किसी भी कार्यालय में एक कामकाजी फाइलिंग प्रणाली होना महत्वपूर्ण है। कार्यालय दस्तावेजों को व्यवस्थित रखने का सबसे अच्छा तरीका एक आसान फाइलिंग सिस्टम है जिसे आप समझते हैं। अगली बार जब आपको एक फ़ाइल की आवश्यकता होगी, तो आपको सही का पता लगाने की उम्मीद करते हुए, कागज के ढेर से नहीं गुजरना होगा। आपको पता चल जाएगा कि यह कहाँ है।
अपने फाइलिंग सिस्टम को पुनर्गठित करने या एक नई प्रणाली शुरू करने के लिए समय बनाएँ; इसे एक ही बार में पूरा करना आसान है।
$config[code] not foundफ़ाइलों का उपयोग करने वाले लोगों से एकांत इनपुट।
अपनी फ़ाइलों को वर्णानुक्रम में वर्गीकृत करें या श्रेणी, क्लाइंट नाम या तिथियों के आधार पर उन्हें क्रमबद्ध करें।
अपनी फाइलों को कलर-कोड करें।
प्रत्येक फ़ाइल को एक नाम से लेबल करें जो समझ में आता है और खोजने में आसान है। आपके सिस्टम में कोई "विविध" फाइलें नहीं होनी चाहिए।
नई प्रणाली में रखने से पहले अपनी फ़ाइलों और दस्तावेजों के माध्यम से जाएं और किसी भी अनावश्यक दस्तावेज़ को छोड़ दें।
टिप
यदि आप किसी दस्तावेज़ के लिए किसी श्रेणी के बारे में अनिश्चित हैं, तो इसे उस पहली श्रेणी के अंतर्गत रखें, जब आपको लगता है कि दस्तावेज़ पर विचार करें या किसी अन्य व्यक्ति से सलाह लें।
यदि कार्यालय में कई फाइलिंग सिस्टम हैं, तो हर कोई एक ही प्रकार का फाइलिंग सिस्टम स्थापित करता है।
जब आपके पास नया आइटम दर्ज किया जाना है, तो तुरंत फ़ाइल बनाएं।
आपके फाइलिंग सिस्टम के पास फ़ोल्डर और लेखन उपकरण उपलब्ध हैं।
पेपर क्लिप का उपयोग करने के बजाय एक साथ स्टेपल पृष्ठ।
चेतावनी
डुप्लिकेट दर्ज न करें।
