटर पर उत्पादकता अनुप्रयोगों - जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल और अक्सर पावरपॉइंट और एक्सेस - का उपयोग करने की क्षमता का पर्याय हैं। Microsoft वर्ड, एक्सेल और अन्य सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के साथ आपकी प्रवीणता आपके टाइपिंग कौशल पर, भाग में निर्भर करती है। डेटा प्रविष्टि के साथ भी ऐसा ही है। जब आप एक कथा प्रारूप में पत्राचार, रिपोर्ट या अन्य लिखित सामग्रियों की रचना कर रहे हों, तो संभावना है कि आप Microsoft Word का उपयोग करेंगे। आपके द्वारा बनाई गई स्प्रेडशीट में Microsoft Excel के डेटा प्रविष्टि कौशल और ज्ञान की आवश्यकता होगी - दोनों को सटीकता की आवश्यकता होती है, और कुछ मामलों में, गति, इस पर निर्भर करता है कि आपको कितनी जल्दी अपने काम का उत्पादन करना है। शब्द "डेटा प्रविष्टि" आमतौर पर कीबोर्डिंग कौशल (यानी, टाइपिंग) को संदर्भित करता है जिसमें नंबर शामिल होते हैं, साथ ही कीबोर्ड के दाईं ओर आपके आराम के स्तर के साथ 10-कुंजी जोड़ने वाली मशीन के समान है।

दिन का वीडियो

आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लाया

टेलीफोन और कार्यालय संचार

सचिवों, प्रशासनिक सहायकों और रिसेप्शनिस्टों को आमतौर पर कार्यालय फोन का जवाब देने की आवश्यकता होती है, जो एकल फोन लाइन से लेकर मल्टी-लाइन बिजनेस टेलीफोन या स्विचबोर्ड जैसी वॉयस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल (वीओआइपी) प्रणाली तक हो सकती है।

चाहे जितनी फोन लाइनों का जवाब देना हो, उचित टेलीफोन शिष्टाचार लिपिक कार्य का एक महत्वपूर्ण क्षेत्र है। एक कार्यालय कार्यकर्ता के सामान्य फोन कर्तव्यों में कॉल करने वालों को एक स्पष्ट और पेशेवर तरीके से जवाब देना शामिल है, साथ ही साथ कॉल को सीधे और पुनर्निर्देशित करने के तरीके को जानना भी शामिल है। यहां तक ​​कि अगर आप रिसेप्शनिस्ट नहीं हैं, तो आपको उस इवेंट में कॉल करने वालों को जवाब देने का सही तरीका पता होना चाहिए कि आप एक गलत कॉल प्राप्त करते हैं। यदि आप एक अप्रतिसादी स्थिति के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो अपने फिर से शुरू होने पर टेलीफोन कौशल को सूचीबद्ध न करें - बस अपने लिखित और मौखिक संचार कौशल को देखें, क्योंकि यह संभावना नहीं है कि आपको फोन ड्यूटी सौंपा जाएगा। दूसरी ओर, यदि आप एक गैर-विशिष्ट स्थिति में रुचि रखते हैं और आप रिसेप्शनिस्ट बैकअप हैं या यदि आप लिपिक कर्मचारियों का प्रबंधन कर रहे हैं, तो अपने जटिल फोन या स्विचबोर्ड सिस्टम के ज्ञान को इंगित करें ताकि यह स्पष्ट हो कि आप उपकरण से परिचित हैं।

अपने लिपिक क्षमताओं का वर्णन

आप अपने लिपिक कौशल और क्षमताओं का वर्णन कैसे करते हैं, उस स्थिति पर निर्भर हो सकता है जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं। यदि नौकरी पोस्टिंग विशेष रूप से बताती है कि लिपिक कर्तव्य नौकरी का एक हिस्सा है, तो हर तरह से आपके फिर से शुरू और आवेदन में "लिपिक कौशल" के लिए एक अनुभाग शामिल होना चाहिए। इस अनुभाग में, उन सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों को इंगित करें, जिनमें आप कुशल हैं; यदि आप एक उन्नत उपयोगकर्ता हैं, तो उसे अपने विवरण में शामिल करें। यदि आपके पास उन अनुप्रयोगों में प्रशिक्षण या प्रमाणीकरण है, तो आप अपने कौशल के विवरण में या प्रशिक्षण और प्रमाणपत्र के लिए अपने फिर से शुरू के किसी अन्य अनुभाग में शामिल कर सकते हैं। इसके अलावा, यदि आपके पास कुछ अनुप्रयोगों का उपयोग करने का पर्याप्त संख्या में अनुभव है, तो उसे भी सूचीबद्ध करें।

