लोक सूचना अधिकारी के कर्तव्य क्या हैं?

सार्वजनिक सूचना अधिकारी सरकारी एजेंसियों, नगरपालिका विभागों और अस्पतालों और विश्वविद्यालयों जैसे बड़े सार्वजनिक संस्थानों के लिए दूत होते हैं। हालाँकि संकट के समय या किसी बड़े समाचार कार्यक्रम में सबसे अधिक दिखाई देता है, पीआईओ पर्दे के पीछे लगातार काम करते हैं इसलिए वे एक पल की सूचना पर कार्य करने के लिए तैयार होते हैं। वे अक्सर व्यस्त समाचार समय के दौरान सप्ताहांत और शाम सहित विस्तारित घंटे काम करते हैं।

जानकारी दें

जैसा कि नौकरी का शीर्षक बताता है, एक सार्वजनिक सूचना अधिकारी किसी संगठन का सार्वजनिक चेहरा होता है। वह प्रमुख समाचारों की घोषणा करने या किसी संकट में आवश्यक जानकारी प्रदान करने के लिए प्रेस कॉन्फ्रेंस करती है। वह यह भी तय करती है कि कितनी जानकारी जारी की जाए, ऑन-द-स्पॉट सवालों के जवाब जब संभव हो, और घटनाक्रम में बदलाव के रूप में अपडेट प्रदान करें। कभी-कभी PIO को बिना किसी अग्रिम सूचना के किसी संकट या घटना स्थल की यात्रा करने की आवश्यकता होती है। उसे वहां के कर्मचारियों और वरिष्ठों के साथ विवरण का समन्वय करना चाहिए और जनता और समाचार मीडिया को स्पष्ट और शांति से जानकारी प्रस्तुत करनी चाहिए।

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सामग्री तैयार करें

प्रेस विज्ञप्ति, भाषण, ब्रोशर, ब्रीफ, तथ्य पत्रक और अन्य साहित्य अक्सर पीआईओ द्वारा लिखे जाते हैं, हालांकि बड़े संगठनों में सहायक लेखन का बहुत कुछ हो सकता है। बाद के मामले में, पीआईओ यह सुनिश्चित करने के लिए काम करता है कि संदेश सुसंगत हैं, जानकारी सटीक है और सभी टुकड़ों में नीतियों का पालन किया जाता है। डेटा और सामग्रियों को अद्यतित रखा जाना चाहिए ताकि जरूरत पड़ने पर उन्हें समय पर वितरित किया जा सके।

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प्रक्रियाओं का विकास करना

पीआईओ सूचना के प्रसार के लिए दिशानिर्देश विकसित करने और प्रक्रियाओं को एक संकट में पालन करने के लिए जिम्मेदार हैं। इन दिशानिर्देशों की समय-समय पर समीक्षा की जानी चाहिए ताकि संगठन में बदलाव शामिल हो सकें जो सूचना की रिहाई को प्रभावित कर सकते हैं, जैसे कि नए विभाग के कर्मी जिन्हें परामर्श दिया जाना चाहिए या अधिक उन्नत उपकरण जो किसी संकट में उपयोग किए जा सकते हैं। अपडेट में तेजी से बदलती तकनीक को प्रतिबिंबित करने के लिए सूचना चैनलों में बदलाव भी शामिल होना चाहिए। उदाहरण के लिए, PIO को उभरते हुए सोशल मीडिया के शीर्ष पर रहना चाहिए जो कि अधिक लोग समाचार प्राप्त करने के तरीके के रूप में उपयोग कर रहे हैं।

रिश्ते बनाए रखें

पीआईओ की चल रही नौकरी का एक हिस्सा मीडिया और जनता के साथ अच्छे कामकाजी संबंध स्थापित करना है और प्रश्नों का तुरंत जवाब देकर उन रिश्तों को बनाए रखना है, जब अनुरोध किया जाता है और समुदाय की घटनाओं में एक परिचित और शामिल उपस्थिति होती है। उदाहरण के लिए, एक अस्पताल PIO एक नि: शुल्क सार्वजनिक स्वास्थ्य मेला आयोजित कर सकता है, जबकि एक पुलिस विभाग PIO स्कूल असेंबली में बच्चों से बात करके सद्भावना पैदा कर सकता है। एक बुद्धिमान पीआईओ भी घर में अच्छे रिश्ते स्थापित करता है इसलिए अन्य विभाग जनता को संबोधित करने की आवश्यकता को समझते हैं और पूछने पर मदद करने के लिए तैयार रहते हैं।

कौशल और आवश्यकताएँ

अधिकांश पीआईओ के पास कम से कम व्यवसाय, संचार, विपणन या संबंधित क्षेत्र में पांच या उससे अधिक वर्षों का प्रासंगिक अनुभव है। कभी-कभी सार्वजनिक सूचना प्रकार की स्थिति में एक पीआईओ को कम अनुभव हो सकता है, लेकिन उद्योग या संगठन में अधिक अनुभव। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति जिसने कई वर्षों तक पुलिस विभाग में काम किया हो, उसके संचालन और शब्दावली को समझता है और पीआईओ के पद पर आसीन हो सकता है। आदर्श उम्मीदवार उत्कृष्ट मौखिक और लिखित संचारक होते हैं और तनाव में शांत और पेशेवर बने रह सकते हैं। उन्हें टीम के अच्छे खिलाड़ी भी होने चाहिए, जो नई परिस्थितियों को जल्दी से अपना सकें और दूसरों को भी ऐसा करने के लिए जुटा सकें।