मीटिंग मिनट एक मीटिंग में हुई बातों का एक महत्वपूर्ण रिकॉर्ड है, जिसमें उन वस्तुओं पर चर्चा की गई थी, जो निर्णय किए गए थे, कार्य जिन्हें पूरा किया गया था और जिन्हें पूरा करने के लिए निर्धारित किया गया था। आदर्श रूप से, बैठक के मिनटों का उपयोग बैठक के उपस्थित लोगों द्वारा किया जाता है और जो बैठक से चूक गए उन्हें उन कार्यों के संदर्भ के रूप में लिया जाता है जिन्हें लेने की आवश्यकता होती है। मिनटों का उपयोग भविष्य में भी किया जाता है क्योंकि किसी संसाधन को वापस जाना चाहिए और किसी विशिष्ट समय या परियोजना का संदर्भ देना चाहिए। वित्त बैठक के नोटों को विशेष रूप से विस्तृत और विशिष्ट बनाने की आवश्यकता होती है क्योंकि वे महत्वपूर्ण संख्याओं और आंकड़ों से निपटते हैं। यदि आप वित्त समिति की बैठक के नोट्स लेने के प्रभारी हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके नोट कंपनी प्रोटोकॉल का पालन करें और प्रभावी और कुशल मीटिंग नोट्स लेने के लिए बुनियादी दिशानिर्देशों का पालन करें।
$config[code] not foundदस्तावेज़ के शीर्ष पर कंपनी का नाम, दिनांक और समय नोट करें। किसी अन्य प्रासंगिक जानकारी को भी शामिल करें, जैसे विशिष्ट विभाग या टीम का नाम या किसी विशेष कारण से बैठक को बुलाया गया था।
उपस्थित लोगों को रिकॉर्ड करें। एक वित्त समिति की बैठक में भाग लेने वालों में आमतौर पर बोर्ड के अध्यक्ष, बोर्ड के सदस्य और कर्मचारी सीधे कंपनी के वित्तीय से संबंधित होते हैं, जैसे एक लेखाकार या वित्त प्रबंधक। यदि यह एक सरकारी वित्त बैठक है, तो शहर प्रबंधक और यहां तक कि मेयर भी उपस्थित हो सकते हैं। इसके अतिरिक्त, अगर किसी विशेष परियोजना के बारे में चर्चा होनी है तो बाहरी कंपनियों को बैठक में प्रतिनिधित्व किया जा सकता है। लोगों के शीर्षक नोट करना सुनिश्चित करें। यदि आपको आवश्यकता है, तो एक उपस्थिति पत्रक के आसपास से गुजरें ताकि आप उपस्थित लोगों के सही नाम प्राप्त कर सकें। आप उपस्थित लोगों के नाम भी रिकॉर्ड कर सकते हैं, जो उपस्थित नहीं हो सकते हैं, लेकिन मिनटों की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है।
यदि कोई एजेंडा है, तो प्रत्येक विषय द्वारा अपने नोट्स रिकॉर्ड करें क्योंकि विषय पर चर्चा की गई है। एक वित्त समिति की बैठक के विषयों में अक्सर बजट, विशेष परियोजना वित्तीय, राजस्व या वित्तीय विवरण, भविष्य के आवंटन या बजट कैलेंडर में परिवर्तन या अपडेट शामिल होते हैं। कंपनी प्रोटोकॉल के आधार पर गद्य या बुलेट फॉर्म में चर्चा और उप बिंदुओं के प्रमुख बिंदुओं को शामिल करें। ध्यान दें कि कौन बोल रहा है, किसी भी नाम या संख्या का उल्लेख किया गया है, साथ ही किसी को भी जिसे किसी कार्य को निर्दिष्ट किया गया है और कार्य के लिए नियत तारीख है।
रिकॉर्ड "अन्य व्यवसाय"। एजेंडा पर आइटम कवर किए जाने के बाद, अन्य व्यवसाय नामक एक नया अनुभाग बनाएं। यहां आप चर्चा के लिए लाए गए किसी भी नए आइटम पर ध्यान देंगे। फिर, स्पीकर, किसी भी तारीख या संख्या पर चर्चा की और किसी भी निर्धारित कार्यों और नियत तारीखों पर ध्यान दें।
गुम सूचना को प्रूफरीड और एड्रेस करें। अपने मीटिंग नोट्स सबमिट करने से पहले यह सुनिश्चित कर लें कि वे सुपाठ्य और व्याकरणिक रूप से सही हैं, कि कोई टाइपो नहीं है और यह नाम सही ढंग से लिखे गए हैं। यदि आपके द्वारा अनुपलब्ध जानकारी पर चर्चा की गई है, तो लापता जानकारी का पता लगाने का प्रयास करें। बैठक के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को लिखने की कोशिश करें जबकि आप अभी भी याद कर सकते हैं कि क्या चर्चा की गई थी।