उदाहरण के लिए, आपका फिर से शुरू हो सकता है: "माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - 10 साल का अनुभव, जिसमें मजबूत दक्षता शामिल है जटिल रिपोर्ट बनाना, पत्राचार की रचना करना और बड़े पैमाने पर मेलिंग के कुशल संचालन के लिए मेल-मर्ज फ़ंक्शन का उपयोग करना। Microsoft Excel - 8 वर्षों का अनुभव, जिसमें 3 शामिल हैं। मल्टी-रेफरेंस फॉर्मूला, पिवट टेबल और VLOOKUP बनाने जैसे कार्यों का उपयोग करना। "

यदि आप ऐसी नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, जहां आप प्रशासनिक टीम का हिस्सा नहीं हैं या यदि आप लिपिकीय नौकरी के लिए आवेदन नहीं कर रहे हैं, तो अपने प्रौद्योगिकी कौशल का वर्णन इस तरह से करें कि ऐसा न लगे कि आप एक लेखाकार हैं जो एक सचिवीय की तलाश में हैं पद। उदाहरण के लिए, यदि नौकरी पोस्टिंग सॉफ्टवेयर और उत्पादकता अनुप्रयोगों के ज्ञान के साथ लेखाकार के लिए है, तो अपने फिर से शुरू होने पर "लिपिक कौशल" को सूचीबद्ध न करें। विशिष्ट अनुप्रयोगों के साथ अपनी दक्षता का संक्षिप्त विवरण शामिल करें, जैसे कि Microsoft Excel, Access और PowerPoint - ये अक्सर ऐसे अनुप्रयोग होते हैं जिन्हें पेशेवर भूमिकाओं में कर्मचारियों को उपयोग करने में सहज होना पड़ता है। फिर, यदि आप एक उन्नत एक्सेल उपयोगकर्ता हैं या किसी ऐसे एप्लिकेशन में प्रशिक्षण या प्रमाणन प्राप्त कर चुके हैं, जिसका उपयोग लेखाकार करते हैं, तो उसे फिर से शुरू करें। आप शीर्ष लेख "उत्पादकता अनुप्रयोग" या कुछ इसी तरह का उपयोग कर सकते हैं ताकि ऐसा न लगे कि आप अपनी इच्छित नौकरी के लिपिकीय पहलुओं पर अधिक ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, बजाय इसके कि आप उच्च स्तर की स्थिति के लिए तालिका में लाएं। ।

प्रशासनिक सहायक क्लर्क कौशल की आवश्यकता है

प्रशासनिक सहायक भूमिकाओं के लिए लिपिक कौशल की आवश्यकता होती है, हालांकि नौकरी पोस्टिंग विशेष रूप से नहीं बता सकती है "यहां इस भूमिका में कार्य करने के लिए आवश्यक लिपिक कौशल हैं।" सूचीबद्ध कार्य कर्तव्य लिपिक कौशल की आवश्यकता वाले कार्यों के उदाहरण हैं। यहाँ एक प्रशासनिक सहायक पद के लिए एक नमूना नौकरी पोस्टिंग की आवश्यकता है जो लिपिक और कार्यालय कौशल की आवश्यकता है:

