विभाग की बैठक का आयोजन कैसे करें

यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि चीजें ठीक हो जाएं - और कार्यस्थल में खुले संचार के लिए अनुमति है। एक बैठक का आयोजन करें ताकि किसी विभाग या विशिष्ट परियोजना में शामिल सभी लोग इस बात पर निर्भर रहें कि क्या चल रहा है।

यह कैसे करें:

सुनिश्चित करें कि सभी को जो उपस्थिति में होना चाहिए, वे ऐसा कर सकते हैं। मीटिंग के लिए लक्ष्य समय और स्थान का सुझाव देने वाले सभी लोगों को ई-मेल भेजें। इसे कम से कम एक सप्ताह पहले करें।

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यदि हर कोई कहता है कि वे विशेष समय पर बैठक में भाग ले सकते हैं, तो बैठक को औपचारिक रूप से निर्धारित करें। यदि नहीं, तो एक और समय निर्धारित करने का प्रयास करें और चरण 1 को देखें कि क्या नया सुझाव सभी के लिए बेहतर काम करता है।

बैठक में शामिल होने के लिए आपको सुझाव और विषय भेजने के लिए समूह से पूछें। इसमें ऐसे लोगों को शामिल किया जा सकता है जिनके बारे में चर्चा हो सकती है, समय सीमा या अन्य सामान्य जानकारी हो सकती है।

अपने सहकर्मियों से प्राप्त जानकारी को एक एकल दस्तावेज़ में संकलित करें जो चर्चा किए जाने वाले सभी विषयों को सूचीबद्ध करता है। यह बैठक के लिए लेआउट प्रदान करेगा ताकि सभी को पता चल जाएगा कि क्या उम्मीद है।

अनुमोदन के लिए अपने सहकर्मियों को पूरा दस्तावेज भेजें। यह उन्हें सूचीबद्ध करने के लिए परिवर्तनों को जोड़ने या बनाने का अवसर देता है।

अब आप अपनी बैठक आयोजित करने के लिए तैयार हैं। सभी को बैठक के समय और स्थान पर अपने इनपुट को आवाज देने का अवसर दिया जाना चाहिए था और साथ ही एजेंडा भी।

टिप

व्यक्तियों के एक बड़े समूह के साथ काम करते समय संचार महत्वपूर्ण है, जिन्हें सभी को एक सामान्य लक्ष्य पूरा करने की आवश्यकता है। यदि वे सामग्री के लिए प्रासंगिक हैं, तो किसी के प्रश्नों या सुझावों पर कभी भी छूट न दें। किसी और का भी यही सवाल हो सकता है।