ईमेल आधुनिक व्यवसाय का आशीर्वाद और प्रतिबंध है। एक उपकरण जो एकल रूप से आपके विपणन, संचार, ग्राहक सेवा और कंपनी के लिए परियोजना प्रबंधन को बदल सकता है। इसी समय, ईमेल संचार का कभी न खत्म होने वाला निरंतर मार्च बन गया है जो व्यापार पर नजर रखने के लिए एक असंभव बोझ बन जाता है।
औसत कार्यालय कार्यकर्ता अब अपना 28% समय ईमेल के माध्यम से स्थानांतरित करने में खर्च करता है। इसलिए, यह केवल समझ में आएगा कि हमें व्यवसायों को उनके इनबॉक्स में ईमेल अव्यवस्था को कम करने में मदद करनी चाहिए।
$config[code] not foundईमेल अव्यवस्था कम करें
ईमेल की जाँच करने के लिए दिन का एक विशिष्ट समय रखें
यदि आप हर समय अपने ईमेल की जांच करते हैं, तो आपको कभी भी कुछ नहीं मिलेगा।
4 घंटे के वर्क वीक के लेखक टिमोथी फेरिस इसके मास्टर हैं। वह सप्ताह में एक बार अपना ईमेल चेक करता है। हालांकि यह अधिकांश उद्यमियों के लिए थोड़ा चरम हो सकता है, याद रखें कि आपको पूरे दिन अपने ईमेल के सामने नहीं बैठना है। यह एक बड़ी व्याकुलता है।
बॉयलरप्लेट प्रतिक्रियाएँ बनाएँ
अधिक संभावना है कि आपके पास कुछ ईमेल हैं जिन्हें आपको ईमेल के माध्यम से लगातार बाहर भेजने की आवश्यकता है। कुछ बॉयलरप्लेट टेम्प्लेट बनाएं जिन्हें आप आसानी से बदल सकते हैं, इसलिए आपको एक ही जानकारी को बार-बार लिखने की ज़रूरत नहीं है।
उदाहरण के लिए, एक स्वतंत्र लेखक के रूप में, क्लाइंट लगातार मुझसे मेरे लेखन पोर्टफोलियो के लिए पूछ रहे हैं। मेरे पास ड्राफ्ट में एक ईमेल है जो मैं वर्षों में लिखे गए विभिन्न ब्लॉग पोस्ट के लिंक के साथ बार-बार उपयोग करता हूं। यह मुझे लगातार उन्हें फिर से लिखने के लिए परेशानी से बचाता है, और क्लाइंट को मेरे काम का अच्छा प्रतिनिधित्व मिलता है। लेकिन कृपया ध्यान दें: प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए ईमेल को पर्याप्त रूप से अनुकूलित करना सुनिश्चित करें। जबकि ईमेल के कुछ हिस्से मानक हो सकते हैं, दूसरों को आपके प्राप्तकर्ता के विशिष्ट प्रश्नों को संबोधित करना चाहिए।
एक अन्य विचार यह है कि बॉयलरप्लेट टेम्पलेट बनाने के बजाय, इनमें से कुछ टेम्प्लेट को वीडियो या ब्लॉग पोस्ट में बदल दें। इस तरह, आप कुछ सामान्य प्रश्नों को भी रोक सकते हैं, और आपके ब्लॉग या YouTube चैनल पर आने वाले नए संभावनाओं को आपके व्यवसाय के बारे में अधिक जानकारी मिलती है।
कुछ ईमेल खाते सेट करें
सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक सबसे अधिक उद्यमियों के पास है कि उनके पास हर चीज के लिए एक ईमेल है। हालाँकि, जैसे-जैसे आप बढ़ते हैं आप कार्य के आधार पर ईमेल को अलग करना चाहते हैं। जब आपके पास एक catchall ईमेल के आगे ईमेल हो सकते हैं, तो आप अंततः सहायकों को कार्यों को सौंपने के लिए अलग-अलग ईमेल पते का उपयोग कर सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, यह अनुशंसा की जाती है कि आपके ईमेल की सुरक्षा के लिए आपके पास एक स्पैम खाता है। मैं Gmail का उपयोग करता हूं, क्योंकि मैं अनचाहे ईमेलों को अनियंत्रित करता हूं (नीचे देखें)।
ईमेल जंजीरों को बंद करो
क्या आप प्रत्येक ईमेल में कुछ शब्दों के साथ उन छोटी ईमेल श्रृंखलाओं से नफरत करते हैं। फिर से, 4 घंटे का वर्कवेक, इन समय चूसने वाले ईमेल को कम करने में शानदार है। ईमेल श्रृंखला की संख्या को कम करने के लिए कई विकल्पों के साथ विस्तृत ईमेल भेजें। एक लंबा ईमेल 5-10 शॉर्ट ईमेल की तुलना में कम समय ले सकता है।
उतारना
यह आश्चर्यजनक है कि एक उत्पाद आपके जीवन को कितना बदल सकता है। UnRoll एक जीमेल उत्पाद है जो आपको एक दैनिक ईमेल में सभी ईमेल सदस्यता को रोल करने की अनुमति देता है। दिन भर में ईमेल प्राप्त करने के बजाय, आप चुन सकते हैं कि आप कौन से ईमेल को दैनिक ईमेल में रोल अप करना चाहते हैं।
उन लोगों के लिए जो अपनी ईमेल प्रक्रियाओं को बैचते हैं, जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है, तो यह आपके लिए एक बार में अपने सभी ईमेलों को बैचने के लिए एक आदर्श उपकरण है। आपको एक दैनिक ईमेल मिलता है, जहाँ आप चुन सकते हैं और चुन सकते हैं कि आपकी आवश्यकताओं के लिए कौन से ईमेल प्रासंगिक हैं।
हालांकि, मैं इसका उपयोग ग्राहकों के साथ व्यक्तिगत संचार के लिए नहीं करूंगा, लेकिन नियमित सदस्यता और ईवेंट रिमाइंडर्स के लिए यह बहुत अच्छा है।
ईमेल जिन्न
यह आउटलुक प्लगइन एक एल्गोरिथ्म का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करता है कि जानकारी महत्वपूर्ण है या नहीं। अनिवार्य रूप से, ईमेल जिनी आपके लिए महत्वपूर्ण ईमेलों को छांटता है, जो महत्वपूर्ण लोगों को उजागर करके पहले पढ़ते हैं, इसलिए आप जानते हैं कि पहले कौन से ईमेल पढ़ने हैं।
इस प्लगइन के साथ बड़ी चुनौती यह है कि यह केवल Microsoft आउटलुक एक्सचेंज पर काम करता है, जिसका उपयोग हर कोई नहीं करता है।
अपने व्यवसाय के लिए ईमेल का उपयोग करना
ईमेल आपकी उत्पादकता बढ़ाने में मदद करने के लिए एक महान उपकरण है। हालाँकि, आपको अपना व्यवसाय बनाने के लिए इसे ठीक से प्रबंधित करना होगा। जैसे वे कहते हैं, में काम करना बनाम पर काम आपका व्यवसाय, ईमेल एक समान नस में काम करता है।
सुनिश्चित करें कि आप इसका उपयोग अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए करते हैं, और इसका अक्सर उपयोग करके अभिभूत न हों। ऊपर चर्चा किए गए विचार आपके ईमेल उपयोग के साथ अधिक उत्पादक होने में आपकी सहायता करेंगे।
शटरस्टॉक के माध्यम से कंप्यूटर फोटो
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