ज्ञापन अपने सहकर्मियों और वरिष्ठों के साथ संवाद करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक है। एक स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से अपनी बात मनवाना और उचित स्वर का उपयोग करना, ज्ञापन लिखते समय सबसे महत्वपूर्ण बातें हैं। कभी-कभी अंतर-कार्यालय मेमो पर आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला टोन उस व्यक्ति के आधार पर बदल जाएगा, जिस पर आप लिख रहे हैं, लेकिन डिपार्टमेंट प्रमुखों के लिए हमेशा एक गंभीर और सम्मानजनक टोन बनाए रखना चाहिए।
$config[code] not foundअपनी हेडिंग बनाएं। मेमो की हेडिंग एक चार-पंक्ति वाला खंड होता है, जिसमें एक "टू" लाइन (अपने विभाग के प्रमुख का नाम और उसकी नौकरी का शीर्षक लिखें), एक "लाइन" (आपका नाम प्लस आपका शीर्षक), एक "तिथि रेखा" और एक "विषय" लाइन। सभी मेमो इस प्रकार के शीर्षक का उपयोग करते हैं।
अपने मेमो के लिए उद्घाटन लिखें। यह ज्ञापन क्या है के बारे में एक सिंहावलोकन है। बताइए कि आप मेमो क्यों लिख रहे हैं, कोई विशेष कार्रवाई जो आपके मेमो से पता चलता है और जो कुछ भी कारण है उसके संदर्भ में आप अपने मेमो को पहली बार लिख सकते हैं।
अपने ज्ञापन का शरीर लिखें। यह वह जगह है जहाँ आप अपने द्वारा खोली गई जानकारी को खोलते हैं। आप अपने मेमो के मुख्य उद्देश्य का समर्थन करने वाली किसी भी जानकारी को शामिल करना चाहेंगे।
एक समापन लिखें। एक ज्ञापन समापन सफलतापूर्वक ज्ञापन को संक्षेप में प्रस्तुत करता है और साथ ही अनुवर्ती बैठक की संभावना के बारे में भी बात करता है।
कोई अनुलग्नक जोड़ें। ईमेल किए गए मेमो पर, आप किसी भी आवश्यक सामग्री को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संलग्न कर सकते हैं। पेपर मेमो पर, आप किसी भी अतिरिक्त सामग्री को शारीरिक रूप से संलग्न करना चाहेंगे। अपने मेमो पर कहीं न कहीं अपने अटैचमेंट का उल्लेख अवश्य करें। आप चाहें तो मेमो के अंत में एक अटैचमेंट सेक्शन शामिल कर सकते हैं।
टिप
कुछ मेमो बहुत कम हो सकते हैं। विशिष्ट स्थिति निर्धारित करें कि आप कितना लिखते हैं। मेमो लिखते समय अपने दर्शकों को हमेशा याद रखें। इस मामले में कि दर्शक आपके विभाग प्रमुख हैं। आप अपने वरिष्ठों में से किसी से भी कुछ नहीं कहेंगे।
