एक प्रभावी रिपोर्ट लिखने की कुंजी सिर्फ तथ्यों से चिपके रहना है। सबसे महत्वपूर्ण विवरण पर ध्यान दें। सबसे अच्छी रिपोर्ट हाथ में विषय की स्पष्ट और संक्षिप्त व्याख्या देती है। बहुत से लोग मानते हैं कि एक रिपोर्ट को विवरण के साथ लंबा और बाढ़ का होना चाहिए, लेकिन वास्तव में, एक प्रभावी रिपोर्ट सही तरीके से मामले के बिंदु तक पहुंच जाएगी। इससे पहले कि आप रिपोर्ट लिखना शुरू करें, पहले उन सभी विषयों की बुलेटेड सूची बनाएं, जिन पर आपको चर्चा करने की आवश्यकता है। फिर आप इस जानकारी के आधार पर रिपोर्ट को व्यवस्थित कर सकते हैं।
$config[code] not foundअपनी रिपोर्ट लिखने से पहले उसकी रूपरेखा तैयार करें। सामान्य अनुभाग बनाएं, और फिर उन वर्गों को छोटे उपखंडों में विभाजित करें, जो वर्णनात्मक और अनुसरण करने में आसान हैं। सामग्री की तालिका में रूपरेखा बनाएं और रिपोर्ट की शुरुआत में सामग्री की तालिका को शामिल करें, जिससे पाठक आसानी से रिपोर्ट की जानकारी का संदर्भ दे सकेगा।
अपने दर्शकों को निर्धारित करें। इस रिपोर्ट को कौन पढ़ेगा? यह आपको रिपोर्ट के लहजे पर निर्णय लेने में मदद करेगा। तय करें कि यह अनौपचारिक है या औपचारिक। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले लहजे के बावजूद, सीधे, सरल भाषा में लिखें। "कॉर्पोरेट बोल," शब्दजाल और बड़े शब्दों से बचें।
एक कार्यकारी सारांश के साथ रिपोर्ट शुरू करें। प्रमुख बिंदुओं को संक्षेप में लिखें। सादगी के लिए गोलियों का उपयोग करें और रिपोर्ट के मुख्य उद्देश्यों पर ध्यान आकर्षित करें। रिपोर्ट पूरी होने के बाद इस कार्यकारी सारांश पर वापस आएं कि आपने सभी सबसे महत्वपूर्ण विवरणों पर कब्जा कर लिया है।
पहले चरण में उल्लिखित प्रत्येक उपधारा पर विशेष विवरण प्रदान करें। उन्हें छोटे पैराग्राफ में विभाजित करें। प्रत्येक अनुच्छेद चार या पाँच वाक्यों से अधिक नहीं होना चाहिए। विस्तृत विवरण से बचें: अपनी बात, प्रासंगिक आँकड़े, या सुझाई गई कार्रवाइयाँ, और अगले भाग पर जाएँ।
अपनी बातों को चित्रित करने के लिए संयम में दृश्यों का उपयोग करें। ग्राफ़, चार्ट और फ़ोटो जो आपके निष्कर्षों का समर्थन करते हैं, पाठक को अवधारणाओं को समझने में मदद करेंगे।
पहला मसौदा पूरा करने के बाद दो बार रिपोर्ट पढ़ें। अनावश्यक शब्दों और बेमानी भाषा को काटें। व्याकरण और वर्तनी की त्रुटियों को ठीक करें।
एक साधारण कवर के साथ एक आकर्षक टेम्पलेट में रिपोर्ट टेक्स्ट को बिछाएं। Microsoft Office के पास Microsoft साइट पर निशुल्क रिपोर्ट टेम्पलेट उपलब्ध हैं (संसाधन देखें)। सर्पिल बाइंडिंग में रिपोर्ट को एनसेस् कर दें ताकि पाठक आसानी से पृष्ठों के माध्यम से फ्लिप कर सकें।
टिप
यदि आप रिपोर्ट को प्रभावी बनाना चाहते हैं, तो पृष्ठ गणना कम करें।
अपने पाठक को रिपोर्ट की लंबाई से खो जाने या डरने की अनुमति न दें। आप चाहते हैं कि लोग रिपोर्ट को पूरी तरह से पढ़ें, बजाय इसके कि इसे स्किम करें।
किसी अन्य पाठक को यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट को देखने की अनुमति दें कि यह आपकी बातों को प्रभावी ढंग से बताता है।
