कार्यस्थल दक्षता कैसे बढ़ाएं

सिर्फ इसलिए कि आपके पास एक ऐसा उत्पाद है जो उपभोक्ता चाहते हैं कि इसका मतलब यह नहीं है कि आपने सफल होने के लिए पर्याप्त काम किया है। जीतने वाले उद्यमी अपनी क्षमता से कुछ उपभोक्ताओं को लाभ पहुंचाने की क्षमता से परिभाषित होते हैं। इसका मतलब है कि कम से कम त्रुटियों और उत्पादकता के उच्च स्तर के साथ कुशलता से चलने वाले संगठन का निर्माण और प्रबंधन। एक दुबला और मतलब कंपनी चलाने के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं का प्रबंधन करना आपके व्यवसाय को बढ़ने और आपके मुनाफे को अधिकतम करने में मदद करेगा।

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फाइन-ट्यून योर ऑर्ग चार्ट

आपकी कंपनी के सभी लोगों को यह जानना चाहिए कि वे आपके संगठन में कहाँ फिट होते हैं, उनका काम दूसरों को कैसे प्रभावित करता है और उनकी स्थिति क्या है। यदि आपने हाल ही में अपनी संगठनात्मक संरचना की समीक्षा नहीं की है, तो अपने मूल चार्ट को अपडेट करें। ऐसे विभाग या प्रबंधक बनाएं जो विपणन, उत्पादन, लेखा, मानव संसाधन, सूचना प्रौद्योगिकी, कार्यालय प्रशासन और बिक्री सहित विशिष्ट कार्यों की देखरेख करते हैं। सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि उनकी प्रत्यक्ष रिपोर्ट कौन है।

अद्यतन नौकरी विवरण

आपकी कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी के पास उनके काम में मार्गदर्शन करने के लिए एक लिखित नौकरी का विवरण होना चाहिए। विस्तृत लिखित नौकरी विवरण आपको अपने व्यवसाय को सफल करने के लिए आवश्यक हर कार्य को असाइन करने में मदद करेगा, प्रबंधकों को अपने अधीनस्थों के साथ अधिक प्रभावी ढंग से काम करने में मदद करेगा और वार्षिक समीक्षा के लिए आधार प्रदान करेगा।

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अपनी तकनीक में सुधार करें

अपनी कंपनी में प्रत्येक स्थिति की समीक्षा करें और निर्धारित करें कि क्या प्रत्येक कर्मचारी के पास सबसे अच्छा काम करने के लिए आवश्यक उपकरण हैं। अपने फोन सिस्टम, इंटरनेट कनेक्शन की गति, कॉपी मशीन, स्कैनर, फैक्स, डेटाबेस सॉफ्टवेयर, बहीखाता सॉफ्टवेयर और सामग्री प्रबंधन प्रणाली को देखें। अपने सॉफ़्टवेयर और उपकरणों को बेहतर बनाने के अलावा, श्रमिकों के प्रौद्योगिकी कौशल को बढ़ाने के लिए प्रशिक्षण प्रदान करें।

वेब सर्फिंग कम करें

लोकप्रिय इंटरनेट साइटों को ब्लॉक करें जो कर्मचारियों को काम के घंटों के दौरान उपयोग नहीं करना चाहिए। क्या आपके आईटी मैनेजर ने आपके कर्मचारियों की वेबसाइट का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया है कि क्या वे सोशल मीडिया, शॉपिंग, संगीत, वीडियो, स्पोर्ट्स या शॉपिंग साइट्स पर समय बिता रहे हैं और उन्हें ब्लॉक कर रहे हैं, जिससे आपके कर्मचारियों को पता चल सके कि यह कार्रवाई क्यों की जा रही है।

साप्ताहिक बैठकें आयोजित करें

संभावित समस्याओं को कम करें, नए विचारों और समाधानों को हल करें और अपने कर्मचारियों को साप्ताहिक बैठकों के साथ सूचित रखें। प्रत्येक विभाग में क्या हो रहा है, इसकी समीक्षा करने और यह पूछने के लिए कि क्या अन्य विभागों को कम करने में अन्य विभागों की चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है, की समीक्षा करने के लिए विभाग प्रबंधकों की एक साप्ताहिक बैठक करें। विभाग प्रमुखों को असाइनमेंट की समीक्षा करने, प्रगति पर चर्चा करने और संभावित समस्या अलर्ट प्राप्त करने के लिए प्रत्येक सप्ताह अपनी टीम के सदस्यों के साथ मिलते हैं।

लीनियर प्रक्रियाएँ बनाएँ

यदि यह आपके उत्पाद को बनाने और अपने गोदाम में स्थानांतरित करने के लिए 16 कदम लेता है, तो उन 16 चरणों में से प्रत्येक की जांच करें और निर्धारित करें कि क्या आप इसे समाप्त या सुधार सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप वर्तमान में तैयार उत्पादों को एक समय में गोदाम में ले जाते हैं, तो अपनी उत्पादन सुविधा में एक मचान क्षेत्र बनाने पर विचार करें जहां आप उत्पादों को ढेर कर सकते हैं और एक समय में कई गोदामों में ले जा सकते हैं। यदि आपके मानव संसाधन और लेखा विभाग अलग-अलग मंजिलों पर हैं, लेकिन टाइम शीट, पेरोल, लाभ और अन्य कर्मचारी-वित्त मुद्दों पर एक साथ काम करते हैं, तो दोनों विभागों को एक-दूसरे के बगल में ले जाने पर विचार करें।

एकांत प्रतिक्रिया

अपने विभागों के हर पहलू को संचालित करने के सर्वोत्तम तरीकों को जानने के लिए अपने प्रबंधकों पर निर्भर न रहें। निचले स्तर के लोग जो हाथ से काम करते हैं, अक्सर प्रक्रियाओं में सुधार और दक्षता बढ़ाने के लिए सबसे अच्छे विचार होते हैं। अपने स्टाफ के एक सदस्य को एक दक्षता विशेषज्ञ के रूप में नियुक्त करें और उस व्यक्ति को आपके कार्यबल के प्रत्येक सदस्य के साथ मिलकर इनपुट मांगने के लिए कहें कि कंपनी अपने कार्यों को कैसे सुधार सकती है। अपने कार्यों को बेहतर बनाने में सहायता के लिए विभाग प्रमुखों को फ़ीडबैक भेजें।