एबीसी पब्लिक हेल्थ इंस्टीट्यूट पब्लिक हेल्थ लेबोरेटरी मैनेजर का समर्थन करने के लिए एक प्रशासनिक सहायक की तलाश कर रहा है और सार्वजनिक स्वास्थ्य प्रयोगशालाओं के दिन-प्रतिदिन के संचालन में सहायता करता है। यह कार्यकारी प्रशासनिक सहायक आगंतुकों, छात्रों, शिक्षकों और कर्मचारियों को बधाई देने के लिए संस्थान की सातवीं मंजिल पर स्थित होगा। ग्राहक सेवा के उच्चतम स्तर प्रदान करने के अलावा, यह व्यक्ति विभिन्न प्रकार की प्रशासनिक गतिविधियों और संबंधित कार्यों के साथ सार्वजनिक स्वास्थ्य प्रयोगशाला प्रबंधक और सार्वजनिक स्वास्थ्य संस्थान के कार्यकारी निदेशक की सहायता करते हुए प्रयोगशाला आधारित संकाय और कर्मचारियों के लिए सामान्य कार्यालय सहायता प्रदान करेगा।

कार्यकारी प्रशासनिक सहायक होगा: स्वागत, उन्मुख और आगंतुकों का संदर्भ; प्रत्यक्ष फोन कॉल, संदेश लेते हैं और सार्वजनिक स्वास्थ्य संस्थान और सार्वजनिक स्वास्थ्य प्रयोगशालाओं के बारे में प्रश्नों का उत्तर देते हैं; कार्यालय, प्रयोगशाला और शिक्षण आपूर्ति के आदेश देने, प्राप्त करने, स्टॉकिंग और वितरण में सहायता; आवश्यकतानुसार अन्य संबंधित लिपिक कर्तव्यों जैसे फोटोकॉपी करना, फैक्स करना और दाखिल करना; दैनिक आधार पर मॉनिटर और रेस्टॉक कार्यालय की आपूर्ति, जिसमें पेपर और टोनर और प्रिंटर के लिए टोनर जैसी आपूर्ति शामिल है; नियमित रूप से कार्यालय की आपूर्ति और प्रस्तुति सामग्री के साथ स्टॉक करने के लिए सुनिश्चित करने के लिए सम्मेलन कक्षों की निगरानी करें; सातवें तल के स्थान पर केंद्रीय कार्यालय सूट और अन्य सार्वजनिक क्षेत्रों में काम के माहौल की स्वच्छता और सुरक्षा बनाए रखना; कर्मचारियों के लिए सुरक्षा प्रक्रियाओं का पालन करें और कार्यालय परिसर में आगंतुकों के लिए सुरक्षा प्रक्रियाओं के पालन की आवश्यकता है; इंटरऑफिस क्रय प्रक्रिया का उपयोग करके ऑर्डर दें, और सातवें तल पर ऑर्डर और आपूर्ति के उपयोग का लेखा-जोखा रखें; सार्वजनिक स्वास्थ्य संस्थान के लिए सातवीं मंजिल सम्मेलन कक्ष; प्रयोगशाला संकाय और कर्मचारियों के लिए संपर्क के मुख्य बिंदु के रूप में सेवा करें; कार्यालय उपकरण और सामान के लिए रखरखाव के अनुरोध सबमिट करें; रात भर के पिक-अप और डिलीवरी का समन्वय करें और मेल सेवाओं (जैसे, FedEx, UPS) को व्यक्त करें; और संकाय, आगंतुकों और छात्रों के लिए संपर्क के प्राथमिक बिंदु के रूप में सेवा करते हैं।

स्टाफ़ अकाउंटेंट (गैर-प्रशासनिक) क्लर्किकल कौशल की आवश्यकता वाले नौकरियां

इसी तरह, अन्य पद हैं जो प्रशासनिक सहायक-प्रकार की भूमिका नहीं हैं, लेकिन इसके लिए एक समान लिपिक कौशल की आवश्यकता होती है, जैसे कि कर्मचारी लेखाकार। एक स्टाफ अकाउंटेंट के लिए इस सैंपल जॉब पोस्टिंग में कई कर्तव्य होते हैं जिनके लिए लिपिक कौशल की आवश्यकता होती है। हालांकि, वे विशेष रूप से लिपिक या कार्यालय कौशल के रूप में सूचीबद्ध नहीं हैं। उदाहरण के लिए:

