पेरोल एक ऐसा कार्य क्यों है जिसे आपको आउटसोर्स करना चाहिए

"… एक कंपनी के पास पेरोल प्रसंस्करण कार्यों के सभी प्रदर्शन करने वाला एक व्यक्ति था। कंपनी अब आगे की सोच के परिणामस्वरूप कार्यों को आउटसोर्स कर रही है। उन्होंने पेरोल को संसाधित नहीं होने के जोखिम को कम करने के लिए फ़ंक्शंस को आउटसोर्स करने के लिए चुना, बढ़ी हुई पेरोल जिम्मेदारियों का अनुमान लगाकर विकास का प्रबंधन करना जो कि फर्म को बढ़ता है और अधिक कर्मचारियों को काम पर रखता है, और प्रौद्योगिकी के साथ रखने के लिए भुगतान करता है, जैसे कि कार्ड और प्रत्यक्ष जमा। ”

आदर्श रूप से, आउटसोर्सिंग से तीन मुख्य लक्ष्य प्राप्त होते हैं:

• यह आपके मुख्य व्यवसाय पर अधिक ध्यान केंद्रित करने के लिए समय और संसाधनों को मुक्त करता है।
• यह आपको पेरोल अच्छा प्रदर्शन करने के लिए और अधिक तकनीक और विशेषज्ञता प्रदान करता है।
• यह लागत और जोखिम को कम करता है।

आइए इनमें से प्रत्येक लाभ को और अधिक विस्तार से देखें, और उनका क्या मतलब है।

1. अपने कोर बिजनेस पर बेहतर फोकस करें

पेरोल उन महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है जो सीधे बिक्री में वृद्धि नहीं कर सकते हैं। लेकिन खराब तरीके से किया गया, यह आपके व्यवसाय को चोट की दुनिया में डाल सकता है।

और सबसे बढ़कर, यह आंतरिक समय और ध्यान को मुख्य गतिविधियों से दूर कर सकता है।

व्यवसायों को संघीय, राज्य और स्थानीय से - जब कर्मचारियों की बात आती है तो उन्हें कई तरह के कानूनों का पालन करना पड़ता है। इनसे निपटने के लिए विस्तार में काफी समय और ध्यान दिया जाता है।

स्पष्ट कानूनी आवश्यकताएं हैं, जैसे कर रिपोर्टिंग और प्रेषण। कर्मचारी के वेतन से करों को वापस लेने की आवश्यकता है, और नियोक्ता के करों के हिस्से की गणना भी की जाती है। कुछ मामलों में इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग आवश्यकताएं हैं। आपको यह भी जानना होगा कि कब फाइल करना है - संघीय, राज्य और स्थानीय स्तरों पर।

कर, हालांकि, सिर्फ शुरुआत हैं।

“एक नियोक्ता के रूप में, आपको वेतन और घंटे कानूनों को समझने की भी आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आपको यह जानना होगा कि जब आपको ओवरटाइम का भुगतान करने की आवश्यकता होती है, ”लघु व्यवसाय के रुझानों के साथ हाल ही में एक साक्षात्कार में, पेचेक्स के उपाध्यक्ष एंडी चिल्ड्स ने कहा। Paychex देश की सबसे बड़ी पेरोल सेवाओं में से एक है, जो लगभग 600,000 छोटे और midsize व्यवसायों की सेवा करती है। कहा जाता है कि वेतन और घंटे के नियम, चिल्ड, अत्यधिक तकनीकी हो सकते हैं।

फिर बेरोजगारी क्षतिपूर्ति और श्रमिक क्षतिपूर्ति बीमा के आसपास नई-नई रिपोर्टिंग आवश्यकताएं, और राज्य की आवश्यकताएं हो सकती हैं।

चिल्ड्स ने जोर देकर कहा कि एक और भी बड़ा मुद्दा है अप्रत्याशित समय दायित्वों।

“आप पेरोल चलाने के लिए हर हफ्ते एक निश्चित समय के लिए अलग सेट कर सकते हैं। फिर आपको आईआरएस से नोटिस के रूप में एक अप्रत्याशित आश्चर्य मिलता है। लेकिन ऐसा नहीं है कि आईआरएस आपको सूचित कर रहा है कि आप पर जुर्माना है। अब आपको अपने रिकॉर्ड से गुजरना होगा और यह निर्धारित करने के लिए जांच करनी होगी कि क्या आपने वास्तव में उल्लंघन किया है। अचानक आप एक विवाद समाधान में शामिल होते हैं, “चिल्ड्स ने कहा।

उन्होंने कहा कि यह एक छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए सुविधाजनक समय पर कभी नहीं होता है।

