परियोजना प्रबंधन की पवित्र कब्र: एक महान, उच्च गुणवत्ता वाली परियोजना को चालू करते हुए समय और धन दोनों की बचत। यह एक लक्ष्य है जिसे हर कंपनी हासिल करना चाहती है, लेकिन कई कारणों से ऐसा नहीं कर पाते हैं। चाहे वह संसाधनों की कमी हो, बजट की कमी हो या ज्ञान की कमी हो, सभी अक्सर, कंपनियां परियोजनाओं को पूरी तरह से नियंत्रण से बाहर रखने की अनुमति देती हैं, बजट या कई अन्य तरीकों में से एक परियोजना अक्सर पटरियों से दूर चली जाती है।
$config[code] not foundइसलिए आउट-ऑफ-कंट्रोल प्रोजेक्ट्स की समस्या कितनी आम है, और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि इसे रोकने की कुंजी क्या है?
कैसे एक परियोजना एक अल्बाट्रो बन जाती है
कुछ साल पहले, यूरोपीय सेवा रणनीति इकाई ने यह निर्धारित करने के लिए एक अध्ययन किया था कि कितने प्रोजेक्ट बजट से अधिक हो गए और दीर्घावधि में इसकी लागत क्या थी। उनके निष्कर्ष भविष्यवाणी की तुलना में अधिक चरम थे:
- अनुबंधों का कुल मूल्य - $ 47.65 बिलियन डॉलर।
- कुल लागत $ 14.54 बिलियन से अधिक हो गई।
- कुल अनुबंधों का 57% (105) लागत से अधिक का अनुभव हुआ।
- कुल अनुबंधों का 33% (105) बड़ी देरी का सामना करना पड़ा।
- कुल अनुबंधों का 30% (105) समाप्त कर दिया गया।
हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू द्वारा प्रकाशित इसी तरह के एक अध्ययन - कुल 1,471 आईटी परियोजनाओं का विश्लेषण किया गया, जिसमें पाया गया कि औसत 27% अधिक था। जबकि यह अकेला पर्याप्त है, अध्ययन में पाया गया कि छह में से एक परियोजना 200% की औसत से अपने बजट को ओवरराइड करती है और अपने शेड्यूल को लगभग 70% तक बढ़ा देती है।
इन समस्याओं का कारण क्या था? HBR अध्ययन में पाया गया कि कई कारकों को दोष दिया गया था। लेकिन उनमें से कई खराब योजना और जानकारी की कमी के कारण आए। कुछ कंपनियों ने किसी दिए गए प्रोजेक्ट में शामिल लागत और समय को कम करके आंका। दूसरों ने अपने स्वयं के विपणन प्रचार में खरीदा, जो शामिल था और उनकी अपनी क्षमताओं को कम करके आंकना था।
हैप्पी माध्यम ढूँढना
यह कहे बिना जाना चाहिए कि उचित परियोजना योजना एक जरूरी है। लेकिन उसका अक्षरशः अर्थ क्या है।
हालांकि प्रस्ताव के चरण में बुलंद लक्ष्य अच्छे लग सकते हैं, वे परियोजना के जीवन पर विनाशकारी हो सकते हैं। परियोजना जितनी बड़ी और लंबी होती है, उतने ही अधिक कमरे चूकने वाले लक्ष्य के लिए होते हैं और परियोजना अपने बजटीय और समय की कमी को पूरा करती है।
लेकिन सबसे अच्छी योजना के साथ भी, अप्रत्याशित चीजें होती हैं। यह बाज़ार में उन अप्रत्याशित परिवर्तनों के लिए ग्राहक द्वारा अनुरोधित परिवर्तन से कुछ भी हो सकता है जिन्हें समायोजन की आवश्यकता होती है।
ओवररन प्रोजेक्ट लागत और खराब बजटीय योजना में कटौती करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है, इसमें शामिल कर्मचारियों के लिए प्रति-प्रोजेक्ट के आधार पर समय और खर्चों पर नज़र रखना। ऐसा करने से, परियोजना प्रबंधकों को परियोजना के दायरे का अधिक सटीक अनुमान मिलता है और परियोजना के लिए समय और परियोजना के लिए वास्तविक व्यय के संबंध में क्या खर्च किया जा रहा है। ट्रैकिंग का समय यह भी बता सकता है कि कौशल के साथ परियोजना को सही ढंग से पूरा करने के लिए किन कर्मचारियों को थोड़ी कुहनी या अधिक मार्गदर्शन की आवश्यकता हो सकती है।
अधिक बार नहीं, एक परियोजना अपने उद्देश्यों को पहले की तुलना में बाद में खत्म कर देती है। दुर्भाग्य से, कई परियोजना प्रबंधक नेत्रहीन रूप से उल्लिखित पाठ्यक्रम का अनुसरण करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत कम विश्लेषण करते हैं कि मध्यवर्ती लक्ष्य बजटीय और समयबद्धन लक्ष्यों के साथ हैं। यदि आपने परियोजना के लक्ष्यों में से 10% को पूरा कर लिया है, लेकिन 15% बजट का उपभोग किया है, तो यह मानने का कोई कारण नहीं है कि रुकावट और समायोजन के बिना प्रवृत्ति बदलने वाली है। समायोजन किए बिना, आप उम्मीद कर सकते हैं कि काम के 20% पर, परियोजना ने 30% बजट और इसी तरह का उपभोग किया होगा। इस दर पर, जब तक परियोजना पूरी हो जाती है, तब तक उसे आवंटित बजट का 150% खर्च होगा।
विचार करने के लिए कुछ दिशानिर्देश
प्रत्येक परियोजना के साथ, प्रगति के मूल्यांकन के लिए मील के पत्थर स्थापित करना महत्वपूर्ण है और देखें कि परियोजना के मापदंडों और लक्ष्यों के साथ प्रगति कैसे बढ़ती है। यह पहले किया गया है, जल्द ही संभावित समस्याओं की खोज की जाएगी और परियोजना को लक्ष्य पर रखने के लिए समायोजन किया जा सकता है।
मामले में कर्मचारियों के साथ नियमित रूप से संचार में बने रहना न भूलें, क्योंकि उन्हें पूरे मील के पत्थर में थोड़ा स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। यह न केवल परियोजना को ट्रैक पर रखता है, बल्कि समूह के प्रयासों में सामंजस्य भी जोड़ता है।
अच्छी योजना और मेहनती अनुसरण के साथ, आपकी कंपनी एक दुर्भाग्यपूर्ण आँकड़ा बनने से बच सकती है, और गुणवत्ता उत्पाद या सेवा प्रदान करते समय समय और धन की बचत करने का लक्ष्य प्राप्त कर सकती है।
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