मीटिंग को और अधिक उत्पादक कैसे बनाएं

यदि आप उन लाखों कर्मचारियों में से एक हैं जो अपना 21 प्रतिशत समय बैठकों में बिताते हैं, तो आप जानते हैं कि वे समय लेने वाले हैं और अक्सर आपके दैनिक-टू-लिस्ट से बाहर हो जाते हैं।आप उन सभी को रद्द करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं (हालांकि कुछ कंपनियां बैठक-मुक्त दिनों के लिए लक्ष्य रखती हैं), लेकिन आप उन्हें अधिक उत्पादक बना सकते हैं। यहां बताया गया है कि एक बैठक का नेतृत्व कैसे करें जो आपके सहकर्मियों को सोने या किसी का समय बर्बाद करने के लिए नहीं रखेगी।

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एक एजेंडा सेट करें

आसान लगता है, है ना? लेकिन अगर आपके पास विशिष्ट वस्तुओं को सूचीबद्ध करने का कोई एजेंडा नहीं है, तो एक अच्छा मौका है कि बैठक विषय से हटकर होगी और बातचीत खेल के स्कोर से लेकर क्षुद्र शिकायतों तक किसी भी चीज की धुरी होगी। समय से पहले प्रतिभागियों को एजेंडा भेजकर नियंत्रण रखें। सभी को शामिल वस्तुओं को संबोधित करने के लिए तैयार होने के लिए कहें, और उपस्थित लोगों को अंतिम-मिनट के एजेंडा आइटम को जोड़ने का मौका भी प्रदान करें यदि उन्हें लगता है कि यह चर्चा के लिए बिल्कुल महत्वपूर्ण है।

सभी को योगदान करने के लिए कहें

एक एजेंडा सेट करने और सभी को तैयार रहने के लिए कहने के अलावा, एक अतिरिक्त कदम उठाएं और वास्तव में हर किसी को बैठक-विशिष्ट कर्तव्यों को सौंपें। पिछले सप्ताह या महीने के लिए हर कोई अपने काम / टीम के मुख्य आकर्षण को प्रस्तुत करने में एक मिनट खर्च करने में उतना ही सरल हो सकता है। चल रही परियोजनाओं को संबोधित करने वाली बैठकों के लिए, हर किसी को निष्कर्षों पर चर्चा करने या फिक्स की पेशकश करने के लिए तैयार होने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, मैंने एक बार एक ऐसी कंपनी के लिए काम किया, जहाँ कर्मचारियों ने रसोई में गड़बड़ी की और HR से किसी भी प्रकार की रिमाइंडर समस्या का समाधान नहीं किया। समाधान पर चर्चा के लिए प्रबंधन टीम ने एक बैठक बुलाई। हम सभी को कम से कम दो विचारों के साथ आने के लिए कहा गया था। इस तरह हम ठोस विचारों के माध्यम से बात करने में सक्षम थे और शीर्ष दो का पीछा करने के लिए चुना। एक अतिरिक्त बोनस के रूप में हमने आवंटित किए गए पूरे घंटे के बजाय 45 मिनट में कार्य पूरा किया।

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अपने डेस्क पर लैपटॉप छोड़ दें

जब तक आप मीटिंग नहीं चला रहे हैं और भयानक प्रस्तुति दे रहे हैं (अन्य पावरपॉइंट नहीं, कृपया), लैपटॉप को खोदें। विशेषज्ञ विस्तार से बताते हैं कि हमारी स्क्रीन पर आने वाली बातचीत में कैसे बाधा आती है और सहानुभूति होती है जिससे आम सहमति में आना मुश्किल होता है। इसके अलावा, ध्यान भटकाने से समय बर्बाद होता है और वे बैठकें जरूरत से ज्यादा समय तक खिंचती हैं। यदि आप नोट्स लेना चाहते हैं, पेन और पेपर का उपयोग करते हैं, तो अध्ययन में ऐसे लोग मिले हैं जो पुराने ढंग से चीजें लिखते हैं, वास्तव में वैसे भी अधिक जानकारी रखते हैं।

प्रतिभागी सूची को छोटा रखें

आपको योजना के शुरुआती चरणों में पूरी टीम के इनपुट की आवश्यकता नहीं है। जब आप ऐसे लोगों को छोड़ना नहीं चाहते जो इस प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण हैं, तो आपको 50 लोगों की भी जरूरत नहीं है। प्रत्येक बैठक के लिए महत्वपूर्ण हितधारकों पर निर्णय लें। यदि यह एक लंबी अवधि की परियोजना है, तो उन हितधारकों को परियोजना के साथ स्थानांतरित कर दिया जाएगा, लेकिन निमंत्रण भेजने से पहले अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें: क्या व्यक्ति एक विषय विशेषज्ञ है, क्या वे बजट या वित्तीय निर्णय लेते हैं, और क्या वे इस चरण में आवश्यक हैं प्रक्रिया का? याद रखें, सिर्फ इसलिए कि कोई व्यक्ति बैठक का हिस्सा नहीं है, इसका मतलब यह नहीं है कि उन्हें अद्यतन नहीं रखा जाना चाहिए। मुख्य समूह से बाहर की जानकारी साझा करने के लिए विशिष्ट लोगों को सौंपें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि टीमों को ऐसा नहीं लगे कि उन्हें अंधेरे में छोड़ा जा रहा है।