2. विशेषज्ञता और प्रौद्योगिकी तक पहुँच प्राप्त करें

आउटसोर्सिंग का एक और कारण विशेषज्ञता और प्रौद्योगिकी तक पहुंच प्राप्त करना है।

नियोक्ताओं को संयुक्त राज्य भर में लगभग 10,000 संघीय, राज्य और स्थानीय कर क्षेत्रों से निपटना पड़ता है। जबकि अधिकांश छोटे व्यवसायों को उनमें से प्रत्येक क्षेत्राधिकार का पालन नहीं करना पड़ता है, फिर भी यह कानूनों की जटिलता की ओर इशारा करता है। और हर साल सैकड़ों नए कानून और कानून बनाए जाते हैं।

बड़े व्यवसायों (50 पूर्णकालिक कर्मचारियों और ऊपर) के छोटे व्यवसायों के लिए, सस्ती देखभाल अधिनियम अकेले काफी रिपोर्टिंग और अनुपालन आवश्यकताओं को लागू करता है। एक उदाहरण के लिए पूछे जाने पर, चिल्ड्स ने आईआरएस फॉर्म 1094-सी और 1095-सी की ओर इशारा किया। इन रूपों को प्रमाणित करने के लिए नियोक्ताओं की आवश्यकता होगी कि क्या उन्होंने पूर्णकालिक कर्मचारियों को बीमा में नामांकन करने का अवसर प्रदान किया है जो न्यूनतम आवश्यक कवरेज प्रदान करता है।

"ये सरल रूप से पूर्ण नहीं होंगे," चिल्ड ने कहा। (Paychex ने कानून की जटिलता के कारण स्वास्थ्य सुधार के दायित्वों के लिए एक ऑनलाइन संसाधन केंद्र स्थापित किया है।)

जैसे ही विशेषज्ञता नई तकनीक है। नियोक्ता आज अधिक कुशलता से संचालित करने के लिए प्रौद्योगिकी पर भरोसा करते हैं। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, नियोक्ताओं के पास रखने के लिए अधिक कर्मचारी रिकॉर्ड होते हैं और उन्हें अधिक रिपोर्टिंग की भी आवश्यकता होती है। प्रौद्योगिकी की कमी व्यवसाय के विकास के लिए स्केलिंग में बाधा बन जाती है।

कर्मचारियों को भी प्रौद्योगिकी की उम्मीद है। कर्मचारी आज सीधे अपने पेरोल की जानकारी के लिए सीधे जमा और स्वयं सेवा के उपयोग जैसे विकल्प चाहते हैं। नियोक्ता जो इस तरह के विकल्प प्रदान करने में सक्षम नहीं हैं, वे प्रतिस्पर्धी नुकसान पर हो सकते हैं।

उस के शीर्ष पर, मोबाइल डिवाइस के उपयोग का विस्फोट एक नए स्तर की प्रौद्योगिकी की अपेक्षा में हो रहा है। चिल्ड्स ने कहा कि पेरोल की बात आने पर मोबाइल का उपयोग अभी भी नवजात है, लेकिन यह "पेचेक्स में तेजी से बढ़ रहा है", चिल्ड्स ने कहा।

उन्होंने कहा कि नियोक्ता कुछ रिपोर्टों को देखने और जानकारी देखने के लिए मोबाइल उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं, जैसे कि पेरोल की तारीखों पर उन्हें बैंक में कितने पैसे होने चाहिए। कर्मचारी भी अपने स्वयं के रिकॉर्ड की जांच करने के लिए मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग करने लगे हैं।

चिल्ड्स को उम्मीद है कि पेरोल मोबाइल का उपयोग बढ़ता रहेगा, क्योंकि यह व्यापार मालिकों और प्रबंधकों को कार्यालय छोड़ने के लिए मुक्त करता है।

"पेचेक्स के मोबाइल पेरोल ऐप के साथ, आप समुद्र तट से लगभग कुछ भी कर सकते हैं - यदि आप चाहते हैं," चिल्ड को जोड़ा।

3. लागत और जोखिम को कम करें

आउटसोर्सिंग पेरोल भी लागत में कटौती और जोखिमों को सीमित करने में सहायता कर सकती है। चिल्ड्स ने कहा कि कर्मचारी के समय और एक सटीक समय रिकॉर्ड के बीच अंतर के कारण, व्यवसायों ने कर्मचारियों को लगभग 4 प्रतिशत से अधिक भुगतान किया है।

उन्होंने कहा, "अधिक सटीक समय और उपस्थिति दर्ज करने का समाधान पैसे बचा सकता है," उन्होंने कहा। (पेचेक्स के पास यहां लागत बचत कैलकुलेटर है।)