XYZ इंडस्ट्रीज के लिए स्टाफ अकाउंटेंट जर्नल प्रविष्टियों, मासिक और वर्ष के अंत में समापन, बैंक सामंजस्य, निश्चित परिसंपत्ति रखरखाव और सामान्य खाता बही के लिए जिम्मेदार होगा। इसके अलावा, आप रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं के लिए अनुपालन, समीक्षा कार्यक्रम में भाग लेंगे और त्रैमासिक समीक्षा और वार्षिक ऑडिट के लिए हमारे बाहरी लेखा परीक्षकों के साथ काम करेंगे। प्रमुख जिम्मेदारियां - सहित जर्नल प्रविष्टियां और खाता सुलह तैयार करना, लेकिन सीमित नहीं, नकद, प्रीपेड खर्च और पेरोल; संचालन के बिना महीने के अंत करीब, जर्नल प्रविष्टियों का संचालन; अचल संपत्ति के बहीखाता, मूल्यह्रास और सामंजस्य बनाए रखना; आय विवरण और बैलेंस शीट का विश्लेषण, और प्रबंधन के लिए निष्कर्ष संवाद; विभाग-व्यापी पहल में भाग लेना; मासिक वित्तीय समापन कार्यपुस्तिका की तैयारी सहित महीने के अंत, त्रैमासिक और वर्ष के अंत में समापन प्रक्रियाओं में सहायता; GAAP के अनुपालन को सुनिश्चित करने वाले SOX और लेखा प्रक्रियाओं के तहत आंतरिक नियंत्रणों को लागू करना, बनाए रखना और पालन करना; वित्तीय आंकड़ों पर रिपोर्ट करें और इसे एक उपयोगी और समझने योग्य तरीके से संवाद करें; पूंजी पट्टे और मासिक भुगतान कार्यक्रम का प्रबंधन करें।

नौकरी की आवश्यकताओं में शामिल हैं: सिद्ध विश्लेषणात्मक कौशल, जैसे समस्याओं की पहचान करना, प्रासंगिक डेटा एकत्र करना, वैध निष्कर्ष निकालना और सुधार और सुधारात्मक कार्रवाइयों की सिफारिश करना; खाता सामंजस्य के साथ बिलिंग और परिचितता का अनुभव; प्राप्य अनुभव को प्राथमिकता दी जाती है, साथ ही Microsoft Excel के साथ प्रवीणता; जर्नल प्रविष्टियों और लेखा देय अनुभव में मूलभूत ज्ञान; संगठनात्मक, लिखित और मौखिक संचार कौशल; और स्प्रेडशीट और डेटाबेस के भीतर काम करने की क्षमता; समर्पण और आवश्यक कौशल महत्वपूर्ण व्यावसायिक समय सीमा को पूरा करने के लिए।

लिपिक अनुभव की प्रासंगिकता को कभी कम मत समझो

चाहे आप एक प्रशासनिक सहायक या मुकदमेबाजी वकील बनने के लिए आवेदन कर रहे हों, लिपिकीय कौशल या लिपिकीय अनुभव के महत्व को कम न समझें। कार्यालय संचालन और लिपिक कौशल के आसपास अपना रास्ता जानना किसी भी नौकरी में एक उपयोगी योग्यता है। कार्यालय प्रक्रियाओं के साथ आपकी परिचितता और उन्हें प्रबंधित करने का तरीका, जाहिर है, एक प्रशासनिक भूमिका में आवश्यक है। यदि आप ऐसी भूमिका के लिए आवेदन कर रहे हैं, जहाँ आपसे लिपिकीय कर्मचारियों की देखरेख करने की अपेक्षा की जाती है, तो आपको प्रबंधन कौशल की आवश्यकता होती है, लेकिन कार्यालय कौशल के महत्व को समझना भी मूल्यवान है क्योंकि इसका मतलब है कि आप वर्कलोड को समन्वित कर सकते हैं और दूसरों की कार्य अपेक्षाओं का प्रबंधन कर सकते हैं जो आपको रिपोर्ट करते हैं । इसके अलावा, एक ग़ैर-प्रेरक या गैर-भूमिका में, कार्यालय कौशल रखने से यह भी पता चलता है कि जब आप प्रशासनिक सहायक या सचिव अनुपलब्ध हैं या अन्य प्राथमिकताओं पर काम कर रहे हैं तो आप टीम के सदस्य के रूप में कार्य करने में सक्षम हैं।