फिर आपके पास रिपोर्टिंग और अन्य आवश्यकताओं के उल्लंघन के लिए संभावित दंड हैं। आईआरएस के आंकड़ों के अनुसार, 40 प्रतिशत छोटे व्यवसाय प्रति वर्ष 845 डॉलर का औसत जुर्माना या गलत फाइलिंग के लिए भुगतान करते हैं, चिल्ड्स ने उल्लेख किया।

चिल्ड्स बताते हैं कि आज व्यवसायों के लिए आउटसोर्स समाधान एक कर्मचारी जितना छोटा है। समाधान सस्ती हैं, जो छोटे व्यवसायों के लिए $ 50 से कम प्रति माह से शुरू होती हैं, जरूरतों पर निर्भर करती हैं।

एक अच्छा पेरोल प्रदाता ऐसी क्षमताएं प्रदान करता है, जो आप अपने दम पर कर सकते हैं। यदि आपने पहले किसी आउटसोर्स समाधान पर विचार नहीं किया है, तो इस वर्ष उस वर्ष को बदल दें जिसे आप स्विच करते हैं। यह मालिक के रूप में आपके लिए मानसिक शांति प्रदान करेगा, और आपकी कंपनी में खाली समय देगा।

एक आउटसोर्स पेरोल प्रदाता को चुनने के लिए टिप्स

यदि आप आउटसोर्सिंग पेरोल पर विचार कर रहे हैं, तो यह एक ऐसा है जिसे आपको देखना चाहिए ठेठ तीन अंक आप किसी भी प्रकार के प्रदाता को चुनते समय देखते हैं:

• मूल्य
• सर्विस
• प्रतिष्ठा

लेकिन जब पेरोल की बात आती है, तो विचार करने के लिए अन्य बिंदु भी हैं:

प्रदाता की सुरक्षा और विश्वसनीयता

आप अपने पेरोल प्रदाता को अपने कर्मचारियों के नाम, पते, सामाजिक सुरक्षा नंबर और बैंक खाता नंबर दे रहे हैं। आप अपनी ओर से फाइलिंग करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी दे रहे हैं।

किसी ऐसे प्रदाता के साथ जाएं जो आर्थिक रूप से मजबूत है, जिसके पास अच्छे नियंत्रण हैं।

अन्यथा, आप अपनी कंपनी को एक बाइंड में पा सकते हैं, जैसे कि कुछ दक्षिण कैरोलिना फर्मों द्वारा एक छोटे से परिवार द्वारा संचालित पेरोल प्रदाता द्वारा ग्राहकों से 11 मिलियन डॉलर चोरी करने का आरोप लगाया गया था।

2014 में, कर्मचारी सेवा नेट के ग्राहक यह जानकर हैरान रह गए कि पेरोल प्रदाता ने अपने पैसे का इस्तेमाल निजी जीवनशैली को निधि देने के लिए किया था, बजाय इसके कि वह अधिकारियों को कर दे। उन ग्राहकों - सभी छोटे व्यवसायों - ने खुद को आईआरएस कार्रवाई का सामना करते हुए पाया। क्यूं कर? क्योंकि अंत में नियोक्ता जिम्मेदार होता है, भले ही पेरोल प्रदाता उनसे चोरी करता हो। (यदि आप पेरोल आउटसोर्स करते हैं तो IRS के पास आपकी कंपनी की सुरक्षा के लिए युक्तियां हैं।)

आपका जैसा व्यवसाय रिकॉर्ड ट्रैक करें

क्या पेरोल प्रदाता के पास आपके आकार के व्यवसायों की सेवा का एक मजबूत ट्रैक रिकॉर्ड है? क्या प्रदाता आपके उद्योग में अनुभवी है?

पूरक सेवा की पेशकश

अपने व्यवसाय के बढ़ने के साथ-साथ लाभ और मानव संसाधन सेवाओं जैसी व्यापक सेवाओं पर विचार करें। क्या पेरोल कंपनी उन्हें प्रदान कर पाएगी?

नियामक अनुपालन क्षमताएं

क्या पेरोल प्रदाता के पास रोजगार, स्वास्थ्य देखभाल और करों के आसपास के कानूनों और विनियमों को बनाए रखने के लिए संसाधन हैं?

प्रौद्योगिकी

अपनी मोबाइल तत्परता सहित पेरोल कंपनी की तकनीक का मूल्यांकन करें। क्या पेरोल कंपनी नई तकनीक में निवेश कर रही है? क्या वे प्रौद्योगिकी के साथ रख सकते हैं क्योंकि नियोक्ता और कर्मचारी पक्ष की मांग बढ़ती है?

लेखाकार इंटरफेस

क्या आपका अकाउंटेंट सुलह और टैक्स फाइलिंग के उद्देश्यों के लिए आपके पेरोल और संबंधित रिकॉर्ड तक आसान पहुंच प्राप्त कर सकता है?

शटरस्टॉक के माध्यम से पेरोल छवि